社内研修を職場の外で行うと、日常の仕事から少し離れて考える時間をつくれます。ただ、別府へ移動し、会議室を借りたからといって、議論が深まるとは限りません。何を考え、職場へ何を持ち帰るかを決めることが、会場選びより先に必要です。
GROWSの島田です。今回は別府国際コンベンションセンター、ビーコンプラザを候補に、社内研修の内容と行程の組み立て方を解説します。九州の各拠点から集まる時間を、説明を聞くだけで終わらせないための準備です。
研修のゴールは、受講後の仕事で表す
研修を企画するとき、「意識を高める」「交流を深める」という目的だけでは、何を行うべきか判断しづらくなります。職場へ戻った後に、どんな行動が増えてほしいかを考えます。相談する相手が分かる、困りごとを共有できる、改善案を一つ試せるなど、仕事の場面へ置き換えます。
例えば、九州の拠点責任者が集まるなら、他拠点の成功事例を聞くだけでなく、自分の拠点へ取り入れる際の条件を話す時間が必要です。やり方をそのまま真似できるとは限りません。人員や業務の違いを踏まえて考えることで、学びが具体的になります。
ゴールが決まれば、講義、議論、発表の時間を選べます。参加者に何かを決めてもらうなら、その判断に必要な情報を事前に共有します。会場で初めて大量の資料を渡すと、読むだけで時間が終わってしまいます。
ビーコンプラザの部屋は、研修の方法から選ぶ
ビーコンプラザには、ホールや国際会議室、中・小会議室などが案内されています。全員で話を聞く時間と、グループで考える時間を分けたい場合は、必要な部屋を組み合わせて使えるか確認します。
大きな部屋を使えば一体感を保ちやすい一方、複数のグループが同時に話すと声が重なることがあります。部屋を分ければ集中しやすくなりますが、移動や連絡が増えます。人数だけでなく、どのように議論するかを施設へ説明して相談します。
机の配置も研修の方法に合わせます。手元の資料を広げるなら机が必要ですし、模造紙を使うなら書く面と掲示する場所が必要になります。備品の有無や使い方を確認し、当日に参加者が到着してから探し始めないようにします。
予約する時間には、会場の準備と確認も含めます。研修開始と同時に使い始める予定では、資料の配布や映像の確認ができません。担当者の作業を先に書き出し、何時から入る必要があるかを考えます。
全員が話せる問いを、具体的な仕事からつくる
研修の問いが大きすぎると、抽象的な意見が続くことがあります。「組織を良くするには」だけでなく、「他拠点へ相談するとき、どこで困るか」といった具体的な場面を示します。参加者が自分の経験を思い出せる問いが、議論の入口になります。
最初から解決策を求めると、声の大きい人の案へ早くまとまることもあります。まず現状を出し、それぞれの違いを知る時間を設けます。同じ問題に見えても、背景が違えば必要な対応も変わります。
例えば、連絡が遅いという困りごとには、窓口が分からない場合と、回答に必要な情報が足りない場合があります。両方を同じ対策で解決しようとせず、何が起きているかを聞きます。そのうえで、自分たちが変えられることを考えます。
参加者の役職が違う場合は、最初に一人ずつ考えを書く時間を設ける方法もあります。先に上司の意見を聞く前に、自分の考えを持てます。発言することが得意でない人も参加できる進め方を用意します。
進行役は、答えを教える人とは限らない
グループの進行役には、問いを説明し、発言を聞き、時間を管理する役割があります。自分の意見でまとめることだけが仕事ではありません。違う意見が出たときに、なぜそう考えるかを聞けると、議論が深まりやすくなります。
進行役を社員へお願いする場合は、事前に進め方を共有します。何分で何を終えるかだけでなく、困ったときにどうするかも相談します。意見が出ない場合は具体例を尋ねる、話題が広がりすぎたら今回の問いへ戻すなど、対応の考え方を伝えます。
結論が出ないグループがあっても、すぐに失敗と考える必要はありません。確認すべき条件が分かったなら、それも成果です。無理に一つの答えを作るより、次に誰へ何を聞くかを整理します。
部屋を分けて実施する場合は、進行役同士の連絡方法も決めます。時間を延ばすか、全体へ戻るかの判断を各部屋が別々にすると、後の予定が合わなくなります。全体の担当が状況を見られる体制をつくります。
宿泊を組み合わせても、夜に大事な決定を残さない
別府で研修を行う際、宿泊を組み合わせる案もあります。しかし、宿泊できる社員とできない社員がいる場合、夜の会話で重要な決定をすると、参加条件によって情報に差が生まれます。全員へ共有すべき内容は、研修の時間内に扱います。
申込では、研修、食事、宿泊の希望を分けて聞きます。泊まれない理由を詳しく説明しなければ申し込めない形にはせず、参加できる範囲が分かるようにします。会社として必須の時間と任意の時間も明確にします。
宿泊先を別に手配する場合は、ビーコンプラザからの移動と荷物の扱いを考えます。先に荷物を預けるのか、研修後に宿へ向かうのかで案内が変わります。宿泊施設の手続きの時間を確認し、実行できる行程にします。
宿泊することで増えた時間を、すべて企画で埋める必要はありません。考える時間が長い研修では、休む時間も大切です。夜の交流を長くしながら翌朝早く始めるなど、参加者へ無理を求める構成になっていないかを見ます。
食事と休憩を、集中を支える時間として扱う
長い研修では、休憩中に資料の確認や部屋の移動を全部済ませると、実際に休めません。休憩に何をしてもらう予定なのかを考え、作業を詰め込みすぎないようにします。参加者が気持ちを切り替えられる余裕が必要です。
昼食を会場で取る場合は、手配できる内容や利用場所を確認します。食事の片付けと次の準備が重なるなら、誰が対応するかを決めます。研修担当がすべてを抱えると、次の進行の確認ができなくなることがあります。
食事中にも交流を促したい場合は、問いを一つ用意する程度にとどめる方法があります。ずっと課題を考え続けるのではなく、相手の普段の仕事を知る会話へ移ることで、別の気づきが生まれることもあります。
成果発表は、次に試すことが分かる形にする
最後の発表では、議論の経過をすべて読み上げる必要はありません。どんな課題を選び、何を試し、何を確認する必要があるかを絞ります。別のグループにも理解できるよう、社内の略語だけで説明しないことが大切です。
発表の長さは、グループ数と残り時間から決めます。最初のグループが長くなり、後のグループが短くなることがないよう、事前に目安を伝えます。進行役は、話し合いの時間と発表をまとめる時間を分けて案内します。
実行する案が決まったら、職場へ戻って最初に行うことを具体化します。「連携する」だけで終わらず、どの相手と何を確認するかまで考えます。研修の場でできる約束と、社内の承認が必要なことも区別します。
参加前の案内で、当日考える準備をしてもらう
研修の案内には、場所と時刻だけでなく、何を話す予定かを添えます。当日いきなり現場の課題を聞かれても、具体的な事例を思い出せない人もいます。普段の仕事で気になっている場面を一つ考えてきてもらうだけでも、話し合いに入りやすくなります。
事前課題を出す場合は、負担を増やしすぎないことも大切です。立派な発表資料を求めると、研修の前に準備だけで疲れてしまいます。短いメモや具体的な出来事の整理など、当日の議論に本当に必要な内容へ絞ります。
参加者の上司にも、研修の目的を知らせます。職場へ戻った社員が新しい案を持ち帰っても、周囲が背景を知らなければ話が進みにくくなります。何を考える場なのかを共有しておくことで、研修後の相談も始めやすくなります。
移動の条件を見て、無理のない開始と終了を決める
九州の各拠点から別府へ集まる場合、出発する場所と交通手段を確認します。市内の社員と遠方の社員を同じ感覚で考えず、移動前後に必要な時間も含めます。朝早く出発した社員が、休む間もなく長い講義を聞く行程になっていないかを見ます。
帰りの予定がある人には、公式の終了時刻が分かることが重要です。最後にまとめを行う予定なのに、その前に退出しなければならない社員がいるなら、進行を見直します。集まった全員で結論や次の予定を確認できる順番にします。
終了後の共有は、実行して分かったことを聞く
研修後は、何を試したかだけでなく、試せなかった理由も聞きます。予定通りにできない背景が分かれば、必要な支援を考えられます。報告を成功談だけにすると、現場で起きた課題が見えなくなります。
例えば、別の部署との調整が必要で進まなかったなら、次に誰と話すかを考えます。研修の場で出た案を、そのまま実施の約束にしすぎないことです。仕事の条件を踏まえて修正する機会を設けると、集まった時間をその後へ生かしやすくなります。
振り返りの時期も開催前に目安を決めておきます。日常業務へ戻ると、急ぎの仕事に押されて話す機会がなくなることがあります。短い共有の場でも、予定があれば状況を整理できます。担当者が一人で追いかけるのではなく、各拠点が持ち寄る形にすると、互いの工夫も新たに知ることができます。
別府で考えたことを、職場へ持ち帰る
ビーコンプラザでの社内研修は、会議室と宿泊の手配に加え、問いと進行を整えることが大切です。九州の社員が集まる時間を、各拠点の仕事へつなげるために、終了後の行動まで考えます。
GROWSへは、研修で扱いたい課題と、社員にどんな変化を期待しているかをお聞かせください。別府での開催条件に合わせ、内容と行程、当日の運営を一緒に整理していきます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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