九州の社員を福岡へ集める社員総会で、経営方針の発表だけでなく、部署ごとの議論も行いたい。そんなときに検討するのが、全体会と分科会を組み合わせる開催です。大勢が同じ話を聞いた後に、少人数で自分たちの仕事へ引きつけて考えることで、方針を具体的な行動へつなげやすくなります。
GROWSの島田です。福岡国際会議場は、ホールや会議室を備える施設です。今回はこの施設を候補に、部屋を借りるだけでは終わらない、全体会と分科会の組み立て方を解説します。会議室の数より先に、社員に何を話し合ってほしいかを考えてみましょう。
全体会で伝えることと、分科会で考えることを分ける
全体会で会社の方針を詳しく説明した後、分科会でも同じ説明を繰り返すと、社員は聞く時間が長くなります。二つの時間には、違う役割を持たせたいところです。全体会では共通の背景を理解し、分科会では自分たちが何をするかを考える、という分け方があります。
例えば、拠点同士の連携を強めるという方針なら、全体会で会社が目指す状態と、現在の課題を説明します。その後の分科会では、実際の仕事で連絡が止まる場面や、相手へ伝わりにくい情報を具体的に出してもらいます。抽象的な方針を、現場の出来事へ置き換える時間です。
分科会を設ける理由が曖昧だと、部屋へ移った後に何を話せばよいか分からなくなります。「感想を自由に」という問いだけでなく、何について、どこまで考えるかを示しましょう。結論を出すのか、課題を集めるのかによって、必要な時間も変わります。
会議室は、参加者の分け方が決まってから選ぶ
福岡国際会議場にはメインホールや国際会議室、中・小会議室などが案内されています。全体会と分科会を行う場合は、希望の日に必要な組み合わせで使えるかを確認します。利用できる部屋の条件を聞きながら、企画に合う配置を検討します。
参加者の分け方には、部署別、拠点別、テーマ別などがあります。部署の具体策を決めたいなら同じ部署で集まる意味がありますが、九州各地の知恵を持ち寄りたいなら拠点を混ぜる方が合う場合もあります。いつもの組織図を、そのままグループ分けに使う必要はありません。
テーマを自由選択にすると、希望が一つに集中することもあります。人数が偏ったときに追加で分けるか、申込時に希望を確認するかを決めます。部屋の定員だけでなく、全員が発言しやすい人数かを考えることが大切です。
グループが決まったら、部屋名とテーマ名を対応させます。参加者は正式な部屋番号より、「自分がどの議論へ行くのか」で覚えている場合があります。案内には両方を載せ、部屋の前にも同じ表記を使うと、移動先を確かめやすくなります。
席の配置で、話し合いの進め方が変わる
分科会で全員が正面を向いたままだと、前に立つ人への報告になりやすくなります。互いの意見を聞きたいなら、顔を見て話せる配置が合うかを考えます。机の形を決める前に、聞く時間と話す時間の割合を整理します。
例えば、資料を読みながら話すなら、手元に広げられる机が必要です。付箋へ意見を書き、似た内容をまとめるなら、紙を置く面や掲示する場所が必要になります。会場にある備品を確認し、持ち込むものと借りるものを分けます。
資料を投影する場合は、画面へ背を向ける席がないかも確認します。グループで話す配置と、画面を見る配置を完全に両立できないこともあります。その場合は説明を短くし、手元資料を用意するなど、内容の伝え方も合わせて調整します。
家具の移動や掲示物の設置は、施設の条件を確認したうえで行います。自分たちで自由に動かせると考えず、使いたい形を事前に伝えます。当日に部屋へ入ってから変更を始めると、議論の時間が準備に使われてしまいます。
部屋を移る時間を、休憩に埋め込まない
全体会が終わると、社員は資料や荷物を持って移動します。手洗いへ行きたい人や、案内を見直す人もいます。次の部屋が同じ施設内にあっても、終了時刻と開始時刻を続けて設定するのは避けましょう。
移動と休憩を同じ短い時間で済ませようとすると、参加者は休めないまま分科会へ入ることになります。全体会の最後に移動先を説明し、移動に必要な余裕を確保したうえで、落ち着いて始められる時刻を設定します。
案内役を置くなら、人が迷う分かれ道を確認します。部屋の入口だけに立っていても、その手前で違う方向へ行った社員には届きません。初めて施設を使う人のつもりで歩き、どこで次の行き先を判断するかを見ておきます。
遅れて到着した社員がいる場合も、受付からどの部屋へ案内するかが分かるようにします。担当者が最新のグループ分けを見られれば、全体会の会場へ案内してから戻すような行き違いを減らせます。
分科会の進行役には、結論を急がせない役割を伝える
分科会の進行役を管理職に任せる場合、その人が最初から答えを話すと、他の社員が発言しにくくなることがあります。進行役には、説明するだけでなく、意見を聞き、話題を整理する役割があることを伝えます。
最初に短い時間で一人ずつ話す方法もあります。発言の得意な人だけが話し続けることを防ぎ、参加者が何を考えているかを把握できます。ただし、順番に話すこと自体が目的ではありません。出た意見の違いや共通点を、その後の議論へつなげます。
例えば、ある拠点では問い合わせへの回答が遅いと感じ、別の拠点では質問の前提が分からないと感じているかもしれません。どちらかの責任にするのではなく、何が分かれば仕事を進められるかを聞くことで、改善の具体案を考えやすくなります。
進行役が困ったときに連絡できる担当も決めておきます。時間の延長、機材の不具合、テーマから大きく外れた議論などを、一人で抱えなくてよいようにします。全体の運営担当が各部屋の状況を把握できる連絡方法が必要です。
最後の発表は、議事録を読み上げる時間にしない
分科会の後に全員で集まるなら、各部屋の話し合いをすべて報告するのは難しくなります。発表する内容をあらかじめ絞っておきましょう。何が課題だったか、どんな案が出たか、次に何を試すかという流れなら、別のグループの社員も理解しやすくなります。
発表の長さを決めるときは、部屋の数と全体の残り時間を見ます。話し合いが盛り上がったからといって発表を延ばすと、後のグループが短くなります。進行役には、議論を終える時刻だけでなく、発表をまとめる時間も含めて案内します。
その場で実施を決められない案が出ても、失敗ではありません。検討が必要な条件や、誰が確認するかを整理できれば、次へ進めます。無理に「明日から実行する」と締めるより、現実に検討できる段階を明確にする方が誠実です。
会場の音響と資料を、分科会ごとに確認する
全体会で映像が映ることを確認しても、別の会議室で同じように使えるとは限りません。各部屋で必要な機材と接続を確認します。持ち込むパソコンや資料が違う場合は、担当者が本番前に動作を確かめられる時間を設けます。
発表資料の提出方法も統一します。各自のパソコンを順番につなぐなら切り替えの時間が必要です。一台にまとめるなら、文字や動画が正しく再生できるかを確認します。どちらを選んでも、当日初めてファイルを開く状態は避けたいところです。
遠隔の拠点をつなぐ場合は、会場内の質問まで聞こえるかを考えます。壇上の音声だけが届いても、質疑の内容が分からなければ議論に参加できません。質問をマイクで受ける、進行役が内容を繰り返すなど、聞こえ方を補う進め方も用意します。
当日の議論を、社員の記憶だけに頼らない
分科会で良い意見が出ても、記録がなければ後から正確に振り返れません。発言をすべて書き取る必要はありませんが、課題、提案、まだ確認が必要なことを分けて残します。誰かの感想なのか、グループで合意したことなのかも区別したいところです。
例えば、「拠点間の連絡を早くしたい」という意見だけでは、何を変えるのか分かりません。「質問するときに案件名と回答希望日を添える案が出た」と残せば、後から具体的に検討できます。記録役には、結論らしい言葉へ勝手にまとめず、何が話されたかを確かめながら書いてもらいます。
記録を共有するときは、参加していない社員が読んでも分かる表現に整えます。その場だけで通じる略語や人名だけでは、内容が伝わりません。議論の背景を短く補い、実施を決めたものと検討中のものを区別しておきます。
予約前に、本番以外の時間と作業も伝える
複数の部屋を使う開催では、それぞれで設営や片付けが発生します。全体会の開始前に分科会の部屋も準備できるか、終了後にどこから撤去するかを確認します。利用時間とスタッフの移動を合わせて考えないと、作業が重なる場合があります。
会場へ持ち込む機材や配布資料があるなら、搬入方法を確認します。参加者が入る入口と同じとは限りません。納品する担当へ正式な搬入先を知らせ、到着時刻を調整することも、当日の準備を落ち着いて進めるために必要です。
資料を各部屋へ配る担当は、配布数だけでなく、その部屋で使う版を確認します。全体会用と分科会用を取り違えると、説明が止まります。部屋名を箱にも書くなど、運ぶ人が判断しやすい準備をしておきましょう。
福岡へ集まった後の仕事につながる社員総会へ
福岡国際会議場で全体会と分科会を行う際は、部屋の使い方と議論の内容を一緒に決めることが大切です。移動がスムーズであることに加え、社員が何を考える時間なのかを理解して参加できると、話し合いが具体的になります。
GROWSへ相談する際は、参加人数に加え、全体で伝えたい方針と、社員に話し合ってほしい課題をお聞かせください。九州の各拠点が福岡に集まる時間を、その後の仕事へつなげられるよう、内容と当日の運営を整理していきます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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