鹿児島の社内イベントで会場を選ぶときは、社員がどこから来るのかを最初に確認したいところです。市内の事業所だけでなく、県内各地や離島、九州の別拠点から集まる場合、駅、空港、港と、到着する場所が分かれます。会場の使いやすさは、その場所へ着いてからの動きによっても変わります。
GROWSの島田です。この記事では、SHIROYAMA HOTEL kagoshimaとカクイックス交流センターを例に、式典や研修の目的と集合方法から会場を考えます。華やかさや広さだけでなく、社員が安心して参加し、内容に集中できるかを見ていきましょう。
まず、全員で過ごしたい時間を決める
会場の候補を探す前に、今回のイベントで欠かせない時間を決めます。周年の節目に社員へ感謝を伝えたいのか、九州の拠点が集まって来期の方針を考えたいのか。それによって、必要な部屋の形や食事の有無が変わります。
例えば、表彰を中心にするなら、受賞者が壇上へ上がり、同僚から拍手を受ける場面が大切です。研修を中心にするなら、参加者が意見を出し合える席と、考える時間が必要です。どちらも行う場合は、一つの部屋で無理なくできるか、部屋を変えた方がよいかを検討します。
遠方からの参加者がいるときは、全員で過ごせる時間が限られる場合があります。その時間に何を置くかを先に決めておけば、移動の調整が必要になっても、企画の中心を守りやすくなります。集まった社員に何を持ち帰ってほしいかが、会場選びの出発点です。
城山ホテルは、会議と祝賀の場をつなぐ候補
SHIROYAMA HOTEL kagoshimaは、会議や宴会、周年記念イベントの案内を公開しています。式典と会食を組み合わせたい場合や、宿泊する社員がいる場合に検討できる施設です。希望する過ごし方を伝え、利用できる会場とサービスを相談します。
周年イベントでは、会社の歩みを紹介する時間と、社員が食事を楽しむ時間の配分が大切です。挨拶や映像を次々に入れると、料理はあっても会話をする余裕がなくなります。会社から伝える場面を絞り、その後は社員同士の言葉が交わされる時間を残しましょう。
表彰式を入れる場合は、受賞者の席から壇上までの経路を考えます。料理を運ぶ通路と重なるなら、表彰の間だけ動きを調整する必要があるかもしれません。会場の図面に壇上と席を置くだけでなく、人が動く場面を施設担当へ説明します。
宿泊も相談するなら、イベントの参加人数と宿泊人数を分けて伝えます。客室の利用と宴会場の利用では、確認する内容が違います。日帰りの社員が帰る時刻までに大切な企画を終えるなど、宿泊の有無によって体験に大きな差が出ない進行も考えます。
シャトルバスは、団体の集合計画と分けて確認する
城山ホテルは、公式サイトでシャトルバスの案内を公開しています。ただし、案内されている便があるからといって、イベントの社員全員が一度に乗れる前提にはしないようにします。人数と集合予定を伝え、団体でどのように利用できるかを相談します。
一つの便に集まる人が多ければ、別の手配を検討する必要もあります。自社で送迎を用意する場合は、ホテルへの到着時刻だけでなく、乗降する場所や、バスを待つ場所も確認します。入口で社員がまとまって降りると、その後の受付にも一度に人が来るためです。
社員向けの案内には、ホテルの住所だけでなく、乗車する人が何を見れば場所を特定できるかを記載します。初めて来る社員に、地元では通じる呼び名だけで説明しないことです。乗車場所とイベント受付までの案内をつなげると、会場へ入った後の迷いも減らせます。
帰りは、閉会と乗車の間に余裕を設けます。記念品を受け取り、荷物を持ち、乗車場所へ移る時間が必要です。片付けをする運営担当が同じ便に乗るなら、本当に間に合う作業量なのかも確認しておきます。
カクイックス交流センターは、学びと発表の内容から考える
カクイックス交流センターは、かごしま県民交流センターの愛称です。鹿児島県の施設案内では、ホールや研修室などを備える複合施設として紹介されています。社内研修や成果発表を行う場合は、目的に合う貸室と利用条件を確認する候補になります。
例えば、現場の改善活動を発表した後、参加者が自社の課題を話し合う研修なら、発表を聞く時間と、机を囲んで考える時間が必要です。会場の名称だけで決めず、希望する配置ができるか、発表に使う設備が用意できるかを相談します。
公共の複合施設では、社内イベントの参加者以外にも利用者がいることを前提にします。受付や案内板を置く範囲、共有部分で人が待つ場所などは、主催者だけで決められません。自社の社員に分かりやすく、他の利用者の通行も妨げない方法を確認します。
飲食を予定する場合も、使える部屋や条件を確かめます。研修の後に懇親会を開きたいなら、同じ施設での実施が可能か、別会場へ移るかを検討します。施設の利用料だけを見るのではなく、その後の移動や食事を含めた一日の計画として比べます。
駅、空港、港から来る社員の条件を整理する
鹿児島県内の各地域や九州の別拠点から社員を招く場合、交通手段を一つにそろえる必要はありません。ただし、主催者は、どの経路で何時ごろ到着する予定なのかを把握しておきます。集合案内を全員へ同じ文章で送るだけでは、不足する説明が出ることがあります。
鉄道を利用する社員には、駅から会場までの移動を案内します。航空便や船を利用する社員には、到着後の乗り継ぎや荷物の受け取りも必要になります。時刻表にある到着時刻を、イベントの受付に着ける時刻と同じにしないことが大切です。
離島から参加する社員がいる場合は、日帰りできるかどうかを本人や拠点と確認します。開催時間に合わせるために無理な行程を求めず、前後の宿泊も含めて考えます。主催者が用意する範囲と、社員が自分で手配する範囲を分けて説明しましょう。
帰路に制約がある人には、退出できる時刻が分かることも重要です。「終わり次第解散」では交通の予約がしづらくなります。閉会予定を守れる進行にし、延長するとしても、全員参加が必要な内容を最後に追加しないようにします。
遅れが出たときに、本人だけへ判断を任せない
交通に遅れが出た場合、移動中の社員は、誰に連絡すればよいか分からないと困ります。参加案内には当日の連絡先を示し、連絡を受けた担当が何を確認するかを決めます。到着見込みと、登壇や表彰などの役割の有無が分かれば、進行への影響を判断しやすくなります。
例えば、社員発表を予定している人が遅れる場合、順番を入れ替える案や、別の社員が前半を説明する案があります。ただし、その場で初めて代役を頼むと、本人も周囲も不安です。重要な役割については、事前に変更できる範囲を相談しておきます。
遅れて会場へ着いた社員を、どこから案内するかも考えます。式典の途中で正面を横切る必要があると、本人が入りにくくなります。施設に確認した経路で案内し、着席できるタイミングを伝えられると、周囲への影響も小さくできます。
会場の雰囲気を、会社のメッセージへつなげる
周年イベントだから装飾を増やす、研修だから簡素にする、と決める必要はありません。社員に届けたい内容に合う見せ方を考えます。会社の歴史を伝えたいなら、年表を並べるだけでなく、その時代に働いていた人の仕事が分かる写真や説明を選ぶ方法があります。
社内表彰式なら、受賞者の名前と成果だけでなく、どんな工夫が周囲の仕事を支えたかを紹介します。専門的な実績を知らない社員にも理由が伝われば、拍手を送りやすくなります。会場の設備は、こうした内容を伝えるために使います。
資料や映像は、後方の席から見えることを確認します。細かな文字を増やすより、言葉で補足する、配布資料へ分けるなどの方法もあります。会場が立派でも、伝える内容が読みづらければ、社員には届きません。
見積もりには、移動と準備の費用も入れる
会場の料金を比べる際は、送迎や宿泊も含めて確認します。利用料の低い会場を選んでも、移動の手配が大きく増えるなら、全体の費用は変わります。反対に、宿泊をまとめることで準備しやすくなる案もあります。何に費用がかかるかを、同じ条件で並べることが必要です。
料理や機材だけでなく、受付、進行、撮影を誰が担当するかも決めます。社員が担当する場合、その人がイベントを見られる時間はどれくらいあるでしょうか。感謝を伝えるために開く場で、担当者だけがずっと作業をしているなら、役割を分ける方法を考えたいところです。
外部へ運営を依頼するときは、すべてをまとめて頼む必要があるのか、一部を任せたいのかを相談できます。社内事情を知る社員は来賓対応や内容の確認を担い、会場内の誘導や進行を外部が支えるという分担も考えられます。金額と同時に、誰が何をできるかを確認しましょう。
準備と撤去の時間も見積もりへ含めます。開会直前まで設営している状態では、発表者の確認ができません。本番の前にどんな作業が必要かを整理し、その時間を確保できる会場利用にすることが、安心して当日を迎えるための基本になります。
荷物を運び込む入口と参加者の入口が違うなら、納品担当へ伝えます。会場名だけでは、正しい場所まで届かないことがあります。
会場と行程を一緒に決める
城山ホテルは、式典や食事、宿泊を合わせて考える場合に、カクイックス交流センターは、学びや発表を中心とした内容で検討できます。どちらも、参加者の集合と帰路を含めて使い方を確認することが大切です。
GROWSへのご相談では、鹿児島で行いたい社内イベントの内容と、どの地域から社員が来る予定なのかをお聞かせください。会場だけでなく、社員が参加して帰るまでの流れを一緒に考えることで、実行できる企画へ近づけていきます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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