熊本で大勢の社員が集まるイベントを開くとき、全員で同じ発表を見る時間と、部署の取り組みを近くで知る時間を両方つくりたいことがあります。ホールと展示、会議の機能を使い分けるには、部屋を多く借りるだけでなく、社員がどう動くかを考える必要があります。
GROWSの島田です。熊本城ホールは、メインホール、シビックホール、展示ホール、会議室などを備えています。今回は社員総会や周年イベントを想定し、舞台と展示の役割を分けながら、ひとつの目的へつなげる準備を解説します。
大きな会場にする前に、全員で見る場面を選ぶ
社員総会で大切なのは、全員を一か所へ集めることだけではありません。会社の方針をどう理解し、どんな気持ちで職場へ戻ってほしいかを考えます。大きな舞台を使うなら、その場で全員が共有する意味のある内容を選びます。
例えば、九州各地の拠点から集まる周年イベントなら、会社の歴史を映像で紹介し、その時代を支えた社員の言葉を聞く構成があります。細かな沿革を読み上げるより、仕事の変化と人の工夫が分かる内容にすると、若い社員も自分とのつながりを考えやすくなります。
一方、製品の細部や部署ごとの詳しい実績は、全員が同じ時間に聞くより、展示で関心に合わせて見られる方が合う場合があります。舞台ですべてを説明しようとしないことが、全体の時間を守るためにも大切です。
熊本城ホールの各施設に、役割を持たせる
公式の施設案内では、メインホールは固定席を備えるホール、シビックホールは多目的ホール、展示ホールは展示に利用できる空間として紹介されています。会議室もあるため、何をどこで行うかを内容に合わせて検討できます。
固定席のあるホールでは、全員が正面へ注目する形式を考えやすくなります。社員発表や表彰、映像の上映など、同じ場面を共有したい時間に向くかを見ます。ただし、人数が入るかだけでなく、資料や登壇者が後方から見えるかを確認します。
展示や少人数の議論を別に行う場合は、必要な施設を同時に使えるかを相談します。部屋ごとの空き状況だけでなく、前後の設営や撤去の時間も必要です。希望する日程と全体の流れを伝えると、施設側も組み合わせを検討しやすくなります。
複数の階を利用するなら、移動も企画の時間として扱います。全体会の終了から展示開始まで、社員がどの経路を通るかを確認します。移動中に案内を探し続けるような状態では、せっかくの発表の印象も落ち着いて受け止められません。
社員発表は、舞台の大きさに合わせて伝え方を変える
職場の会議で使う資料は、近い距離で読むことを前提にしている場合があります。大きな会場へそのまま映すと、文字や図が小さくなることがあります。資料は後方の席から見ることを想定し、発表で伝えたい要点を絞ります。
例えば、改善活動の発表なら、課題、工夫、変化の順に話す方法があります。数字を並べるだけでなく、どんな仕事の場面で困っていたかを説明すると、他部署にも理解しやすくなります。専門用語が必要なときは、短い補足を加えます。
発表者が原稿を読むことに集中しすぎると、客席へ言葉が向きにくくなることがあります。完全に暗記する必要はありませんが、伝えたい一文だけでも顔を上げて話せるようにしておくと、聞く側も受け止めやすくなります。
舞台の確認では、立つ位置、マイク、資料の操作、退場までを試します。初めて登壇する社員へ、当日その場で指示を重ねるより、事前に動きを知ってもらう方が安心です。確認する時間を、会場の利用計画へ含めましょう。
展示では、社員が質問できる余裕をつくる
展示の役割は、舞台で聞いた内容を詳しく知ることや、他部署の仕事へ質問することです。発表資料をそのまま貼るだけでは、近くで見る意味が弱くなります。実物、写真、改善前後の比較など、会話の入口になる物を選びます。
説明する社員には、最初に長い説明をしないよう相談します。何の仕事か、何を工夫したかを短く伝え、その後は相手の関心に合わせて話します。質問する余地がある方が、見る側も自分の仕事と結びつけやすくなります。
展示担当も他の展示を見られるよう、交代や見学の時間を設けます。担当する社員だけが自分の場所に留まり続けると、拠点を超えた交流の機会を失います。役割を担うことと、イベントへ参加することを両立できる計画にします。
展示を見る時間を短い休憩に詰め込まないことも大切です。手洗いや飲み物の時間と一緒にすると、実際に話せる余裕がなくなります。展示が目的の一つなら、そのための時間を進行へ確保します。
人が動く場所を、図面に書き込む
会場図面には、舞台や展示台だけでなく、人が待つ場所や通る場所も考えます。展示の前に何人かが立ち止まったとき、後ろを通れるかを見ることが必要です。面積が広くても、人の集まり方によっては一部が混み合います。
全体会が終わった直後には、同じ方向へ多くの社員が移動します。分かれ道や階の移動の前に案内があるかを確認します。案内役を配置するなら、社員が判断に迷う場所を優先します。部屋の入口だけでは、途中で迷う人へ届きません。
エレベーターを利用したい社員がいることも考えます。全員が同じ経路で移動できる前提にせず、必要な案内を施設と確認します。本人の希望を申込時に聞けるようにし、当日に急いで対応を決める状態を避けます。
また、別の利用者がいる場合は、自社イベントの範囲を分かるようにします。共有部分に自由に机や表示を置けるとは限りません。施設へ相談した場所と方法で案内を行います。
搬入と本番前の確認を、同じ時間に詰めない
舞台と展示を使うイベントは、準備する物が増えます。機材、展示物、記念品が同じ時刻に届くと、受け取りや運搬が重なることがあります。搬入の方法を施設へ確認し、到着時間を調整します。
展示物は大きさと重さだけでなく、設置に必要な作業も把握します。箱から出して置けば済む物と、組み立てや接続が必要な物では、準備時間が違います。展示を完成させてから、社員が見る状態で確認する余裕を残します。
登壇者のリハーサル中に、近くで大きな作業音が出ると、音声を確認しにくくなります。どの作業を先に終えるかを整理し、舞台の確認へ集中できる時間をつくります。準備の順番も当日の品質に関わります。
撤去は、参加者が退場してから行う作業と、先に進められる作業を分けます。社員がまだ見ている展示を急いで片付けるような状態にしないためにも、終了後の作業時間を確保します。
会場外の行程も、総会の計画へ含める
熊本へ九州各地から集まる場合は、開会に間に合うかだけでなく、帰路の予定も聞きます。全員が見てほしい表彰や発表を最後へ集中させると、早く帰る社員が参加できないことがあります。重要な場面は全員がいる時間へ配置します。
食事を別の場所で行う場合は、移動と荷物の扱いを案内します。総会の解散なのか、懇親会まで続くのかが分かるようにし、途中から参加する人にも行き先を伝えます。運営担当が片付けを終えた後に移動できるかも確認します。
会場ごとの担当を決め、全体を見る人も置く
複数の施設を使うと、舞台の進行、展示の説明、受付で同時に判断が必要になることがあります。一人の担当者がすべてを見ようとすると、離れた場所の状況を把握できません。各場所で対応する人と、全体の予定を判断する人を分けます。
例えば、全体会が予定より長くなったとき、展示担当へ何も伝わらないままでは、開始時刻だけを見て待つことになります。進行を変更したら、次の場所へ連絡する方法を決めます。誰が連絡を受け、どの社員へ案内するかまで確認しておきます。
担当者同士の連絡では、今いる場所と必要な対応を短く伝えられるようにします。単に「少し遅れています」では、次の準備を変えるべきか分かりません。到着や開始の見込みなど、相手が判断できる情報を伝えることが大切です。
映像と展示の表記をそろえて、内容を理解しやすくする
部署名やプロジェクト名が映像と展示で違うと、社員は同じ取り組みだと気づかないことがあります。正式名称だけでなく、参加者に見せる呼び方をそろえます。省略する場合も、主催者と担当部署で確認した表記を使います。
数字を掲載する際は、対象の期間や条件を確認します。ある部署は一年間、別の部署は一か月の成果を紹介しているなら、その違いが分かる説明を付けます。成果を大きく見せることより、仕事を正しく理解してもらうことを優先します。
周年の歴史を扱う場合は、古い写真の時期や人物も確かめます。分からないことを推測で書くのではなく、社内で確認できる人へ聞きます。資料の不足があれば、その部分を無理に補わず、確認できた出来事で構成します。
振り返りは、会場の感想と内容の感想を分ける
終了後に社員へ感想を聞くなら、会場が快適だったかだけでなく、どの仕事を知れたか、誰と話せたかを聞きます。設備への評価と企画の成果を一緒にすると、次回どこを変えるべきか分かりにくくなります。目的に合わせた問いを用意しましょう。
展示担当の社員にも、どんな質問を受けたかを聞きます。説明しづらかった点が分かれば、社内向け資料の改善にも使えます。参加者の感想だけでなく、伝える側の気づきも残すことで、次の社員総会をより具体的に考える材料が増えていきます。
会場の機能を、社員の体験へ変える
熊本城ホールでの社内イベントでは、舞台、展示、会議室を何のために使うかを決めることが出発点です。場所を増やすことより、社員が聞き、見て、話す流れがつながっていることを大切にします。
GROWSへは、熊本での社員総会や周年イベントで伝えたい内容をお聞かせください。発表と展示の役割を分けながら、社員が他部署の仕事を知り、自分の仕事へ持ち帰れる企画と運営を考えていきます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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