会場に駐車場があると聞いて安心していたら、当日は入口に車が並んだ。社員が車で集まる社内イベントでは、停められる台数と、同じ時間に入れるかどうかを分けて考える必要があります。終了後に一斉に出る動きも、会場選びの段階で見ておきたい条件です。
GROWSの島田です。九州で自家用車を利用する社員が多い催しを開く場合、会場の広さと同じくらい駐車場の運用が重要になります。この記事では、候補施設への確認、車両の使い分け、参加者への案内、閉会後の出庫までを解説します。
公表されている台数を、そのまま使えるとは考えない
施設の案内に駐車台数が載っていても、イベント参加者だけが使えるとは限りません。他の利用者と共用する場合や、一部だけ確保できる場合があります。予定する日と時間に、何台分をどの条件で利用できるかを施設へ確認します。
必要台数は、参加人数から大まかに割り算するだけでなく、実際の移動予定を確認して見込みます。相乗りする場合は車を出す人と同乗する人を区別します。台数の管理と参加者数の管理を分けることで、施設へ正しい情報を伝えられます。
未定の人が多い段階では、その数も把握します。現在決まっている台数だけで駐車場を確定すると、後から不足する可能性があります。追加できるか、別の場所を使う場合の案内はどうなるかを聞いておきます。
車が入る入口を、現地で確かめる
会場の正面玄関と、車が入る入口が違う施設もあります。住所を地図アプリへ入れただけでは、適切な入口へ着かない場合があります。車で来る人に案内する場所を、施設側と確認します。
入口から駐車区画まで、迷う分岐がないかも見ます。初めて来る社員には、敷地内の建物名や普段の呼び方が分かりません。案内板に使う名称と事前の資料をそろえ、入口で判断できる情報を用意します。
公道での案内や車両の誘導が必要と思われる場合は、主催者だけで行い方を決めず、施設や適切な担当へ相談します。社員を立たせれば対応できると考えず、必要な条件と役割を確認します。
入庫が集中する時間を見込む
開会直前に車が集中すると、駐車できる台数に余裕があっても入口で待つことがあります。受付開始を早めに案内する、拠点ごとの到着予定を把握するなど、集中を予測する準備をします。
入口で駐車券の発行や確認が必要なら、その手続きも見ます。事前に渡せる案内があるか、参加者が準備するものは何かを確認します。当日に入口で長い説明をする運用を減らせれば、流れを整えやすくなります。
ただし、早く来てもらうだけでは、参加者の待ち時間が増えます。駐車後に会場へ入れるか、どこで待てるかも合わせて考えます。車の流れと人の受け入れを別々に決めないことが大切です。
搬入車、送迎、一般参加者を分ける
機材を運ぶ車は、入口に近い場所で荷物を下ろす必要がある場合があります。参加者の車と同じ時間に同じ場所を使うと、互いに進みにくくなります。搬入の時間と場所を施設や制作側と決めます。
送迎の車は、停めておく車とは使い方が違います。乗り降りする場所を確保し、長く待機できるかも確認します。入口の近くならどこでも止めてよいと参加者が判断しないよう、案内を具体的にします。
大型の車両を使う場合は、利用できる経路や区画を施設と確認します。台数だけでは判断できないため、車両の条件を伝えます。現地で向きを変えられるか、他の車と動きが重ならないかも相談します。
駐車した後の歩く経路を確認する
駐車場から会場までの距離や入口を案内します。複数の駐車区画がある場合は、どこから歩くかによって道が変わることがあります。車を停めれば分かるだろうと考えず、受付まで続けて確認します。
雨天時に屋外を歩く区間があるなら、その点も伝えます。荷物を先に下ろせる場所があるか、必要な配慮を相談できるかも施設へ確認します。誰もが同じ距離を歩けるとは限らないため、個別に相談できる入口を作ります。
車が動く場所と歩行者の経路が重なる箇所は、施設の運用に従って案内します。主催者が独自の近道を案内するのではなく、指定された経路を使います。分かりやすさと施設の条件を両立させましょう。
駐車料金と精算の方法を伝える
料金がかかる場合は、誰がどのように支払うかを社内で決めます。会社がまとめて扱うのか、本人が立て替えるのか、施設で処理するものがあるかを確認します。参加者が当日になって受付へ尋ねなくてもよい案内にします。
駐車券を持ってくる必要があるなら、事前に明記します。受付後に車へ戻る人が増えると、会場への移動も混み合います。精算に必要な行動を、駐車してから受付へ来る順番に合わせて伝えます。
利用時間によって条件が変わる場合は、イベントの前後を含めて確認します。早く来る人や終了後に残る人がいるなら、どこまでの時間が対象かを案内します。施設から確認した内容を、そのまま参加者に分かる言葉へ整えます。
出庫は、閉会時刻と一緒に考える
閉会と同時に多くの車が出口へ向かうと、出庫に時間がかかる場合があります。出口の数、精算の場所、他の利用者との重なりを施設へ確認します。帰りの時間を考える際に、会場を出る時刻と車が出る時刻を同じにしないことが大切です。
拠点ごとに帰る時間が分かれる場合は、案内を分ける方法もあります。ただし、車両の流れを主催者だけで操作しようとせず、施設と相談した方法で行います。参加者へ無理な発進や急ぎを促さないようにします。
閉会後に撮影や荷物の受け取りがある場合、その時間も見込みます。早く帰る人がいるなら、先に必要な用事を済ませられるかを考えます。出庫だけの問題ではなく、閉会後の全体の流れとして整理します。
満車になった場合の案内を用意する
想定より車が増えた場合、どこへ案内するかを決めます。近くの駐車場を使う案があるなら、利用条件を確認し、確保していない場所へ必ず停められるとは伝えないようにします。
別の駐車場所から会場へ向かう経路も案内します。主催者の担当者が現場で思いついた場所を伝えると、施設側の条件と合わない場合があります。代わりの案内も、事前に確認した情報を使います。
台数が足りない見込みになったら、早めに移動方法を相談します。直前に一方的に変更を求めるより、参加者が選べる時間を残すことが大切です。会社として認める移動方法の範囲で調整します。
駐車区画の案内は、現地で見分けられる名前にする
参加者向けに区画を指定する場合は、施設の表示と同じ名前を使います。社内で「奥の駐車場」と呼んでいても、初めて来る人には分かりません。複数の場所があるなら、地図へ色や番号を付けるなど、区別できる案内にします。
色だけで区別すると判断しにくい人もいるため、文字も合わせて示します。現地の表示を追加する場合は、置ける場所を施設へ確認します。車から見える位置と、歩行者が読む位置では必要な大きさが違うことも考えます。
駐車券や案内を配る場合は、どの車がどの区画を使うかが分かるようにします。参加者の名前と車の台数を混同しないことが必要です。同乗者へ同じ駐車案内を重複して配り、台数を多く見込むことがないよう整理します。
当日の変更を受ける担当を決める
車で来る予定だった人が公共交通機関へ変える場合や、その逆の変更もあります。連絡を受ける窓口を決め、会場へ渡した台数の見込みを更新します。複数の部署が別々に施設へ連絡すると、どの情報が最新か分かりにくくなります。
当日の問い合わせも、会場の受付と連携できる人が受けます。入口で迷った人へ答えるために、担当者は駐車場の位置と施設の条件を把握しておきます。誰でも分かると思って案内を任せず、使用する資料を共有します。
終了後の予定が違う車を把握する
会場に残って片付ける社員や、宿泊する社員の車は、一般の参加者と出る時間が違う場合があります。利用できる時間帯を確認し、閉会後も停めてよい条件かを確かめます。翌日まで利用する場合も、施設の案内に従って確認します。
機材を積む車は、参加者が退場してから搬入口へ移動するなど、作業の順番を制作側と相談します。参加者の出庫が終わる前に搬出を始めると、同じ場所に車や人が集まることがあります。別々の担当が動く場合こそ、時間を合わせておきます。
駐車場の確認結果を、会場比較へ戻す
必要台数を確保できても、送迎や別の駐車場所への案内が必要なら、その負担を会場比較に含めます。会場費だけでは分からなかった費用や時間が出ることがあります。駐車場の条件は、決定後に付け足す確認ではなく、候補を選ぶ材料です。
下見では、車を停めた位置から案内を読んでみます。建物が見えていても、使う入口へ進む道が分かりにくいことがあります。歩いて確かめた経路を案内へ反映し、写真を使うなら実際に参加者が見る向きで撮ります。入口に近い区画を使う必要がある人がいる場合は、利用できる条件を施設へ相談します。空いていれば使えるという説明だけでは、当日に困る可能性があります。事前に確認した方法を本人へ伝え、当日の担当も同じ案内ができる状態にします。駐車場から受付まで迷わず進めることが、落ち着いた開会につながります。写真と地図の両方で、使う入口の位置が一致しているかも確認しましょう。
車で来る人も参加しやすい懇親会にする
食事や懇親会を伴う場合は、車を運転する人がいることを会場へ伝えます。飲み物を選びやすくし、飲酒を勧める進行にしないようにします。参加者の移動方法を把握することは、駐車場の台数だけでなく、催しの進め方にも関わります。
九州の社内イベントで駐車場を選ぶときは、停める場所に加え、入る、歩く、帰るまでを見てください。GROWSへ相談する際は、車で来る台数の見込みと会場候補を共有すると、到着から閉会後までの案内を検討しやすくなります。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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