宮崎で社内イベントを開くとき、会場選びと同じくらい気になるのが、社員が無理なく集まれるかということです。宮崎市内から来る人、県北や県西の事業所から来る人、航空便を利用する人では、一日の行程が違います。人数に合う部屋が見つかっても、開会と終了の時刻が合わなければ、参加しづらいイベントになってしまいます。
GROWSの島田です。今回は宮崎観光ホテルと宮崎市民プラザを例に、社内イベントの内容と移動の両方から会場を比較する方法を解説します。会場が決まってから予定を詰めるのではなく、どんな一日をつくりたいかを考えるところから始めましょう。
宮崎に集まる理由を、企画の中心に置く
社員が各地から移動するなら、その時間を使ってでも一緒に行いたいことを明確にします。方針を知らせるだけなら資料の共有で足りる部分もありますが、受賞者へ直接拍手を送る、他拠点の社員と仕事の悩みを話すといった体験は、集まる場でつくれます。
例えば、宮崎の事業所の取り組みを九州の社員へ紹介する周年イベントなら、経営者の挨拶だけでなく、現場の社員が自分の言葉で話す時間を設けます。会場には、その発表を見聞きしやすい環境と、発表後に質問できる時間が必要になります。
開催目的が決まったら、式典、発表、表彰、食事、交流という流れを書いてみます。その中で全員が参加すべき部分を先に決めておくと、交通手段に合わせて時間を調整するときも、大切な内容を残しやすくなります。会場の広さだけでなく、企画の優先順位が判断の基準です。
宮崎観光ホテルは、式典から食事までを考える候補
宮崎観光ホテルは、大・中・小の宴会場を備え、会議や宴会を案内しています。社員総会と懇親会、周年式典と祝賀会など、話を聞く時間と食事の時間を組み合わせたい場合に検討できる施設です。宿泊が必要な社員がいる場合は、客室の手配も含めて相談できます。
ホテルを検討するときは、食事があることを前提にしすぎないようにします。長い方針説明と食事を同時に進めると、社員はどちらへ意識を向ければよいか迷います。説明や表彰の後に乾杯するなど、集中してもらう時間と、会話を楽しむ時間の区切りを考えます。
同じ宴会場で式典から懇親会まで行うなら、席の向きも確認したいところです。丸いテーブルでは、壇上へ背を向ける位置に座る人が出る場合があります。スクリーンの位置や映す内容を工夫し、重要な説明を無理な姿勢で聞くことにならないかを見ます。
料理の内容を決める打ち合わせには、進行案も持っていきます。挨拶の長さや表彰の順番が分かれば、料理の提供と重ならないよう相談できます。宴会の内容と舞台の内容を別々に決めて最後に合わせるより、早い段階で一緒に考える方が調整しやすくなります。
宮崎市民プラザは、発表や会議の形式から検討する
宮崎市民プラザは、オルブライトホール、ギャラリー、会議室などを案内しています。社員による成果発表や講演を中心とする社内イベントでは、どの施設を使うと内容を届けやすいかを検討できます。利用目的や希望日程を伝え、使える部屋と利用条件を確認します。
ホールを利用する場合は、発表者と参加者の動きを分けて考えます。参加者は客席へ入れば準備が済みますが、発表者には映像やマイクの確認が必要です。全員を同じ時刻に集合させると、本番前の確認と受付が重なってしまいます。
発表内容も施設選びに関わります。スライドだけで説明するのか、実物を見せるのか、複数人で実演するのかによって、必要な準備は違います。何をしたいかを具体的に伝え、使用する機材や舞台上の配置を相談しましょう。設備があるだけで、希望の演出がすべてできるとは限りません。
式典後に食事を行いたい場合は、飲食できる場所や条件を別に確認します。会議施設での開催と、ホテルの宴会を同じ前提で比較しないことが大切です。別会場へ移る案なら、会場間の移動も含めた時間と費用を見積もります。
県内の社員も、同じ条件で集まれるとは限らない
宮崎県内の社員を集める場合でも、出発する地域によって移動の負担が異なります。担当者が市内勤務だからといって、仕事を終えてから短時間で集まれる前提にしないようにします。県北や県西などの拠点には、出発できる時刻と帰着の希望を聞きます。
送迎を検討する場合は、拠点を回る順番によって最初に乗る社員の乗車時間が長くなることがあります。乗車人数だけでなく、実際にどのような行程になるかを確認します。移動の負担が大きい案なら、集合場所を分ける、開始時刻を調整するなど、別の方法も考えます。
車で参加する社員には、駐車場の案内と帰り方を伝えます。施設に駐車場があっても、その日使える条件や料金の扱いは確認が必要です。過去の案内をそのまま使わず、施設からのお知らせも見て、今回の参加者へ案内してよい情報を確かめます。
懇親会で飲酒を伴うなら、車で来る人が判断に迷わない説明を事前に行います。公共交通や送迎、宿泊など、主催者として用意する方法を明示します。当日になってから帰り方を調整することがないよう、申込時に確認しておきたい部分です。
航空便を使う人には、余裕のある集合案内を出す
九州以外から参加する社員や来賓がいる場合、航空便の到着時刻だけで集合を決めないようにします。降機し、荷物を受け取り、会場へ移動する時間が必要だからです。会場へ到着してすぐ登壇する予定では、本人も落ち着いて準備できません。
特に発表や挨拶をお願いする方には、本番前に確認する内容を伝えます。マイクの使い方、立つ位置、映像のきっかけなどを短く確認できる時間を設けます。移動に遅れが出た場合も想定し、登壇順を調整できるかを進行担当と相談しておきます。
帰りの便を利用する社員がいる場合は、全員が聞くべき内容を早めに配置します。懇親会の最後に重要な会社発表を入れると、先に退出する人へ情報が届きません。退出する社員を特別扱いするのではなく、参加条件を踏まえて全体の順番を考えます。
交通手段の予約を社員へ任せる場合も、集合と解散の予定を曖昧にしないことです。「午後開催予定」では、どの便を選べばよいか判断できません。確定している時刻と、まだ調整中の部分を分けて伝え、予約してよい段階を知らせます。
社員発表は、話す内容を絞ると伝わりやすくなる
会場が決まったら、発表資料を作り始める部署も多いと思います。ここでお願いしたいのは、実績をすべて説明しようとしないことです。限られた時間に情報を詰めるほど、発表者の声が速くなり、聞く側が内容を追いにくくなります。
例えば、宮崎の拠点で行った改善を紹介するなら、どんな困りごとがあり、何を変え、仕事がどう変わったかを順に話します。専門的な用語を使うときは、他部署の社員にも分かる説明を添えます。数字の大きさだけでなく、現場で何が起きたかが伝わると、質問も生まれやすくなります。
画面に映す資料は、後方の席から読むことを前提にします。詳しい数字や補足は別の資料へ分け、壇上では話の中心となる内容を示す方法もあります。発表者が一度声に出して確認すれば、言いづらい表現や、説明の足りない部分にも気づけます。
遠方の社員を迎える受付は、確認することを分ける
宿泊する社員と日帰りの社員が混在すると、受付で扱う情報が増えます。名札を渡すことに加え、荷物や宿泊先、帰りの送迎について質問を受けるためです。すべてを同じ窓口で説明しようとすると、後ろに並んだ社員が長く待つことになります。
参加の確認をする場所と、個別の相談を受ける場所を分ける方法があります。受付担当が分からないことを無理に答えず、相談先へ案内できるようにしておきます。誰に聞けばよいかが決まっているだけでも、参加者をその場で待たせる時間を減らせます。
宿泊する社員には、イベントの受付とホテルの手続きが同じなのか別なのかを伝えます。会場がホテルでも、名札を受け取れば客室の準備まで済むとは限りません。荷物の置き場や手続きの時刻を施設と確認し、社員が次に何をすればよいか分かる案内にします。
会場の利用時間には片付けも含まれる
本番が終わる時刻と、会場から退出する時刻は分けて考えます。映像機材や装飾を撤去し、忘れ物を確認する時間が必要です。参加者の見送りを担当する社員と、撤去を進める担当が同じ場合は、作業を同時に行えないことも想定します。
記念品の残りや展示物を、誰がどこへ持ち帰るかも決めます。会場へ運ぶことだけを考えると、帰りの車に積めない荷物が出ることがあります。搬入前に返却先と運搬方法を確認しておけば、閉会後に担当者が慌てずに済みます。
施設へ確認する内容は、担当者同士で共有します。一人だけが条件を知っている状態では、欠席や交代があった際に判断が止まります。予約時に決めたことを、当日の運営に関わる人が読める形で残しておきましょう。
予算と担当範囲を確認して、開催できる案にする
ホテルと市民プラザを比較する際は、会場費のほか、必要な機材、料理、撮影、運営スタッフ、移動の費用まで見ます。見積もりに含まれるものが違うと、最初の金額だけでは比較できません。自社で準備する部分も含め、開催全体として判断します。
また、準備する社員が本番にも参加できるかを考えます。受付を担当し続ける人が式典を見られない、片付けをする人だけ送迎に乗れないという状態は避けたいところです。業務として頼む範囲と、参加してほしい時間を整理し、必要なら外部の運営担当へ役割を分けます。
宮崎での社内イベントは、会場と交通、企画を一緒に考えることで、社員が安心して参加できる一日になります。GROWSへのご相談では、開催の目的、参加拠点、人数の目安、食事や宿泊の希望をお聞かせください。候補を絞る前の段階から、必要な準備を整理していきましょう。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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