大分県内で社内イベントを開くとき、大分市で集まるか、別府で研修や交流の時間をつくるかは、企画の方向を決める選択です。同じ県内だからどちらでもよい、と会場だけを先に押さえると、後から社員の移動や宿泊の調整が増えてしまいます。
GROWSの島田です。この記事ではホテル日航大分オアシスタワーと、別府のビーコンプラザを例に、会場をどう比較するかを説明します。宴会場の写真や設備の一覧に加え、社員が何を学び、誰と話し、どう帰る一日にしたいのかを考えてみましょう。
大分市と別府、先に決めるのは地名ではなく目的
例えば、年度の方針を発表し、社員を表彰して食事を楽しむイベントなら、一日の中で式典と懇親会をつなぐ使い方が中心になります。研修で議論を深め、翌日も続けて考える企画なら、会議室だけでなく宿泊先まで含めた行程が必要です。
別府で開催するから必ず宿泊、大分市だから日帰り、と決まっているわけではありません。大切なのは、集まる目的に対して、移動や宿泊に使う時間が納得できるかということです。参加者に説明するときにも、「この場所なら安い」だけでなく、開催内容との関係を伝えたいところです。
まず、経営方針の共有、部門間の対話、社員への感謝など、今回の中心となる目的を一つ決めます。それから必要な時間を考えます。会場を予約した後に残り時間へ企画を詰めるより、目的に合わせて一日を組み、その一日が成立する場所を探す順番がおすすめです。
ホテル日航大分オアシスタワーで考える式典と宴会
ホテル日航大分オアシスタワーは、大分市にあり、大小の宴会場を案内しています。会議やパーティーなどに対応する施設として、社員総会の後に社内懇親会を行う場合や、周年イベントで来賓を迎える場合に検討できます。
ホテルの宴会場を使うときは、料理が出る時間と、会社から伝える時間をどう分けるかがポイントです。社員への感謝を込めて食事を用意しても、挨拶や映像が途切れず続けば、落ち着いて楽しめません。反対に、食事が始まってから重要な方針を説明すると、話へ集中しづらくなります。
例えば、方針説明と表彰を先に行い、その後に食事と交流の時間を設ける構成があります。同じ部屋で進めるなら、式典中の席の向きやスクリーンの見え方を確認します。部屋を分けるなら、移動の時間と案内役が必要です。どちらが自社の目的に合うか、進行案を使って相談します。
宴会場の広さも、人数だけで判断しないようにします。丸いテーブルの間には、社員が会話のために移動する通路や、料理を運ぶスタッフの通路が必要です。表彰台や撮影場所を設ける場合は、それらを置いた状態で無理のない配置になるかを確認します。
ビーコンプラザでは、話を聞く場と考える場を分ける
別府国際コンベンションセンター、通称ビーコンプラザには、ホール、会議室、ギャラリースペースなどがあります。全体で説明を聞く時間と、少人数で議論する時間を組み合わせたい社内イベントでは、各部屋にどんな役割を持たせるかを検討できます。
例えば、九州の拠点責任者が集まる研修なら、最初に課題を共有し、その後はテーマ別に話し合う構成が考えられます。大きな部屋で聞くだけでは発言しにくい人も、小さなグループなら、自分の現場で起きていることを説明しやすくなります。
ただし、部屋を分ければ議論が深まるとは限りません。各グループが何を話し、最後に何を持ち帰るのかを決める必要があります。「自由に交流してください」だけでは、知っている社員同士の近況報告で終わるかもしれません。会場の手配と並行して、問いの作り方も考えます。
部屋の使い方は、家具の配置や設備と合わせて施設へ確認します。話し合う席を囲む形にするのか、発表者へ正面を向けるのかで必要な準備が違います。利用する部屋が複数あるなら、移動や案内にどれくらい時間を使うかも進行に含めておきます。
宿泊を組み合わせる場合は、参加を分けて考える
別府での研修を検討すると、宿泊も一緒に計画したくなることがあります。しかし、社員によって家庭や勤務の事情は違います。研修には参加できるが宿泊は難しい人もいるため、研修、夕食、宿泊を一つの回答にまとめず、それぞれの希望を聞きます。
宿泊できない社員が重要な議論を聞けない構成にすると、参加条件によって情報に差が生まれます。意思決定や全員で共有したい内容は、研修の時間内に置くことを基本にしましょう。夕食後の会話で新しい案が出た場合も、後日、参加していない社員へ共有できるようにします。
宿泊先が会議会場と別になる場合は、移動と荷物の扱いが必要です。到着してすぐ研修へ向かうのか、先に宿へ荷物を預けるのかを決めます。宿泊施設の受付時間を確認せずに行程を組むと、社員が荷物を持ったまま待つことになるかもしれません。
翌日の開始時刻にも注意します。夜の交流を長く設定しながら、翌朝早くから集中した議論を求めるのは無理があります。宿泊によって生まれた余裕を、企画を増やすためだけに使わないことです。休む時間も含めて、考え続けられる行程にします。
九州の各拠点から集めるなら、到着と帰路を確認する
大分県内の社員だけでなく、福岡や熊本など九州の別拠点から集まる場合は、同じ開会時刻でも負担が異なります。出発拠点と交通手段を整理し、無理のある出発にならないかを確認します。会場までの距離だけでは、参加のしやすさは分かりません。
航空便を利用する社員がいる場合も、空港に着く時刻と会場に着く時刻を分けて考えます。荷物の受け取りや乗り継ぎを含めた余裕が必要です。時刻表や交通状況は変わるため、参加案内を出す時点で、利用予定の交通手段を確認しましょう。
帰りに制約がある社員がいるなら、全員で行う発表や振り返りを、退出前に終えられるようにします。最後に全体の結論を出す予定なのに、一部の拠点が先に帰らなければならないのでは、集まった意味が薄くなってしまいます。終了時刻を守ることも企画の品質です。
会社が送迎を用意する場合は、閉会から乗車までの時間を確保します。記念品や荷物を受け取り、会場を出るまでにも時間が必要です。運営を手伝う社員については、片付けを終えた後の交通手段を別に確認しておきます。
食事と休憩を、交流の目的に合わせる
食事を出す場合は、豪華さだけでなく、誰とどんな話をしてほしいかを考えます。部門を超えた交流が目的なら、いつもの部署だけで席を固めない方法があります。ただし、知らない人だけの席にすれば会話が始まるわけでもありません。
例えば、研修で扱ったテーマに関連して「自分の拠点で試してみたいこと」を一人ずつ話す時間を設けます。最初の話題があれば、その後の会話へ入りやすくなります。司会が長く話すより、社員同士が話すきっかけを短く用意する方が、交流の時間を確保できます。
休憩にも役割があります。部屋を移る、飲み物を取る、次の発表を準備するという作業を全部休憩に詰め込むと、実際には休めません。研修が続く場合は、座り続ける負担も考え、気持ちを切り替えられる時間を設けましょう。
見学では、予定する研修の一場面を試してみる
会場を下見するときは、空の部屋を見て終わらず、実際の企画を一つ想像してみてください。例えば、グループで書いた意見を全体へ発表するなら、発表者はどこへ立ち、参加者はどこを見ればよいのでしょうか。机の位置だけでなく、発表に移る動きを確認します。
模造紙や付箋を使う場合は、壁へ直接貼れると決めつけず、使える掲示方法を相談します。紙を置く台や専用のボードが必要なら、その数も手配します。手元の資料を見ながら話す企画では、机に十分なスペースがあるか、筆記しやすい明るさかも見ておきます。
オンラインで参加する拠点がある場合は、会場の会話をどう届けるかを考えます。壇上の声だけが聞こえても、参加者の質問が聞こえなければ、遠隔の社員は議論を追えません。質問用のマイクを回す役を決め、発言の前に所属と名前を伝えるなど、進行の工夫も必要です。
終了後に職場で試すことまで決める
研修を行うなら、その場の感想だけで終わらせず、職場に戻って何を試すかを最後に考えます。「連携を強める」という目標だけでは、翌日の行動に変わりにくいためです。誰と何を確認するか、まずどの仕事で試すかまで話せると、内容が具体的になります。
例えば、拠点間の問い合わせを減らすことがテーマなら、担当窓口を紹介するだけでなく、どんな情報を添えて連絡すると回答しやすいかを考えます。参加者が自分たちの仕事に引きつけて話すことで、集まって考えた時間を職場へ持ち帰りやすくなります。
後日の共有では、全員に報告書を求める必要はありません。各拠点が試したことと、難しかったことを持ち寄る場で構いません。開催して終わりにせず、集まったときの約束を振り返る機会を用意すると、次の社内イベントを考える材料になります。
費用は会場、宿泊、運営を合わせて判断する
比較する際は、会場利用料だけでなく、料理、宿泊、移動、機材、運営の手配まで含めた総額を見ます。大分市で日帰りにする案と、別府で宿泊を組み合わせる案では、含める項目が違います。条件をそろえてから、目的に対して必要な支出かを考えます。
削減するときも、先に目的へ戻ります。交流が中心なのに会話の時間を減らしたり、研修が中心なのに資料を読みにくい配置にしたりしては、本来届けたい内容が弱くなります。装飾や記念品などの優先順位と、運営上必要な準備を分けて検討します。
GROWSへ相談する際は、大分市と別府のどちらを想定しているかに加え、社内イベントで実現したいこと、参加拠点、宿泊の希望をお知らせください。会場の候補と一日の過ごし方を合わせて考えることで、社員が参加しやすく、目的も伝わる計画をつくれます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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