社員の仕事を紹介する社内イベントで、壇上の発表だけでは伝えきれないと感じることがあります。製品の細かな工夫や、現場で使う道具、改善前後の違いは、近くで見ながら説明を聞く方が分かりやすい場合もあります。そんなときに考えたいのが、発表と展示を組み合わせる方法です。
GROWSの島田です。出島メッセ長崎には、コンベンションホール、イベント・展示ホール、会議室などがあります。今回はこの施設を候補に、社員の成果を展示し、会話へつなげる社内イベントの作り方を解説します。物を並べるだけで終わらず、他部署の仕事を知るきっかけにしていきましょう。
展示の目的は、全部を見せることではない
周年イベントや社員総会で展示を設けると、「せっかくだから」と各部署から多くの資料が集まることがあります。しかし、情報が多いほど見てもらえるわけではありません。社員が限られた時間で見て回るなら、何を知ってほしいかを絞る必要があります。
例えば、長崎の製造拠点の仕事を九州の別拠点へ紹介するなら、製品の一覧より、一つの工程で行った改善を取り上げる方法があります。何が難しかったのか、どんな工夫をしたのか、仕事がどう変わったのかを見せると、担当者へ質問しやすくなります。
展示を通じて目指すのは、資料をすべて読んでもらうことではなく、「この仕事をしている人と話してみたい」と思ってもらうことです。詳しい情報は後で渡せるようにし、会場では会話の入口になる内容を選びます。
発表と展示で、同じ説明を繰り返さない
壇上の発表と展示を両方行う場合は、役割を分けます。発表では取り組みの背景と結果を短く伝え、展示では実物や写真を見ながら詳しく説明する、という方法があります。壇上ですべて説明すると、展示を見に行く理由が弱くなります。
例えば、発表の最後に「実際に使った道具を展示しています」と知らせれば、関心を持った社員が後で質問できます。ただし、無理に興味を引く言い方をする必要はありません。展示へ行くと何が分かるかを具体的に伝えるだけで十分です。
発表を見た人が展示を見つけやすいよう、タイトルや写真をそろえます。壇上では部署名、展示では製品名というように表記が違うと、探しづらくなります。参加者が「さっき聞いた話だ」と分かるつながりをつくります。
出島メッセ長崎では、使う場所の役割を相談する
出島メッセ長崎の公式案内では、ホールや会議室に加え、レイアウトの資料も公開されています。発表と展示をどの場所で行うかを考える際は、人数、展示物、必要な時間を施設へ伝え、希望の日に使える構成を確認します。
同じ空間に発表と展示を置く案なら、移動を少なくできます。一方で、展示の会話や準備の音が、発表を聞く時間に影響しないかを考えます。発表中は展示を止めるのか、場所を分けるのか、内容に合う方法を選びます。
場所を分ける案では、発表終了後に全員が移動する時間が必要です。廊下や入口に人が集中しないよう、移動の案内を考えます。ホワイエなどの共有部分を展示や受付に使いたい場合も、利用できる範囲を施設へ確認し、主催者だけで決めないようにします。
会場を広く使える場合も、展示同士を離しすぎると会話が散らばります。歩く距離が増えれば、見て回れる数も少なくなります。余裕のある通路を確保しつつ、社員が次の展示へ向かいやすい配置を考えます。
展示物の選定は、専門知識のない社員を基準にする
各部署が大切にしている資料は、そのまま他部署へ伝わるとは限りません。図面や専門的な数字だけを置くと、説明を聞く前に立ち去ってしまう人もいます。まず、何の仕事に使う物かが分かる短い説明を付けます。
改善前後を見せるなら、変えた部分が分かる写真や実物を選びます。単に二枚の写真を並べるだけでなく、どこを見ると違いが分かるかを示します。数字を使う場合も、どの期間や条件で比べたものかを社内で確認し、誤解を招く表示を避けます。
機密情報を含む資料や、顧客に関わる情報を展示する場合は、公開してよい範囲を確認します。社内イベントでも、撮影した写真が後から別の場所へ共有されることがあります。展示する前に扱いを決めておくことが必要です。
実物を持ち込めない場合もあります。その場合は模型や写真、短い映像で伝える方法を考えます。無理に大きな物を運ぶより、伝えたい特徴が分かる見せ方を選ぶ方が、準備の負担と分かりやすさを両立できます。
説明する社員も、他の展示を見られるようにする
展示担当が一日中自分の場所に立つ計画では、その社員だけが他部署の仕事を知る機会を失います。説明する時間を交代する、発表者と展示担当を分けるなど、担当者も参加できる方法を考えます。
説明員がいない時間には、展示だけで最低限の内容が分かるようにします。見どころを短く書いた紙を置く、質問を残せる方法を用意するなどの工夫があります。誰もいないから見られない、という状態を減らします。
説明する社員には、最初に話す内容を絞ってもらいます。最初から詳しく説明し続けるより、「どんな仕事をしているか」「今回何を変えたか」を短く伝え、相手の質問に合わせて詳しく話す方が会話になります。
また、質問に答えられないことがあっても、その場で無理に説明を作る必要はありません。後で確認して共有する方法を決めておけば、正確さを守れます。展示は試験の場ではなく、互いの仕事を知る場としてつくります。
見て回る時間には、ゆとりときっかけを用意する
展示を見る時間が短すぎると、社員は通路を歩くだけで終わります。発表の合間に少し置くのではなく、見るための時間を進行へ組み込みます。何か一つでも質問できる余裕があるかを考えます。
最初の一歩が出にくい場合は、司会から「自分の仕事と関係しそうな展示を一つ探してください」といった見方を提案できます。ただし、全員にすべての展示を回らせることを優先すると、一つの場所で深く話す時間がなくなることもあります。
感想を集めるなら、人気投票だけにしない方法もあります。「自分の拠点でも試したいこと」「詳しく聞きたいこと」を残してもらうと、次の会話へつなげやすくなります。票の多さだけで仕事の価値を比べないことも大切です。
搬入は、展示内容が決まる前から条件を確認する
実物を展示する場合は、大きさや重さ、電源の必要性を施設へ伝えます。運び込む経路や設置方法を確認せずに展示物を決めると、当日に予定の場所へ置けないことがあります。納品する担当がいるなら、施設と必要な確認を行えるようにつなぎます。
設営の時間には、運ぶだけでなく、梱包を開き、固定し、表示を取り付ける作業が含まれます。参加者が来る前に確認できるよう、作業を具体的に見積もります。通路へ箱を残したまま開場しないよう、梱包材の置き場も考えます。
展示が終わった後の返却先も決めます。各部署から集めた物は、持ち主と運搬方法が分かるようにします。搬入時には分かっていたつもりでも、片付けの担当が違えば判断できません。展示物の扱いまで含めて準備します。
展示を見る順番を固定するか、自由にするか
全員が同じ順番で回る方法は、説明をそろえやすい一方、前の組が長く話すと後ろが待つことがあります。自由に回る方法は、興味に合わせて動けますが、入口に近い展示へ人が集まりやすくなります。参加人数と展示数を見て、どちらが合うかを考えます。
例えば、最初だけグループごとに違う展示から始め、その後は自由に回る方法もあります。全員が同じ場所へ向かうのを避けながら、関心のある展示へ戻る時間を残せます。運営しやすさだけでなく、社員が何を見たいかも尊重したいところです。
会場案内には、展示の場所だけでなくテーマを載せます。「第一部署」といった組織名だけより、何について知れるかが分かる方が選びやすくなります。現場の専門用語を知らない社員にも読めるタイトルを、担当部署と一緒に考えます。
映像と実演は、周囲への影響も見る
展示で映像を流す場合は、他の展示の説明が聞こえにくくならないかを考えます。音声が必要な内容なのか、字幕で伝えられるのかを検討します。会場全体で複数の音が重なると、説明する人も聞く人も疲れてしまいます。
実演を行う場合は、見る人が近づける範囲を確認します。実際の作業を見せたいからといって、普段の職場と同じ条件で行えるとは限りません。施設へ内容を説明し、必要な準備を相談します。見学する社員の位置まで決めておくと、当日にその場で判断する部分を減らせます。
担当部署へ依頼するときは、完成形を示す
展示をお願いする際に、「自由に準備してください」と伝えると、部署によって内容や量が大きく変わります。紹介したい課題、工夫、結果という考え方を共有し、詳しさの目安を示します。見た目を完全にそろえる必要はありませんが、読む人が理解しやすい基本は合わせます。
原稿が集まったら、他部署の社員に読んでもらいます。知識がなくても分かるか、何を質問したいと思うかを聞くと、補足する内容が見えてきます。誤字を直すだけでなく、読み手が様子を想像できるかを確認しましょう。担当の伝えたいことと、参加者が知りたいことをつなぐ作業です。
長崎へ集まった社員のつながりを残す
出島メッセ長崎は、長崎駅西口からのアクセスを公式に案内しています。九州各地から社員が来る場合は、駅から利用する部屋までの行き先を伝えます。建物に着いた後の受付や荷物の扱いまで分かると、社員は展示や発表へ集中しやすくなります。
終了後は、展示の写真だけでなく、質問や反応を担当部署へ返します。どの部分が他部署に伝わったかが分かれば、社内での説明にも役立ちます。GROWSへは、長崎で紹介したい仕事や成果をお聞かせください。展示と発表を合わせ、社員同士が話せる企画を考えていきます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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