社内研修の会場を探すとき、机と椅子があれば十分だと思うことがあるかもしれません。しかし、話を聞く研修と、社員同士で考える研修では、使いやすい部屋が違います。さらに、公共の複合施設では、自社の参加者以外にも利用者がいることを踏まえた準備が必要です。
GROWSの島田です。今回はカクイックス交流センターを候補に、鹿児島で社内研修を行う際の会場と運営の考え方を解説します。予約を取ることだけでなく、社員が集中して参加できる環境を整えていきましょう。
施設の目的と、開催したい内容を確認する
カクイックス交流センターは、かごしま県民交流センターの愛称です。鹿児島県の案内では、ホールや多目的の研修室などを持つ複合施設として紹介されています。社内研修を検討する際は、具体的な内容を伝え、利用できる貸室と条件を確認します。
会社の研修といっても、講師の話を聞く、グループで討議する、実物を使って実習するなど、内容はさまざまです。「会議をしたい」という説明だけでは、必要な準備が伝わりません。何人で、何を使い、どんな行動をする予定かを整理します。
営業目的の展示や飲食など、研修以外の内容を組み合わせる場合も、最初に説明します。後から追加できると考えず、施設の利用条件に合うかを確認します。主催者として判断できることと、施設へ相談することを分けます。
部屋を選ぶ前に、研修の流れを決める
一日の研修を、講義、個人で考える時間、グループ討議、全体共有などに分けてみます。それぞれで、社員が何を見て、何を使うかを考えます。必要な行動が分かると、机の配置や設備を選びやすくなります。
例えば、九州の拠点から集まって業務改善を考える研修なら、最初に共通の課題を説明し、その後に各拠点の状況を話す構成があります。最後は、職場へ戻って試すことを整理します。ずっと正面を向く形式だけでよいかを考えます。
資料を広げるなら、机上に十分な場所が必要です。付箋や模造紙を使うなら、書く面や見せる場所も必要になります。人数が入ることに加えて、予定する作業ができるかを確認します。
途中で配置を変える場合は、その作業と時間を見込みます。参加者に動かしてもらうとしても、施設の備品を自由に移動できるとは限りません。事前に方法を相談し、研修の内容を中断しすぎない計画にします。
共有部分は、貸室と同じようには使えない
公共の複合施設では、廊下や入口に他の利用者もいます。受付の机や案内板を置く場所は、主催者だけで決めないようにします。使える範囲と設置方法を施設へ確認します。
社員が集合時刻の直前にまとまって来るなら、部屋の外で待つ場所も考えます。通路へ列ができると、ほかの利用者の移動を妨げることがあります。受付を部屋の中で行うのか、別の方法が必要かを相談します。
案内表示には、会社名や研修名と部屋名を載せます。ただし、他の利用者が見ても関係する催しだと誤解しない表記にします。社員へ事前に送る案内と、現地の表示で名称をそろえることも大切です。
休憩中の会話や電話にも配慮が必要です。社員に注意を並べるだけでなく、どこで過ごせるかを分かるようにします。施設へ確認したうえで、休憩の取り方や再集合の時刻を案内します。
講師の説明を、社員の仕事へつなげる
外部講師や社内の専門担当に話してもらう場合は、参加者がどんな仕事をしているかを事前に伝えます。一般的な説明だけでは、自分の仕事とどう関係するか分からないことがあります。今回扱いたい課題も共有します。
例えば、情報共有の研修なら、社員が実際に迷う場面を先に集める方法があります。誰へ相談すべきか分からない、引き継ぎで必要な情報が抜けるなど、具体的な例があると講義を理解しやすくなります。
講義の後には、聞いた内容を自分の仕事へ置き換える時間を設けます。感想だけを聞くより、「どの場面で使えそうか」を考えてもらうと、次の行動が見えます。理解したつもりで終わらず、職場で試すことへつなげます。
ただし、個人の失敗を全員の前で話させる必要はありません。業務の仕組みや具体的な場面を扱い、誰かを責める議論にならないよう進行します。参加者が安心して意見を出せることが、研修の前提です。
グループ討議は、発言の機会を分けてつくる
討議を始めると、経験の長い社員や話すのが得意な社員へ発言が集まることがあります。最初に一人で考える時間を設け、その後で順に共有する方法があります。先に自分の意見を書けば、周囲へ合わせるだけになりにくくなります。
進行役は、すぐに正解を示すのではなく、違う意見の背景を聞きます。同じ課題でも、拠点によって条件が違うかもしれません。「なぜその方法が必要なのか」を尋ねることで、表面的な賛成や反対から先へ進めます。
話題が広がりすぎたら、今回の問いへ戻します。すべての課題を一度に解決する必要はありません。今考えることと、後で確認することを分ければ、時間内にまとまりをつくれます。
結論を出す場合は、誰が何を行うかを明確にします。「意識する」だけで終わらず、連絡の方法を試す、資料を見直すなど、行動へ置き換えます。承認が必要なことは、その手続きを確認する段階として扱います。
機材と資料は、実際に使う状態で確かめる
プロジェクターや音響を使う場合は、必要な機材を確認します。設備があることだけでなく、持ち込むパソコンや資料で使えるかが大切です。接続や音声の確認を、本番前に行える時間を確保します。
資料を投影するときは、後方から文字を読めるかを見ます。画面に細かな情報を詰めるより、説明で使う要点を大きく示し、詳細は手元へ渡す方法もあります。研修の内容に合わせて、画面と配布資料の役割を分けます。
印刷物は、参加人数だけでなく講師や運営担当が使う分も考えます。追加が必要になった場合にどうするかも決めます。準備する人と当日配る人が違うなら、何をどの順番で渡すかを共有します。
昼食と休憩も、施設の条件に合わせる
昼食を取る予定なら、飲食できる場所や手配の方法を確認します。研修室で食べられると決めつけず、片付けやごみの扱いまで相談します。食事の後に同じ部屋で研修を続けるなら、準備を戻す時間も必要です。
休憩には、部屋の移動や課題の記入を全部入れないようにします。席を離れて気持ちを切り替える時間がないと、後半の集中が続きにくくなります。長い研修ほど、休む時間を内容の一部として考えます。
鹿児島県内の遠方や九州の別拠点から参加する社員がいるなら、帰路の予定も確認します。最後の共有へ参加できる時間に終えられるよう、開始と終了を決めます。終了時刻を守ることも、参加のしやすさにつながります。
参加案内は、迷いやすいところを先に説明する
案内には、施設名だけでなく利用する部屋名と階を記載します。建物に着いてから受付を探す時間も考え、開始時刻と受付の予定を分けて伝えます。初めて来る社員が、現地で何を見ればよいかを想像して書きます。
持ち物も具体的にします。パソコンを使うのか、筆記具だけでよいのか、事前資料を持参するのかが分かれば、社員は準備できます。担当者が当然だと思っていることでも、案内されていなければ参加者には分かりません。
配慮が必要なことを相談できる窓口も設けます。座席や移動の希望があれば、本人へ確認し、施設と相談します。全員へ事情を説明してもらうのではなく、必要な担当が対応できるようにします。
準備と原状回復の担当を、最初から決める
研修が終わったら、使った資料や備品を整理し、施設の条件に沿って片付けます。終了の時刻だけを決めていると、担当者が帰った後に作業が残ることがあります。誰が何を戻すかを、準備の段階で決めます。
机の配置を変えた場合は、どの状態へ戻すかを確認します。備品の数や忘れ物も見ます。撤去に必要な時間を利用時間へ含め、最後に急いで作業する状態を避けます。研修の進行担当と片付け担当を兼ねる場合は、作業が重ならないかも考えます。
ごみや配布物の残りを持ち帰る場合は、その方法を用意します。会場へ運ぶ袋や箱はあっても、帰りに整理するものが足りないことがあります。運び込む物は、終了後にどこへ戻すかまで決めておくと安心です。
開催後は、満足度と実行の状況を分けて見る
研修直後の感想は、分かりやすさや参加のしやすさを知る材料になります。ただ、その時点で「役立った」と感じても、職場で使えるかは別です。少し時間を置いて、試したことや困ったことを聞く機会を設けます。
実行できなかった社員がいても、意欲がなかったと決めつけないようにします。関係者との調整や、必要な情報が足りなかった可能性もあります。理由を聞くことで、次の支援や研修内容を考えられます。
講師や進行役にも、質問が多かった部分を聞きます。社員がつまずいた点が分かれば、次の説明を改善できます。会場の使い方への意見と、内容への意見を分けて整理すると、何を変えるべきかが見えやすくなります。
記録を残す際は、決まったことと検討中のことを区別します。参加していない上司や同僚が読んだとき、すでに実施が決まった案だと誤解しないようにします。担当者と確認する内容を添えれば、研修で話したことを日常の業務へつなげやすくなります。資料の保管先も、必要な社員が見つけられる場所にします。
鹿児島での学びを、日常の仕事へ戻す
カクイックス交流センターで社内研修を検討する際は、施設の条件と、社員が考える内容の両方を整理してください。部屋を借りることだけでなく、話を聞き、自分の仕事へ置き換え、次の行動を決める流れが大切です。
GROWSへは、鹿児島で扱いたい研修のテーマをお聞かせください。会場の使い方と当日の進行を合わせて、社員が参加しやすく、職場へ持ち帰れる内容になるよう準備を考えていきます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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