九州の社員が集まる懇親会で、「普段話さない人とも交流してほしい」と考える担当者さまは多いと思います。ただ、部署を混ぜて席を決めただけでは、会話が始まらないこともあります。知らない人の隣へ座ることと、自然に話せることは同じではありません。
GROWSの島田です。今回はホテル日航大分オアシスタワーを候補に、社内懇親会の席と進行をどう考えるかを解説します。ホテルの料理を楽しみながら、他拠点の社員の顔と仕事が分かる時間をつくるための準備です。
最初に、どんな交流を増やしたいかを考える
交流という言葉には、いろいろな意味があります。名前と顔を知ること、仕事の相談をしやすくすること、一緒に働いた相手へ感謝を伝えることでは、必要な企画が違います。懇親会の後に、社員同士がどのような関係になってほしいかを考えます。
例えば、大分の拠点と福岡の管理部門が日々連絡を取っているなら、相手がどんな仕事の流れで対応しているかを知る時間にできます。仕事の困りごとを議論する会議にする必要はありませんが、相手の立場が分かる話題があると、その後の連絡にも役立ちます。
一方、新しく加わった社員を迎える目的なら、専門的な仕事の話ばかりでは入りづらくなります。所属や普段の仕事を短く紹介し、共通点を見つけられる話題から始めます。誰にとって参加しやすい場にするかを、最初に決めておきたいところです。
宴会場は、座れる人数と動ける余裕で選ぶ
ホテル日航大分オアシスタワーは、大小の宴会場を案内しています。懇親会の人数と食事の形式を伝え、希望する配置を相談します。会場の収容人数だけでなく、席を離れて挨拶する余裕があるかも確認します。
丸いテーブルを囲む場合、人数を多く入れると隣同士の距離は近くなりますが、卓全体で話すには声が届きにくいことがあります。どのくらいの人数で一つの会話をしてほしいかも考えます。全員に話す場面を設けるなら、長くなりすぎない進め方が必要です。
立食の形式は移動しやすい一方、食事を持ちながら立ち続けることが負担になる人もいます。着席できる場所や、料理を取りやすい配置を相談します。自由に動けることだけを、交流しやすさの基準にしないことが大切です。
会場へは、舞台上の企画がどれくらいあるかも伝えます。映像や短い発表を見る時間があるなら、画面へ背を向ける席の扱いを考えます。食事と会話が中心なら、それらを妨げない設備の使い方を選びます。
拠点を混ぜるときは、一人だけ孤立する席を避ける
交流を促すために、全員を知らない人同士にする必要はありません。初対面ばかりで緊張する社員もいます。普段の関係と新しい出会いを両方考え、話のきっかけをつくれる人がいる配置にする方法があります。
例えば、同じ業務に関わる別拠点の社員を混ぜると、共通の話題が見つかりやすくなります。ただし、役職の高い人だけが話す場にならないようにします。立場が違っても、一人ずつ短く話せる問いを用意すると参加しやすくなります。
社員数が少ない拠点の人を、大人数の同じ部署の中へ一人だけ入れる場合は注意します。周囲が普段の話を始めると、その人が会話へ入れません。席を決める担当は、組織図の均等さだけでなく、実際の会話を想像してみてください。
席次を作った後に出欠が変わることもあります。空いた席へ機械的に人を移すのではなく、卓の人数や関係が大きく変わっていないかを見ます。席の変更は、料理や名札の準備にも関わるため、担当者同士で共有します。
最初の話題は、答えやすく仕事にもつながるものにする
「自由に自己紹介してください」と言われると、どこまで話せばよいか迷う人もいます。所属と名前に加え、一つだけ話題を示す方法があります。例えば、「普段、他部署からどんな相談を受けるか」なら、仕事を知らない相手にも説明できます。
問いは、正解を求めるものや、個人の事情を深く聞くものにしない方が参加しやすくなります。話したくないことを無理に話さなくてよい余地を残します。短い答えでも会話が始まる問いを選びましょう。
仕事の話題だけで堅くなる場合は、当日の会場や食事など、その場で共有している体験から話す方法もあります。無理に面白い話を求める必要はありません。相手へ一つ質問できれば、その後の会話は広がることがあります。
司会は、話題を出したら社員同士の時間を残します。話し始めた直後に次の説明を入れると、会話が途切れます。会場の様子を見ながら、声をかける時間と自由に話す時間を分けます。
席替えは、回数より目的を重視する
多くの人と会ってほしいからと、席替えを何度も行うと、料理を食べる時間や深く話す時間が減ることがあります。人数が多い場合でも、全員と話すことを一回の懇親会で目指す必要はありません。
席替えをするなら、次の席で何を話すかを考えます。最初は仕事を知り、次は共通する課題や工夫を話すなど、内容がつながると移動の意味が生まれます。同じ自己紹介を繰り返すだけにならないようにします。
料理の提供中に大きく人が動く場合は、ホテル担当へ相談します。移動する社員とサービスの動きが重なると、双方が通りづらくなります。席替えの予定は、当日司会の判断だけで増やさず、事前に進行へ入れておきます。
移動が難しい人がいる場合は、本人が動かず、他の人が訪れる方法も考えられます。同じ方法で参加することにこだわらず、目的である会話ができる形を選びます。
ゲームを入れるなら、会話の助けになる企画を選ぶ
懇親会にゲームがあると、声をかけるきっかけになることがあります。ただし、ルールの説明が長かったり、一部の社員しか分からない内容だったりすると、交流から離れてしまいます。参加者の仕事や関係に合わせて選びます。
例えば、会社の仕事に関する写真を見て、どの部署の物かを相談する企画なら、答えを知っている社員が説明役になります。正解を競うだけでなく、その物がどんな仕事に使われるかを短く紹介すると、他部署を知る時間になります。
専門知識がある人だけが活躍する構成にしないことも大切です。初めて見る社員が質問したり、推測したりできる余地を残します。勝敗が強すぎると会話が指示や相談だけになるため、今回の目的に合う温度感を考えます。
料理と飲み物は、参加条件の違いを受け止める
懇親会では、飲酒する人もしない人も同じように過ごせることが大切です。飲めるかどうかを交流の条件にしないよう、案内や司会の言葉にも気を配ります。車で来る社員には、帰り方を事前に確認します。
食事について配慮が必要な場合は、申込時に相談できる窓口を設けます。対応できる内容を施設へ確認し、本人へ確実な案内を行います。希望を聞いただけで、すべて対応できると約束しないようにします。
料理を楽しむ時間は、企画の合間ではなく、懇親会の大切な内容です。壇上へ注目する場面を詰め込みすぎず、社員が食事をしながら話せる余裕を確保します。ホテルのサービスと進行を合わせることで、落ち着いて過ごしやすくなります。
名札は、会話中に読める大きさを考える
拠点が違う社員同士では、名前と所属が分かるだけでも声をかけやすくなります。名札へ情報を詰め込みすぎず、会話する距離で読めることを優先します。正式な部署名が長いなら、社内で伝わる表記を確認して使います。
役職を大きく出すか、仕事内容を添えるかも目的に合わせて考えます。肩書を知ることが必要な場面もありますが、今回知ってほしいのが仕事の内容なら、「受発注を担当」など、関わりが分かる説明が役立つこともあります。掲載する内容は本人へ確認します。
名札を受け取る受付で、席の場所も案内します。自分の卓が分からないまま会場へ入ると、知っている人の近くへ集まりやすくなります。交流を意図して席を決めたなら、迷わず着けるところまで準備します。
盛り上げる役を、特定の社員へ任せきりにしない
話すのが得意な社員へ各卓を任せたくなることがあります。しかし、その人も参加者です。ずっと会話を回す役割を求めると、食事や自分の交流を楽しみにくくなります。お願いする場合は、最初の紹介だけなど、範囲を具体的に伝えます。
進行役が必要な企画なら、全体の司会や外部スタッフが支える方法もあります。社員へ無理に場を盛り上げてもらうより、答えやすい問いや説明の短い企画を用意することが先です。静かに話す卓もあることを認め、声の大きさだけで交流を評価しないようにします。
帰りの時刻が違う社員への配慮も進行に含める
九州の別拠点へ日帰りする社員がいる場合、退出が必要な時刻を聞きます。大切な挨拶や全員への連絡は、その前に行います。途中で帰る人が気まずくならないよう、公式の区切りをつくる方法もあります。
閉会後に荷物を受け取る場所や、送迎の乗車場所も案内します。帰りの予定を気にしながら会話する状態では、落ち着いて参加できません。終了時刻を守ることも、交流の場への安心につながります。
運営担当者にも、片付け後の帰路を確認します。参加者の送迎が出発した後に作業が残るなら、別の移動手段が必要です。担当者だけが帰りを心配することのないよう、撤去の担当を決め、作業の時間を確保します。無理なく終えられる計画にすることが、次の開催にもつながります。
大分での交流を、その後の仕事へつなげる
終了後に感想を聞くなら、「楽しかったか」だけでなく、初めて話した相手や、知ることができた仕事を聞く方法があります。交流の目的に対して何が起きたかが分かれば、次回の席や企画を考える材料になります。
ホテル日航大分オアシスタワーでの社内懇親会を検討する際は、どの拠点や部署の間に会話を増やしたいかをGROWSへお聞かせください。席の配置と当日の進行を一緒に考え、九州の社員が互いの仕事を知る時間をつくっていきます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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