社員総会の最後に質問の時間を設けても、手が挙がらない。終了後には部署の中で疑問が出ている。社員に聞きたいことがないとは限りません。大勢の前で発言することや、その場で質問をまとめることが難しい人もいます。
GROWSの島田です。九州に複数の拠点がある企業では、本社から離れた現場の疑問をどう集めるかも、社員総会の準備です。事前質問の募集から内容の整理、登壇者への共有までを解説します。集まった質問を読み上げるだけでなく、社員が理解を深められる議題へつなげていきましょう。
募集する前に、質問をどう使うか決める
「何でも質問してください」と募集すると、社員はどこまで聞いてよいか迷います。会社の方針、日々の業務、個別の相談など、幅広い内容が届く可能性もあります。まずは、今回の社員総会で扱うテーマと、質問の使い方を決めます。
例えば、来期の方針について疑問を集め、説明の内容と質疑応答に反映するなら、そのように伝えます。全ての質問を当日読み上げるのか、共通する内容をまとめて回答するのかも示します。募集時の説明と当日の扱いが違うと、聞いても意味がなかったと思われかねません。
個人の事情や個別案件の相談は、全社員の前で扱うことが適切でない場合があります。内容に応じて別の窓口へつなぐことも、あらかじめ決めておきます。質問を集める担当者だけで抱えず、社内で確認する相手と役割をそろえることが最初の準備です。
質問が出ない理由を、意欲だけで判断しない
募集しても回答が少ないと、社員の関心が低いと感じるかもしれません。ただ、何を聞けばよいか分からない、上司にどう受け取られるか気になる、入力する時間がないなど、理由はさまざまです。質問数だけを見て判断する前に、答える条件を確認します。
方針の詳しい説明をまだ聞いていない社員へ、方針について質問してくださいと言っても、考えにくいことがあります。その場合は、先に短い概要を伝えるか、仕事を進めるうえで知りたいことを聞く方法があります。質問を作れるだけの情報があるかを見直します。
現場でパソコンを使う機会が少ない部署には、日常的に確認できる案内の方法を相談します。フォームを一度送って終わりにせず、募集を知り、内容を考え、回答できる流れがあるかを見ます。参加する手間を減らすことも、意見を聞く姿勢の一部です。
広すぎる問いを、仕事の場面へ近づける
「会社に聞きたいこと」という問いは自由ですが、範囲が広く、書き始めにくいことがあります。今回の目的に合わせて、「来期の方針を自分の仕事で進めるとき、確認したいことは何ですか」と聞くと、具体的な場面を思い浮かべやすくなります。
例えば、拠点同士の連携をテーマにするなら、他拠点へ相談するときに迷うことや、役割が分かりにくい場面を聞く方法があります。抽象的な賛成・反対を求めるより、どこで困るのかが見える問いにします。回答する人も、自分の経験から考えられます。
ただし、誘導するような聞き方にはしないようにします。「新しい方針のよいところは何ですか」だけでは、不安や疑問を書きにくくなります。期待することと確認したいことを別々に聞くなど、前向きな意見だけを集める形になっていないかを確かめます。
匿名にする場合は、見える情報を明確にする
匿名なら質問しやすくなる人もいますが、名前の欄をなくすだけでは十分とは限りません。誰が回答内容を見るのか、部署名を取るのか、当日にどのように紹介するのかを説明します。社員が安心して使えるかは、運用の分かりやすさにも左右されます。
少人数の部署では、具体的な出来事から本人が分かる場合もあります。質問を画面へ映す前に、個人や取引先を特定する情報が含まれていないかを確認します。そのまま紹介できない場合は、趣旨を残して表現を整える方法を検討します。
記名で受け付ける場合にも、当日の氏名紹介を当然の前提にしないようにします。確認のために名前を集めることと、公の場で名前を出すことは違います。どの情報を何のために使うかを決め、募集文と実際の運営を一致させます。
集まった質問は、答えたい内容で選ばない
質問を整理するとき、答えやすいものや会社の説明に合うものだけを残すと、現場が知りたかったことが消えてしまいます。まずは質問の趣旨を読み、テーマごとに分けます。言葉が強い場合も、その奥にある確認事項を丁寧に見ます。
例えば、「本社は現場のことを分かっているのか」という質問なら、具体的にどの判断や情報共有への疑問なのかを読み取ります。必要に応じて確認できる仕組みがあれば、背景を聞きます。単に穏やかな文章へ直して、問題そのものを薄めないことが大切です。
僕は、質問の整理は会社に都合のよい形へ直す作業ではないと思っています。社員が知りたい点を、登壇者が答えられる問いにする作業です。元の質問と整理した質問を並べ、聞きたいことがずれていないかを確認します。
似た質問をまとめても、違いは残す
同じテーマの質問が多い場合は、まとめて扱うと時間を使いやすくなります。ただし、言葉が似ていても、知りたいことが同じとは限りません。制度の目的を聞く質問と、現場での運用を聞く質問を、一つの説明で済ませないようにします。
例えば、拠点間の協力について「なぜ必要なのか」と「誰に相談すればよいか」が届いた場合、前者は方針、後者は具体的な行動への疑問です。登壇者には両方が届いていることを伝え、回答も二つの観点を含めます。まとめることで、かえって分かりやすくできます。
整理表には、元の質問、要約した問い、関連するテーマ、回答を確認する担当を残します。件数が多いテーマは関心の高さを考える材料になりますが、一件だけの質問にも大切な課題が含まれることがあります。数だけで採否を決めないようにします。
事前質問を、当日の説明にも反映する
全てを最後の質疑応答へ回すと説明の途中で同じ疑問を持ったまま聞くことになります。社員が分かりにくいと感じている点は、本編の説明へ組み込む方法があります。事前に集めたからこそ、話す順番を変えられます。
例えば、新しい方針の対象が分からないという質問が多いなら、方針の説明の最初に対象と範囲を示します。その後で具体策を話す方が、社員も自分の仕事に関係する内容として聞けます。質問への答えを、本編の理解を助ける材料にします。
当日は、「事前にこの点について質問をいただいたので、ここで説明します」と短く触れることもできます。質問が反映されたことが分かれば、社員は募集の意味を感じやすくなります。何も伝えず原稿へ吸収してしまうより、つながりを見せることが大切です。
登壇者へは、背景と答える範囲を共有する
登壇者へ質問の一覧だけを渡すと、どの程度詳しく答えるべきか判断しにくい場合があります。どのような背景の質問か、既に本編で説明する内容は何か、回答に使える時間はどれくらいかを合わせて共有します。司会者も同じ情報を持つようにします。
回答は、結論、理由、仕事への影響という順番で考えると整理しやすくなります。例えば、方針の変更があるなら、何が変わるかを先に伝え、その理由と、社員が次に確認することを説明します。背景だけを長く話して、答えが見えなくならないようにします。
まだ決まっていないことは、決まっていないと伝える準備も必要です。そのうえで、検討している範囲や、次に案内できる見通しを確認します。その場を収めるために曖昧な約束をするより、現時点で言えることを整理しておく方が、社員も状況を理解できます。
司会者は、社員の立場で回答を聞き直す
事前に回答を用意していても、本番では話が広がり、質問への答えが見えにくくなることがあります。司会者は原稿の順番を守るだけでなく、社員の疑問が解ける説明になっているかを聞きます。必要なときに確認できるよう、登壇者と事前に話しておきます。
例えば、会社の考え方は説明されたものの、現場が何をすればよいかが残った場合は、「担当者は、まず何を確認するとよいでしょうか」と聞き直せます。新しい質問を増やすというより、元の問いの答えを分かりやすくする役割です。社員が聞きたかった点に戻します。
確認の言葉も、相手を責める形にする必要はありません。「今のお話は、全拠点が対象という理解でよいでしょうか」など、聞き手の理解を確かめる言い方があります。登壇者が答える範囲を知ったうえで進行すると、曖昧さを残さずに次へ進めます。
リハーサルでは、一問だけでも実際にやり取りしてみます。質問文を読んだ長さと、回答を聞いて理解する時間は別です。答えが長くなるなら、問いを分ける、本編で先に説明するなど、構成の側を直す方法も検討します。
司会者の役割を単なる読み上げにしないことで、事前質問が対話のきっかけになります。社員がその場で手を挙げなくても、自分たちの疑問が会場で扱われていると分かる時間を目指します。
募集から原稿確定までの時間を確保する
質問の締切りを総会の直前にすると、内容の整理や社内確認が間に合わなくなります。募集期間だけでなく、分類、回答の確認、司会原稿への反映、登壇者との打合せまでを逆算します。必要な日数は、質問数や確認する部署によって変わります。
担当者は、誰の確認で回答を確定するかを早めに決めます。複数部署に関わる質問ほど、確認が止まる場所を作らないことが大切です。原稿を整える担当と、回答内容を判断する担当を分けておくと、言い回しの修正と社内判断を進めやすくなります。
GROWSでは、九州の社員総会について、事前質問を踏まえた構成や司会進行の準備をご相談いただけます。社員が何を知りたいかを出発点に、会社の言葉が伝わる流れを考えます。質問募集を始める前の段階から、総会の目的と現在の課題をお聞かせください。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
GROWS代表メッセージ ↗
