社員総会で質問を集めたものの、時間が足りずに一部しか答えられなかった。そのまま終わると、質問した社員は、自分の声が届いたのか分からなくなります。すべてへその場で答えることより、答えられない質問をどう扱うかまで決めることが大切です。
GROWSの島田です。九州の複数拠点が参加する社員総会では、現場ごとに疑問や関心が違います。この記事では、事前と当日の質問を整理し、会場での回答と後日の確認をつなぐ方法を解説します。
質問を受ける目的と範囲を伝える
方針への疑問を聞きたいのか、現場の課題を知りたいのかによって、質問の集め方は変わります。「何でも質問してください」だけでは、個別の手続きや本人しか関係しない相談も集まることがあります。今回扱いたい内容を示します。
範囲を決めることは、聞きたくない質問を避けるためではありません。全員の前で扱う内容と、個別に確認する内容を分けるためです。個人に関わる相談などは、適切な社内窓口へつなぐ方法を案内します。
当日にすべて答えられない場合があることも、最初に伝えます。そのうえで、残った質問をどう扱い、どこで回答を確認できるかを示します。質問を受け付けることと、回答までの流れを用意することを一緒に考えます。
事前質問で、共通する疑問を把握する
事前に質問を集めると、回答者が必要な情報を確認できます。新しい方針や制度の説明では、事実を確かめて答える時間が必要な場合があります。社員が気になっている論点を知ることで、当日の説明も調整できます。
似た質問が複数ある場合は、共通する内容としてまとめます。ただし、違う事情を一つに丸めてしまわないようにします。どこが同じで、どこが拠点によって違うかを見ます。
質問を短く書き直す際は、意味を変えないことが大切です。強い表現を穏やかに整える場合も、疑問の中心を消してしまわないようにします。回答しやすい問いへ都合よく変えると、質問した人の納得から離れます。
当日の質問を受け取る担当を置く
会場で挙手を受ける場合も、投稿で集める場合も、質問を整理する担当が必要です。司会が進行しながらすべてを確認するのは難しいことがあります。受け取り、まとめ、司会へ渡す役割を分けます。
オンライン参加がある場合は、遠隔の投稿も同じように扱います。会場の挙手だけが優先され、画面からの質問が残り続ける状態を避けます。参加方法によって質問の届き方が違うことを、運営側が意識します。
質問の投稿先は見つけやすく案内します。最初に一度だけ示すより、質疑の時間にも画面へ出すと参加しやすくなります。操作が難しい人向けに、別の伝え方を用意できるかも考えます。
その場で答える質問を、基準に沿って選ぶ
限られた時間では、すべてを同じ順番で扱えない場合があります。多くの社員に関係すること、当日の説明を理解するために必要なことなど、選ぶ基準を主催者と決めます。
特定の拠点だけの詳しい相談は、後で個別に確認する方が適切な場合があります。一方、同じ課題が他拠点にもあるなら、全体で扱う意味があります。質問の数だけでなく、内容の広がりを見ます。
難しい質問だから後回しにする運用にはしないようにします。その場で答えられない理由が、確認のためなのか、個別に扱うためなのかを区別します。残す場合も、どのように対応するかを伝えます。
回答者へは、質問の背景も渡す
短い質問文だけでは、何に困っているかが伝わらない場合があります。事前質問なら、必要に応じて背景を確認します。本人が何を知りたいかが分かれば、一般論だけの回答になりにくくなります。
当日の質問も、意味が曖昧なら司会が短く確認します。推測して答えを始めるより、問いの中心をそろえる方が分かりやすくなります。ただし、公開の場で個人の事情を詳しく聞き出す必要はありません。
回答者が複数いる場合は、誰が答えるかを決めます。経営の考え方と実務の手続きでは適した人が違うことがあります。司会が迷わず渡せるよう、事前に役割を共有します。
分からないことは、確認すると明確に伝える
その場で事実を確認できない場合は、無理に答えを作らないことが大切です。「確認して回答します」と伝え、何を確かめるかを整理します。曖昧な説明で終えるより、次の対応が分かる方が信頼につながります。
回答する時期が決められる場合は、目安を伝えます。まだ判断できない内容なら、結論の期限を約束するのではなく、状況をいつ共有するかを決めます。約束できることとできないことを分けます。
司会は、持ち帰る質問を短く言い直します。質問した人と回答者が同じ内容を確認できるようにするためです。会場の雰囲気を保つために、曖昧なまま次へ進めないようにします。
未回答の質問は、担当と次の動きを決める
総会後に質問の一覧を保存しただけでは、回答は進みません。誰が確認し、誰が返答をまとめるかを決めます。関係する部署へ渡す際は、質問の意味と回答先が分かるようにします。
複数の部署に関わる質問では、全体をまとめる担当を置きます。それぞれが一部だけ答えると、社員が知りたい全体像が見えない場合があります。回答を出す前に、内容がつながっているかを確認します。
すでに答えた質問と確認中の質問を分けて管理します。回答が重複したり、一部だけ抜けたりしないようにします。質問の数が多い場合も、状態が分かれば次にすることを判断できます。
後日の回答は、質問と並べて共有する
回答だけを掲載すると、何についての説明か分かりにくくなります。質問の要点と回答を組み合わせ、必要な背景を添えます。会場で聞けなかった社員にも理解できる内容に整えます。
個人が特定される情報は、共有する必要があるかを確認します。全体に関係する内容へ整理し、個別の相談は本人へ返すなど、公開範囲を分けます。匿名で集めた質問も、内容から分かる場合があることに配慮します。
回答を出したことは、各拠点へ同じ方法で知らせます。社内のどこかに置くだけでは、質問した人が気づかないことがあります。確認する場所と、追加で疑問がある場合の窓口を伝えます。
質問する人を評価する時間にしない
社員が疑問を出したとき、質問の仕方をその場で評価したり、理解不足だと受け取られる返し方をしたりすると、次の声が出にくくなります。司会はまず問いを受け止め、何を確認したいかを整理します。
回答者へも、短く結論を示してから理由を説明するなど、分かりやすい答え方を相談します。長い一般論が続くと、本人が知りたかった点が残る場合があります。最後に質問の中心へ戻り、答えになっているかを確かめます。
意見と質問が混ざっている場合もあります。そのときは、意見として受け取る部分と、回答が必要な部分を分けます。反論するために急いで答えるのではなく、社員が何を伝えたかったかを理解することが大切です。
匿名と記名の扱いを先に決める
匿名の方が出しやすい質問もありますが、背景を追加で確認しにくい場合があります。記名で受けるなら、名前を会場で出すかどうかを説明します。投稿者が想定していない形で紹介されないようにします。
社内の運用に合わせて、名前は担当者だけが確認するなどの方法も考えられます。どの方法でも、情報を扱う範囲を明確にします。匿名だから内容をそのまま全体へ出してよいとは考えず、個人や取引先に関わる情報がないかを確認します。
質疑の時間を、説明の残り時間にしない
説明が延びるたびに質疑を削ると、社員は質問しても扱われないと感じることがあります。対話を目的に含めるなら、最初から必要な時間を確保します。事前に多い質問が分かっている場合は、説明の中で答える方法もあります。
質疑の終わりには、ここまでの回答と、後日扱う内容を短く案内します。時間が来たから突然打ち切るより、残る質問の扱いが分かる方が、参加者も納得しやすくなります。すべてを急いで読み上げることを目標にしないようにします。
拠点の管理職へ、同じ回答を渡す
総会後、社員が自分の上司へ質問し直すことがあります。拠点ごとに違う説明にならないよう、共有した回答を管理職も確認できる状態にします。まだ決まっていないことは、決まっていないとそろえて伝えます。
拠点の事情に合わせた補足が必要な場合は、全社共通の回答と分けます。会社の方針と、現地での具体的な運用が混ざると、別の拠点へ誤って伝わることがあります。何が共通で、何を個別に確認するかを明確にします。
回答を共有した後に、同じ疑問が繰り返し出る場合は、社員が読んでいないと決めつけず、説明の分かりやすさを見直します。言葉が抽象的だったり、自分の仕事でどうなるかが分からなかったりする可能性があります。具体例を補う、関連する手続きへの案内を添えるなど、理解を助ける方法を考えます。質問が減ったことだけで成功と判断せず、必要な情報が届いたかを見ることが大切です。聞き直せる窓口があることで、総会後も確認を続けやすくなります。回答を出した後の声にも目を向けましょう。
当日の回答も、後から読める形に整える
会場での話し言葉は、そのまま文章にすると分かりにくい場合があります。意味を変えずに整理し、事実や数値を確認します。発言した人へ必要な確認をしてから共有します。
回答後に状況が変わる場合は、更新した日や変更点が分かるようにします。古い回答を読んだ社員が、現在も同じ条件だと受け取らないためです。すぐ結論が出ない論点は、検討中であることも情報として伝えます。
九州の社員総会Q&Aは、その場で答える時間だけで完結しません。残った疑問を確認し、拠点へ返すところまでが対話です。GROWSへ相談する際は、扱いたい方針や質問の集め方を共有してください。回答の流れを先に作ることで、社員の声を受け止める進行を考えやすくなります。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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