職場を離れて社員同士が話す時間をつくりたいとき、宿泊を伴う社内イベントが候補になります。日帰りでは慌ただしい議論や交流に時間を使える一方、社員によって泊まれる条件は違います。全員に同じ参加方法を求める前に、何のための宿泊なのかを考えることが大切です。
GROWSの島田です。今回は、唐津など九州で宿泊型の社内イベントを企画する際の考え方を解説します。研修、懇親会、宿泊の参加を分け、集まる目的と社員の事情を両方踏まえた計画をつくっていきましょう。
宿泊しなければできないことを、先に考える
宿泊型にする理由が、「たまには泊まりで集まりたい」だけでは、社員へ説明しづらい場合があります。集中して議論する時間を確保したい、別拠点の社員と話す余裕をつくりたいなど、目的を具体的にします。
そのうえで、日帰りの案と比べます。必要な内容が一日で収まるなら、宿泊を必須にしない方法もあります。泊まること自体が目的になると、企画を増やして時間を埋めることになりがちです。仕事へどんな意味を持たせたいかを基準に考えます。
例えば、九州の拠点責任者が新しい取り組みを検討するなら、一日目に課題を整理し、二日目に案を具体化する構成があります。ただし、夜の時間まで議論を続ける前提にはせず、休む時間を含めて設計します。
研修、食事、宿泊を一つの出欠にしない
申込で「参加・不参加」だけを聞くと、研修には出られるが泊まれない社員の希望が分かりません。研修、懇親会、宿泊をそれぞれ確認します。会社として参加が必要な時間と、任意の時間も分けて説明します。
社員が泊まれない理由を、広く共有する必要はありません。必要な対応を相談できる窓口を設け、本人が参加できる範囲を伝えられるようにします。事情を詳しく話さなければ選べない形にしないことが大切です。
宿泊しない社員が、重要な説明を聞けない構成になっていないかも確認します。会社の決定や全員へ伝える内容は、参加が必要な研修の時間内に置きます。夜の会話で出た話を、出席していない人も知っている前提で進めないようにします。
会場と宿泊先は、移動を含めて選ぶ
研修と宿泊が同じ施設でできる場合は、移動を少なくできます。一方、別の会場を使う場合は、必要な部屋や設備を選びやすいこともあります。どちらがよいかは、研修の内容と参加者の行程で考えます。
例えば、グループ討議の部屋が必要なら、宿泊施設の宴会場だけで希望の配置ができるかを確認します。大きな部屋を区切る場合も、隣の声が気にならないかを相談します。泊まれることと、考えやすい環境であることは別の確認です。
別会場へ移動するなら、荷物をどこに置くかを決めます。到着後すぐ研修へ向かうのか、宿へ預けるのかによって案内が変わります。宿泊先の手続きの時間を確認し、社員が荷物を持って待つ状態を減らします。
唐津などへ九州の別拠点から集まる場合も、出発地によって移動の条件は違います。地名だけで参加しやすいと判断せず、各拠点が何時に出て、何時に帰るかを確認します。行程と会場の使い方を一緒に決めます。
部屋割りや費用の説明は、申込前に整理する
宿泊に関する条件が曖昧だと、社員は申し込むか判断しづらくなります。会社が何を手配し、どの範囲を負担するかを、社内の方針に沿って確認します。個人的な延泊などをどう扱うかも、イベントの予定と分けます。
部屋の利用方法については、社員の希望を聞ける形にします。主催者が都合だけで決めず、相談先を示します。対応できる範囲は施設の条件によって違うため、確認する前に約束しないことが必要です。
人数の変更があった場合は、研修の席、食事、客室をそれぞれ見直します。一つの名簿を更新しただけで、すべての手配が変わったと思わないようにします。施設へ伝える窓口を整理し、最新の情報をそろえます。
一日目は、情報を詰めるより対話の余裕をつくる
せっかく集まるからと、講義や発表を一日中並べると、社員同士が話す時間がなくなります。事前に読める資料は共有し、会場では質問や議論に時間を使う方法があります。移動して集まる意味を、内容へ反映します。
グループで話すなら、問いを具体的にします。「今後の会社について」だけでは範囲が広すぎます。「拠点間で仕事を引き継ぐときに困ること」など、社員が場面を思い出せる問いから始めます。
参加者の立場が違う場合は、すぐに解決策を求めず、現状を聞く時間を設けます。別の拠点の事情が分かると、簡単にできるはずだという思い込みに気づくことがあります。相手の仕事を理解することも、宿泊型イベントの成果になります。
懇親会は、研修の続きだけにしない
夜の食事は、日中と違う会話をする時間にできます。ずっと課題を考え続けるのではなく、普段の仕事や人柄を知る話題を残します。長い追加発表を入れると、参加者は一日中聞く役割になってしまいます。
席を混ぜる場合は、初対面ばかりで話しづらくならないよう工夫します。日中に同じテーマを考えた人を一部含めるなど、会話の入口をつくる方法があります。司会が短い問いを出した後は、社員同士の時間を確保します。
飲酒するかどうかや、最後まで残るかどうかを、交流への意欲と結びつけないことも大切です。食事の終了と、その後の任意の時間を明確にします。休みたい社員が自然に離れられる区切りをつくります。
二日目は、持ち帰る行動を具体化する
二日目に行うのは、一日目の感想を長く繰り返すことだけではありません。出た意見を基に、職場で何を試すかを考えます。誰と何を確認するか、どの仕事で使うかまで整理すると、行動へつながりやすくなります。
すぐに実行できない案があっても、確認すべき条件を残せば構いません。承認や別部署との調整が必要なことを、会場の雰囲気だけで実施すると約束しないようにします。できることと、検討することを分けます。
朝の開始時刻は、朝食や荷物の整理、宿泊の手続きを含めて決めます。前夜を長く予定しながら、早い時刻から集中を求める構成は見直します。休息も、考えるために必要な時間です。
日帰りの参加者へ、情報の差を残さない
宿泊しない社員がいる場合は、翌日に共有する内容をどう届けるかを考えます。重要な決定があるなら、参加方法を事前に相談します。後から資料を送れば十分と決めず、意見を出す機会が必要かも見ます。
夜の会話で新しい案が出た場合は、翌日の正式な場で共有します。その場にいた人だけが背景を知っている状態を減らします。任意の時間に参加しなかった社員が、議論についていけなくならないようにします。
終了後の報告も、決まったことと検討中のことを区別します。参加していない上司や同僚が読んでも、次に何をするかが分かる内容にします。宿泊の有無ではなく、仕事に必要な情報が届くことを大切にします。
運営担当が夜まで働き続ける計画にしない
宿泊型では、担当者が研修、食事、客室の案内を続けて担うことがあります。参加者が休んでいる間に翌日の資料を作る予定では、担当者の負担が大きくなります。どこまでを当日まとめるかを絞り、役割を分けます。
例えば、各グループが最後に要点を記録する形式にすれば、担当者が議論を一から整理し直す作業を減らせます。翌朝に必要な資料も、空欄を埋めれば使える形を事前に用意する方法があります。内容を決めつけず、作業の負担だけを軽くする工夫です。
施設への連絡を受ける担当も、交代や休む時間を考えます。すべての問い合わせが一人へ集まると、研修へ参加できません。参加者には、研修の質問と宿泊の質問をどこへ伝えるかを分かるようにします。
予算は、宿泊費だけで比べない
会場を比較する際は、客室、会議室、食事、移動、機材、運営の手配を含めて見ます。宿泊費が低くても、研修会場までの移動や設備の追加が必要なら、全体の金額は変わります。条件をそろえて確認します。
予算を調整する場合は、目的へ戻ります。議論が中心なのに考える時間を削る、休息が必要なのに行程を詰める、といった調整は避けたいところです。記念品や装飾などの優先順位と、実施に必要な準備を分けて考えます。
人数が変わったときの扱いも、手配先へ確認します。参加者へ回答をお願いする時期と、予約内容を確定する時期を合わせます。社内の返答を待ち続け、直前に大きな変更をすることにならないよう計画します。
帰りの行程まで、参加者へ説明する
二日目の終了後、社員がどこから帰るかも確認します。各自で移動する人と、送迎を使う人がいるなら案内を分けます。荷物の受け取りや乗車の時間を見込み、研修の終了と出発を同じ時刻にしないようにします。
会社の企画として観光などを入れる場合は、その参加条件も分けて伝えます。研修の後に任意で過ごす時間なのか、全員で行う予定なのかが分からないと、帰りの予約をしづらくなります。社員が判断できる情報をそろえます。
開催後は、研修の内容と行程の負担を別々に聞きます。内容は役立っていても、移動や宿泊の条件が合わなかった人がいるかもしれません。その違いを知ることで、次の開催形式を具体的に検討できます。
宿泊した社員の満足度だけで判断せず、日帰りや欠席を選んだ社員にも、答えられる範囲で意見を聞きます。参加できなかった条件が分かれば、次は開催日程や場所を変えるなど、開催の選択肢を広げられます。
九州で集まる時間を、無理なく仕事へつなげる
宿泊型の社内イベントは、時間を長くするためではなく、普段できない対話や検討を行うために使います。研修、食事、宿泊の条件を分けて考えることで、社員が参加しやすい形を選べます。
GROWSへは、九州で集まって考えたい課題と、参加者の勤務や宿泊の条件をお聞かせください。内容と行程を合わせ、職場へ戻った後の行動につながる社内イベントを考えていきます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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