宿泊研修の予定を立てるとき、一泊二日だから十分な時間があると思ってしまうことがあります。しかし、集合までの移動、部屋への荷物の移動、食事、帰りの出発を入れると、研修に使える時間は意外に限られます。講義を詰める前に、実際に使える時間を確かめることが大切です。
GROWSの島田です。九州各地の社員が集まる宿泊研修では、出発する拠点によって到着時刻や疲れ方も異なります。この記事では、移動を含めて一泊二日の流れを整理し、学ぶ時間と交流する時間を無理なく組み合わせる考え方を解説します。
最初に、研修で扱うことを絞る
宿泊すること自体を目的にすると、空いた時間へ次々と内容を足しやすくなります。まず、今回の研修で何を理解し、何を話し合いたいかを決めます。知識を身に付けるのか、部署間で考え方を共有するのか、新しい方針を検討するのかによって、必要な時間の使い方は変わります。
講義を聞くだけでよい内容なら、事前に資料や動画で学んでもらい、集まった時間を話し合いや実践に使う方法があります。もちろん事前学習を増やしすぎると負担になります。事前に知っておいてほしいことと、当日一緒に考えることを分けるのが狙いです。
研修の終わりに何ができていればよいかを、講師や社内担当とそろえます。結論を出す必要があるのか、共通する課題が見えればよいのか。その違いによって、討議の長さや参加者への問いが変わります。日程を埋めるより先に、到達したい状態を確認しましょう。
移動を差し引いて、研修時間を計算する
一日目は会場を朝から借りても、全員が朝に着けるとは限りません。九州内の移動でも、出発地や利用する交通手段によって予定は変わります。実際の候補日と経路を確認し、遠方の参加者が到着してから受付や休憩を取れる時間を見ます。
二日目も、帰りの交通へ間に合うように出発する必要があります。会場を出る時刻から逆算し、荷物の受け取りや精算に使う時間を引きます。こうして残った時間が、研修の内容を入れられる枠です。施設の利用時間を、そのまま学習時間として扱わないようにします。
例えば、一日目の午後から二日目の昼までを中心にする計画なら、深い討議をどちらの日に置くかを考えます。移動直後に難しい結論を求めるより、最初は目的の共有や短い対話から入り、参加者が落ち着いてから本題へ進む方法があります。
到着直後に、荷物と気持ちを整える
研修会場へ着いた時点で部屋に入れるかは、施設の条件によります。客室へ入れる時刻と研修開始が合わない場合は、荷物を預ける場所を用意します。荷物を足元に置いたまま机を囲む状態では、移動しにくく、研修にも集中しづらくなります。
受付では、部屋や食事の説明を一度に長く伝えるより、すぐ必要な情報を先に案内します。研修会場、荷物の置き場所、休憩場所が分かれば、まず落ち着けます。宿泊に関する細かな案内は、手元で後から確認できる形にします。
開始直後は、今回集まる目的と二日間の流れを共有します。何時まで取り組み、いつ休み、どこで自由な時間があるかが分かると、参加者は見通しを持てます。初対面が多い場合は、いきなり意見を求めず、名前と仕事を短く話すところから始めます。
講義と討議を、同じ長さで並べない
講義を聞く時間と、話し合う時間では進み方が違います。講義は内容を絞れば調整できますが、討議は考える時間や意見を聞く時間が必要です。どちらも同じ枠へ押し込むより、それぞれの目的に合った長さを相談します。
討議には、問いを理解する時間、一人で考える時間、話す時間、まとめる時間があります。最後に発表まで求めるなら、その準備も必要です。「三十分話し合ってください」とだけ伝えるより、時間の使い方を示すと、話がまとまりやすくなります。
一方で、細かく管理しすぎると、良い話が出ても途中で切れてしまいます。全体を進める担当が様子を見て、どこに時間を使うか判断できる余裕を残します。研修の目的に関係する話が深まっているなら、別の説明を短くするなどの調整も考えられます。
交流の時間には、参加しやすい形を選ぶ
宿泊研修には、通常の会議では話しにくいことを落ち着いて話せる良さがあります。ただ、夕食後も全員参加の企画を続ければ、休む時間がなくなります。研修として参加する時間と、自由に過ごす時間を明確にします。
交流を入れるなら、最初の会話を助ける程度のテーマを用意する方法があります。普段の仕事で工夫していることや、他部署へ聞いてみたいことなど、参加者が話せる内容にします。個人的な話や飲酒を前提にせず、誰もが関われる入口を考えます。
部屋割りや食事の配慮は、研修の内容と同じくらい参加者の安心に関わります。相談したいことを事前に伝えられる窓口を用意し、必要な情報を扱う範囲を絞ります。本人の事情を全体へ説明するのではなく、対応に必要な担当者で共有します。
二日目は、前日の内容を短くつなぎ直す
翌朝は、前日の話をすべて説明し直す必要はありません。何を話し、どこがまだ決まっていないかを短く確認します。前日に出た言葉が残っていれば、参加者も考えを戻しやすくなります。討議の内容を見える場所に整理しておくと役立ちます。
朝の開始時刻は、朝食や客室の退出条件と合わせます。食事の直後に急いで荷物をまとめ、そのまま研修へ入る予定では、忘れ物や遅れが出やすくなります。先に荷物を預けてから始めるのか、休憩中に部屋を出るのかを施設と相談します。
研修の最後には、個人やチームが内容を整理する時間を設けます。新しい話を最後まで増やすより、何が自分の仕事に関係するかを考える方が、持ち帰りやすくなります。提出物を作る場合も、見栄えを整える作業が中心にならないよう、必要な内容へ絞ります。
会場は、泊まれること以外も確認する
宿泊施設に会議室がある場合でも、予定する研修に合うとは限りません。机を動かせるか、グループの声が互いに邪魔にならないか、資料を映せるかを確認します。講義と討議で配置を変えるなら、誰がいつ動かすかも相談します。
休憩できる場所が近いか、食事場所への移動にどれくらいかかるかも、進行に影響します。会議室だけを見て選ぶと、移動に思った以上の時間を使うことがあります。客室、研修会場、食事会場を実際の順番でたどって確認しましょう。
施設へ相談するときは、人数と日程だけでなく、どんな使い方をするかを伝えます。声を出して話す、壁面に紙を貼る、映像を流すなど、活動が分かれば利用条件を確認できます。必要な設備が含まれるか、追加手配になるかも見積もりでそろえます。
参加案内には、集合場所に加え、持参するものもまとめます。パソコンを使うなら電源を確保できるか、紙へ書くなら筆記具を用意するかを決めます。研修資料を事前に送る場合は、当日印刷して配るものと各自が持参するものを区別します。準備物が曖昧だと、開始前に借りる物を探す時間が生まれます。また、宿泊の費用と個人で精算する費用を分けて案内すると、チェックアウト時の確認を減らせます。参加者が気にする細かな実務を先に整えることは、研修の内容へ集中してもらうための準備でもあります。施設へ確認した条件は案内にも反映し、社員がそれぞれ違う説明を受けないようにそろえておきます。
拠点を混ぜる場面と、同じ職場で話す場面を分ける
グループ分けは、普段話さない人と交流することだけで決めず、その時間に何を考えるかに合わせます。他拠点の工夫を知る時間は混成のグループ、自分の職場でどう進めるかを話す時間は同じ拠点というように、目的で組み替える方法があります。
ずっと同じグループにする方が運営は簡単ですが、得られる意見が限られることもあります。一方で、何度も席を動かすと移動に時間を使います。組み替える回数は必要な範囲にし、次の席が分かる案内を用意します。机の番号や名札を使えば、進行役が一人ずつ誘導しなくても移動できます。
役職の違いによって話しにくさがある場合は、一人で書く時間を先に置く方法もあります。最初に話した人の意見だけで進まないようにし、それぞれが考えたことを持って会話に入ります。宿泊で距離が近づくことに期待しすぎず、話しやすい順番を作ることが大切です。
研修中に通常業務へ戻る時間も相談する
仕事を離れて参加していても、拠点への連絡が必要な社員はいます。研修の途中で何度も席を外す状況を減らすため、事前に業務の引継ぎを相談してもらいます。必要な連絡を確認できる休憩が分かっていれば、参加者も周囲へ予定を伝えやすくなります。
機密性のある連絡をする場所が必要な場合は、共用の休憩スペースだけで対応できるかを考えます。研修の討議と通常業務が同じ場所で重ならないよう、施設の利用範囲を確認します。全員が同じ条件で仕事を離れられるとは限らないことを、予定作りに含めておきましょう。
予定の変更に備え、削る順番を決める
移動の遅れなどで開始が後ろへずれた場合、休憩をすべて削って追いつこうとするのは無理があります。中心となる討議を残すのか、説明を資料へ置き換えるのかを事前に考えます。何を達成したい研修かが決まっていれば、変更の判断もつけやすくなります。
参加者へは、変更した内容と次の予定を簡潔に伝えます。細かな事情を長く説明するより、いつまで何をするかが分かることが大切です。講師、社内担当、施設の担当が別々に案内しないよう、進行をまとめる人を決めておきます。
九州の宿泊研修イベントでは、移動と宿泊を含めた二日間全体が、参加者の体験になります。学ぶ時間を増やすには、予定を詰めるより、何に集中するかを決めることが先です。GROWSへ相談する際は、研修の目的と出発拠点を共有してください。実際に使える時間から考えると、無理のないプログラムを作りやすくなります。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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