社内イベントの企画書を作ったのに、「なぜこの方法なのか」「ほかの案では駄目なのか」と質問が戻ってくる。写真や演出のイメージを増やしても、承認が進まない。そんなときは、企画の魅力より、判断に必要な情報が足りていないのかもしれません。
GROWSの島田です。九州の複数拠点が参加する社内イベントでは、集まる場所や参加方法によって、社員の負担も費用も変わります。今回は、社内で開催方法を決めるための企画書を、どの順番で書けばよいかを解説します。外部のイベント会社へ渡す依頼書ではなく、社内の意思決定を助ける資料がテーマです。
この企画書で何を決めたいかを先に書く
企画書の冒頭には、今回承認してほしいことを示します。開催そのものなのか、集合開催にすることなのか、会場を予約することなのか。決めたい範囲が曖昧だと、読み手はどこまで判断してよいか分かりません。
例えば、会場の予約前なら、開催方式と予算の上限を相談する段階かもしれません。まだ決まっていない演出の詳細を確定事項のように並べる必要はありません。今回決めることと、承認後に詰めることを分けます。
判断の期限も添えます。会場や手配の条件に関係する期限があるなら、その理由を説明します。ただ急いでほしいと書くより、いつまでに何を決めないと次へ進めないかが分かる方が、社内で調整しやすくなります。
目的は、開催後の状態で説明する
「社員の交流を深める」という目的だけでは、なぜこの企画が必要かを判断しにくい場合があります。普段どんな接点が不足していて、開催後にどうなってほしいかを具体的に書きます。
例えば、九州の営業所同士がメール中心でやり取りしており、担当者の顔が分からないなら、仕事の相談を始めやすくすることが目的になります。そのために少人数で話す時間を設ける、とつながれば、企画の必要性が分かります。
一つのイベントに多くの目的を入れすぎないようにします。表彰、方針共有、交流のすべてを行う場合も、今回は何を最も大切にするかを示します。優先順位が分かると、費用や時間を削る場面でも判断しやすくなります。
参加者の条件を、開催方法へつなげる
人数だけでなく、どの拠点から誰が参加するかを整理します。全員が同じ時間に移動できるのか、業務を残す必要があるのか、遠方からは宿泊が必要になりそうか。現時点で分かる条件を書きます。
未確定の情報は、確定したように扱わず、見込みとして示します。例えば参加人数に幅があるなら、その幅で会場や費用がどう変わるかを説明します。数字を一つに見せるために、根拠の薄い人数へ決め打ちしないことが大切です。
参加条件は、地域名の一覧だけで終えないようにします。九州のどこから来るかが、到着時刻や退出時刻にどう関係するかまで考えます。交通の詳細は別資料へまとめても、開催方法を選ぶ理由に必要な点は本文に残します。
比較する案は、同じ条件で並べる
集合開催とハイブリッド開催を比べるなら、参加人数や実施内容の条件をそろえます。一方だけ懇親会を含み、もう一方は会議だけでは、金額の差を開催方式の差として判断できません。
比較では、費用だけでなく、実現できることと難しいことを書きます。集合すれば対面で話せる時間をつくれますが、移動や会場の条件を考える必要があります。オンラインを含むなら、遠隔の社員がどう発言するかまで企画が必要です。
すべての案を同じようによく見せる必要はありません。今回の目的に照らして、どの案を勧めるかを示します。その理由と、選ばなかった案の扱いが分かると、読み手は判断しやすくなります。
費用は、含まれるものを見えるように
総額だけでは、何にお金がかかるか分かりません。会場、飲食、制作、運営、交通や宿泊など、今回の案に関係する費用を整理します。会社の予算管理の区分に合わせ、見積りに含まれていない費用も分けて示します。
概算の段階なら、何がまだ変わるかを添えます。人数によって変わる費用と、内容が決まると変わる費用を区別すると、承認後に何を確認するかが見えます。安く見せるために未確定の費用を外すことは避けます。
予算を超える場合は、ただ増額を求めるより、何を残して何を調整できるかを示します。目的に関係する部分と、演出上の希望を分けると、削ることで何が変わるかを説明できます。
開催までの段取りは、判断が必要な点を中心に
企画書へ細かな作業をすべて載せると、読む量が増えます。社内で確認が必要な時点を中心に、会場決定、参加者案内、内容の確定、当日の準備という流れを示します。
それぞれの段階で誰が判断するかも分かるようにします。担当者が作業していても、承認する人が未定では止まることがあります。通常業務と並行して準備するなら、社内で必要な協力も書きます。
外部へ依頼する予定がある場合は、任せる範囲を説明します。企画だけなのか、制作や当日の運営まで含むのかで、社内に残る仕事が違います。依頼すればすべて不要になるという書き方は避けます。
不確定なことは、解決方法と一緒に書く
企画書の段階ですべてが決まっている必要はありません。ただ、未定とだけ書くと、進められるか判断しにくくなります。誰に確認し、いつまでに決めるかを添えます。
例えば、遠方拠点の参加人数が未確定なら、拠点責任者へ確認する期限を示します。会場の利用条件が未確認なら、予約前に何を確認するかを書きます。分からないことを隠すより、次の動きが見える方が信頼できる資料になります。
中止や変更の扱いなど、会社として判断が必要な条件も、関係部署や手配先へ確認します。担当者が独自の想定を正式なルールとして書かないようにします。
一枚目に載せる内容を考える具体例
例えば、九州の複数拠点が参加する社員総会の開催方式を決めたいとします。一枚目には、今回の目的、参加予定の範囲、勧める方式、その理由、概算費用、承認してほしい事項をまとめます。詳しい見積りや候補会場の条件は、後ろへ置く方法です。
目的が拠点間の相談を始めやすくすることなら、対面で少人数の交流を設ける理由を書きます。同時に、全員の移動が難しい場合にどう参加の機会を残すかも説明します。よい点だけでなく、解決が必要な点が見えるようにします。
この例では、会場の装飾や映像の細かな内容は、開催方式を決めた後でも詰められます。判断の順序を分けることで、一枚目が細かな希望で埋まるのを防げます。資料の厚さより、今決めることが読み取れるかを確認します。
比較の言葉を、印象だけにしない
「盛り上がる」「一体感が出る」といった言葉だけでは、案の違いが分かりにくいことがあります。何をする時間があるか、誰が参加できるか、どんなやり取りができるかに置き換えて説明します。
例えば、「集合開催は交流しやすい」だけでなく、「部署と拠点を混ぜた卓で、担当する仕事を話す時間を設ける」と書けば、実施する内容が見えます。オンラインを含む案も、「参加しやすい」だけでなく、移動しない社員がどの時間へ参加するかを示します。
効果を必ず実現できるように書かないことも大切です。イベントの後に相談が増えることを目指すなら、開催後にどう確かめるかを考えます。大きな効果を断言するより、目的と実施内容、確認する方法がつながっている方が説明しやすくなります。
読み手が気にする点を先に確認する
承認する人によって、予算、業務への影響、参加者の範囲など、確認したい点は異なります。過去の企画書を参考にする場合も、今回の判断に必要な項目を確認します。前回の形式を埋めること自体を目的にしないようにします。
担当者だけで判断できない社内ルールは、関係部署へ聞きます。交通や勤務の扱いなどを、企画の都合で決めてしまわないことが必要です。確認した内容を基に書けば、承認後に前提が変わることを減らせます。
質問が戻ってきたときは、その答えを追記するだけでなく、最初の説明のどこが足りなかったかを見ます。個別の回答が増えて本文と矛盾しないよう、資料全体を整え直します。
決まったことを、次の資料へ引き継ぐ
承認された企画書は、その後の準備の基準になります。目的、人数の見込み、予算、開催方法が分かるように残します。担当者が変わっても、なぜその案を選んだかが分かることが大切です。
内容を変更する場合は、承認された前提のどこが変わるかを確認します。装飾の色を変えることと、参加方式を変えることでは、判断への影響が違います。再確認が必要な範囲は、会社の進め方に合わせます。
外部の制作会社へ相談するときも、承認された条件と、まだ提案を求めたい部分を分けて伝えます。社内向けの資料をそのまま渡すだけでなく、依頼に必要な情報へ整理すると、話が進みやすくなります。
提出前には、企画を知らない社内の人が一枚目だけを読んでも、今回何を決める資料か分かるかをまず確かめます。細かな資料を読まなければ目的が分からないなら、順番を見直します。逆に、一枚へ詰め込みすぎて文字が小さくなるなら、判断の根拠を後ろへ移します。簡潔にすることは、説明を省いてよいという意味ではありません。結論を先に示し、必要な人が根拠を確かめられる構成にすることです。担当者が口頭で補わなくても、同じ前提で話し合える資料を目指しましょう。
最後に、今回の判断へ戻す
資料の最後には、勧める開催方法と、今回承認してほしいことをもう一度短く示します。説明を読んだ後に、読み手が何へ返答すればよいか分かる状態にします。決定後に進む作業も添えると、次の流れが見えます。
九州の社内イベント企画書は、情報を多く載せることより、目的と参加条件から開催方法を選べることが大切です。GROWSへ企画をご相談いただく際も、社内で迷っている判断をお聞かせください。必要な比較や内容を一緒に整理します。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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