司会の原稿はできているのに、本番で映像が始まらない。中継先が話し始めたとき、会場ではまだ拍手が続いている。社内イベントでは、読む言葉を用意するだけでは、全員の動きはそろいません。誰が何を見て次へ進むかを共有する必要があります。
GROWSの島田です。福岡の会場と九州各地の拠点をつなぐイベントでは、会場内の動きに中継先の準備が加わります。この記事では、進行台本に必要な情報と、会場・映像・音響・中継の合図をそろえる方法を解説します。台本を厚くすることより、担当者が迷わず次の動きを判断できることを目指しましょう。
司会原稿と進行台本は、役割が違う
司会原稿には、司会者が読む言葉を書きます。進行台本には、それに加えて映像、音、照明、人の動き、担当者への合図を記載します。司会の言葉が途切れている間も、舞台や機材の担当は動いています。その時間も分かる資料が必要です。
例えば、「映像をご覧ください」という言葉の後に、誰が再生の合図を出すかを決めます。司会者の言葉を聞いて直接再生するのか、進行担当が別の合図を出すのか。方法が混ざると、一度目の合図で再生した人と、次の指示を待つ人に分かれてしまいます。
僕は、台本は文章を完成させる資料というより、同じ時間を動く人たちの約束だと思っています。読む人だけでなく、実際に動く担当者にも見てもらい、判断に必要な情報があるかを確認します。
時刻と所要時間を分けて書く
進行表には、開始予定時刻と、その場面に使う時間を分けて記載します。本番では前のプログラムが延びることもあるため、時計の時刻だけでは、次の場面をどれくらい進めればよいか分かりにくくなります。
例えば、挨拶が五分の予定なら、登壇と降壇を含めて五分なのか、話す時間だけで五分なのかをそろえます。移動や拍手を別に考えず足していくと、全体の終了が遅れます。画面の切替えや中継の接続確認も、必要な時間として扱います。
時間が延びた場合に調整できる場面も、事前に相談しておきます。全ての内容を同じだけ短くするのではなく、終了時刻、帰路、登壇者の予定を踏まえて判断します。現場で誰が変更を決め、関係者へ伝えるかも確認します。
場面の切替えを、具体的な動作へ分ける
「社長挨拶から映像へ」とだけ書くと、その間に必要な動きが抜けやすくなります。挨拶が終わり、拍手が起き、登壇者が移動し、画面を切り替え、音を出す。それぞれの順番を考え、同時に進めてよい動きと待つ動きを分けます。
舞台上を暗くする場合は、人の移動が終わる前に暗転しないかを会場と確認します。映像の音を出す前に、司会の説明が終わっているかも見ます。担当ごとの作業だけを並べるより、一つの場面として見た方が重なりに気付けます。
台本では、場面ごとに担当する人や部署を記載します。名前だけでなく、映像、音響、舞台誘導など役割が分かると、変更時にも連絡しやすくなります。複数のスタッフがいる場合は、誰が窓口になるかをそろえます。
中継先へ渡すのは、出番の時刻だけでは足りない
中継する拠点には、本番の出番だけでなく、接続して待つ時間、音声を確認する時間、話し始める合図を伝えます。「十五時からお願いします」だけでは、その時刻に接続すればよいのか、話し始めるのかが分かりません。
中継先にも、進行を受け取る担当者を置きます。登壇する人が話しながら会場側の連絡を確認するのは難しい場合があります。拠点の担当者が本人へ合図を伝えるなど、現地で誰が動くかを考えます。
九州の複数拠点を順番につなぐなら、拠点名の呼び方と接続順もそろえます。社内で似た名称を使う拠点がある場合は、画面上の表記と司会の言葉を一致させます。次にどの拠点が出るかを、参加者にも担当者にも分かるようにします。
話し始める合図と、聞こえた返事を確認する
中継では、会場から「お願いします」と言っただけで、相手がすぐ話せるとは限りません。接続先が音声を聞けているか、マイクが使える状態か、話す人が準備できているかを確認します。映像が映っていることと、会話できることは別です。
本番では、司会者が拠点名を呼び、相手の返事を受けてから話を進める方法があります。そのやり取りも台本へ入れます。返事がない場合に、もう一度呼ぶのか、担当者の確認を待つのかを決めておくと、沈黙を慌てて埋めずに済みます。
会場の拍手と相手の話が重ならないよう、短い間を取ることも必要です。遅れの程度は接続環境によって異なるため、本番に近い環境でやり取りします。台本上の秒数だけで判断せず、実際に会話して確認します。
拠点ごとの原稿は、共通部分と個別部分を分ける
複数拠点から発表する場合、全員へ長い共通台本を渡すと、自分の出番が見つけにくくなります。全体の流れを共有したうえで、各拠点が使う部分を分かる形にします。開始前の準備、話し始め、終了後の待機までを含めます。
発表の終わり方も合わせます。各拠点が「以上です」と言って終えるのか、司会者が質問してから締めるのかで、会場側の切替えは変わります。発表者が終わったと思って離席した後に、司会者が問いかけるような行き違いを防ぎます。
終了した拠点が接続を切ってよいかも伝えます。後で全拠点へ呼びかける場面があるなら、接続を維持する必要があります。出番が終わった後の扱いを決めておくことで、再接続を頼む手間を減らせます。
止まったときに進める内容を用意する
中継がうまくつながらない場合、復旧を待ち続けるか、別の内容へ進むかを判断する必要があります。担当者へ確認する時間を取りつつ、その間に何を案内できるかを考えます。司会者一人の即興に任せないようにします。
事前に用意した紹介文や資料があるなら、それを使って拠点の取り組みを伝える方法もあります。ただし、本人の発表と同じ内容を勝手に補って話すのは避けます。使ってよい代替内容を確認し、担当者がすぐ出せる状態にします。
順番を入れ替える可能性がある場合は、次の登壇者や映像の準備ができるかも見ます。台本の行を入れ替えるだけでは、現場の準備は整いません。変更を決める人が、舞台と技術の状況を確認してから、同じ指示を出します。
読み合わせでは、担当者の動きを声に出す
読み合わせで司会原稿だけを読んでいると、機材や人の動きが抜けたまま進むことがあります。映像担当はどの合図で再生するか、中継担当はどのタイミングで相手へ知らせるかを、声に出して確認します。
例えば、司会が「続いて鹿児島の皆さんです」と読んだ後、画面を切り替える担当が動きを説明します。その時点で接続が確認できている必要があるなら、前の場面に準備を追加します。順番をたどることで、隠れていた作業が見えてきます。
現場での確認では、台本どおりに進まなかった箇所を記録します。誰かの注意力だけで補うのではなく、合図の言葉を変える、担当を明確にするなど、仕組みとして直します。次の人が同じ資料を読んでも動ける状態に整えます。
台本の一場面を、実際の順番で書いてみる
例えば、会場の映像を見た後に熊本の拠点から発表する場面を考えます。まず映像の再生中に、中継担当が拠点の準備を確認します。映像が終わったら進行担当がその確認を受け、司会者へ次へ進めることを知らせます。この準備が済む前に呼びかけないようにします。
司会者が拠点名を伝え、画面と音声を切り替えます。相手が返事をしてから発表を始め、終了の言葉を受けて司会者が会場へ戻します。画面をいつ会場へ戻すか、相手の音声をいつ切り替えるかまで、一続きの動きとして書きます。
これを担当者別に読むと、映像担当は再生終了、司会者は呼びかけ、中継担当は接続確認という自分の作業が見えます。同時に、他の人の何が終われば動けるかも分かります。台本には、作業の一覧だけでなく、この前後関係を残すことが必要です。
拠点が準備できていなければ、司会者へ先に知らせ、用意した紹介へ切り替えます。準備完了の合図を受け取っていないのに、時刻だけを見て次へ進まない。その約束を、会場と拠点の両方で共有します。
連絡する言葉は、似た表現を混ぜない
本番中の連絡で「映像、お願いします」と言ったとき、準備の依頼なのか、今すぐ再生する指示なのかが曖昧になることがあります。準備を求める言葉と、実行する合図を分けます。使う言葉は、担当者が普段使い慣れた方法も踏まえて相談します。
専門的な言葉を増やせば伝わるわけではありません。イベント運営に慣れていない社内担当者や各拠点にも、何を意味する合図かを説明します。「準備ができたら返事をする」といった確認の流れまでそろえると、指示が届いたかを判断できます。
また、全員が同じ連絡を聞く必要があるかも考えます。機材調整の細かなやり取りが司会者へ常に届くと、読む言葉に集中しにくくなる場合があります。必要な情報を進行担当がまとめ、担当する人へ伝える方法を検討します。
台本の表記も、連絡で使う言葉と合わせます。資料では「スタート」、口頭では別の表現になっていると、慣れていない人は迷います。リハーサルで分かりにくかった言葉を直し、本番で使う表現を決めておきます。
最新版を一つにして、本番へ持ち込む
修正した台本は、版や更新時刻を付けて共有します。変えた理由も添えると、各拠点が修正の意味を理解できます。紙、画面、各拠点へ送った資料が同じ内容かを確かめます。特に順番と合図を変えた場合は、ファイルを送り直すだけでなく、関係する担当者が変更を理解したかを確認します。
GROWSでは、九州の社内イベントについて、会場と中継拠点をつなぐ進行台本や当日の運営をご相談いただけます。伝えたい内容を、参加者へ途切れず届けるために、言葉と動き、担当者の合図を整理します。開催形式が決まる前から、一緒に全体の流れを考えられます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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