家族を会社へ招くファミリーデイは、社員が普段どんな場所で働いているかを知ってもらう機会です。ただ、社員だけのイベントと同じ感覚で準備すると、家族の申込、子どもの参加条件、当日の連絡など、決めていなかった仕事が後から増えてしまいます。
GROWSの島田です。九州に複数の拠点がある企業では、参加する家族の移動方法や、社員本人が当日働いているかどうかも異なります。今回は、企画のアイデアを並べる前に、申込から当日までの仕事をどう分けるかを解説します。
家族に何を知ってもらいたいかを決める
最初に、家族へ伝えたいことを具体的にします。職場の雰囲気を見てほしいのか、社員の仕事を知ってほしいのか、一緒に楽しい時間を過ごしてほしいのか。目的が分かると、見学、体験、交流のどこへ時間を使うかを考えられます。
例えば、普段の仕事を知ってもらうなら、設備を見るだけでなく、社員が何をしているかを家族向けの言葉で説明する時間が必要です。子どもが参加する場合は、専門用語を減らし、見て分かる例を用意します。説明する担当者の準備も、企画の一部になります。
楽しむことが中心なら、全員が同じ体験をする必要はありません。見学と工作、休憩など、家族が選べる時間をつくる方法もあります。その場合は、移動先が分かる案内や、参加人数を把握する仕組みが必要です。
招待する範囲と申込単位をそろえる
誰を招待するかが曖昧だと、申込の後で個別に判断することになります。社員一人につき何人までか、同伴者の範囲をどう考えるかなど、会社としての条件を決めます。家族の形を一律に想定せず、案内の表現も確認します。
申込は、社員単位なのか、来場する家族のまとまりで受けるのかを決めます。社員本人が運営担当で、家族だけ先に受付へ来る場合もあります。誰の名前で照合するかが分かると、受付の準備が進めやすくなります。
申込後に人数が変わる方法も案内します。メール、フォーム、拠点担当者への連絡が混在すると、最新の人数が分かりにくくなります。変更の窓口をそろえ、いつまでに連絡してほしいかを伝えます。
申込で集める情報を絞る
家族の情報は、運営に必要なものを考えて集めます。人数、体験の対象に関係する年齢区分、連絡先など、使う目的が分かる項目にします。念のためという理由で、詳しい個人情報を増やさないようにします。
年齢を聞くなら、なぜ必要かを案内します。工作の難易度や見学の条件に使うなら、その判断に必要な区分で足りるかを考えます。食事や移動に関する相談は、別の窓口で受ける方法もあります。
集めた情報を誰が確認し、受付や各企画へ何を渡すかも決めます。すべての担当者へ同じ名簿を配るのではなく、その仕事に必要な情報を渡します。保存や削除の扱いは、会社の担当部署と合わせておきます。
申込担当と当日受付をつなぐ
申込を受ける人が当日の受付を担当するとは限りません。その場合は、家族のまとまり、変更の履歴、まだ確認できていないことが分かる形で渡します。受付で初めて個別の事情を知る状態を減らします。
例えば、社員名で申し込んでいるが、家族は別々に到着する場合があります。最初に来た人が受付を済ませた後、残りの人をどう案内するかを決めます。受付済みか未受付かの二択だけでは足りない場合があるためです。
当日申込に対応するかも先に決めます。体験や食事に定員があるなら、その場で受け入れられるとは限りません。受付担当者が独断で約束しないよう、判断する人と連絡方法を共有します。
拠点ごとの連絡役を置くなら、役割を限定する
九州各地の拠点から参加する場合、拠点の担当者が案内を届けると連絡しやすいことがあります。ただし、申込の承認や当日の変更まで全部任せると、拠点によって対応が変わるかもしれません。
連絡役には、案内の共有、未回答者への確認、個別相談の取り次ぎなど、担当する範囲を伝えます。参加条件を変える判断は主催側へ集めるなど、役割を分けます。家族から見て、どこへ聞けばよいかが分かることも大切です。
移動の手配をする場合は、乗車人数とイベントの参加人数を区別します。現地へ直接来る家族がいるなら、移動の名簿だけでは全体を把握できません。到着の確認をどこで行うかまで考えます。
当日の担当を、場所と時間で考える
受付、見学案内、工作、食事、休憩場所など、担当する場所を決めます。同じ人が複数を受け持つ場合は、時間が重なっていないかを見ます。名簿に名前が入っていても、その人が実際に動けなければ役割は埋まっていません。
社員が自分の家族と過ごす時間も考えます。ファミリーデイなのに、運営担当の社員だけが一日中離れたままになることがあります。交代できる担当を置くなど、仕事と家族の時間を両立できる方法を検討します。
困ったときの相談先は一つ分かるようにします。担当場所で解決できないことを、誰へつなぐかが必要です。主催者が会場内を動き回る場合は、連絡が取れる方法も試しておきます。
家族向けの案内は、社員向けと分けて読む
社員には分かる入口や部署名でも、家族には分からないことがあります。案内は初めて訪れる人の視点で読み直します。集合場所、受付の名前、持ち物、終了予定、途中で帰る場合の連絡方法を、分かりやすくまとめます。
細かな注意を一度に詰め込むより、来場前に必要なことと、受付で説明することを分けます。会社の敷地で立ち入れない場所があるなら、当日の表示や案内役も必要です。文章を送っただけで伝わったと考えないようにします。
雨天などで内容が変わる場合は、どこで最新情報を確認するかを知らせます。家族が出発してから連絡が届くことを避けるため、判断の時刻も考えます。拠点担当者だけに知らせて、家族へ届いていない状態を防ぎます。
体験の予約は、申込と混同しない
イベントに参加する申込と、定員のある体験への予約は分けて考えます。来場できても、希望する回へ全員が入れるとは限りません。予約が必要な企画は、その条件を申込時に伝えます。家族が当日初めて定員を知る状態を避けましょう。
例えば、見学は時間帯を選び、工作は自由参加にするなど、企画によって方法を変えられます。ただし、予約先が増えるほど家族は管理しにくくなります。申込後に、自分たちがどの回へ参加するかを一度に確認できる案内を用意します。
予約を変更した場合は、受付と企画担当の両方へ届くようにします。受付だけが新しい時間を知っていて、見学担当の名簿が古いままでは人数が合いません。変更の締切後にどう扱うかも決め、当日の窓口を案内します。
会場の担当者へ確認することを集める
社内の施設を使う場合でも、イベント担当だけで使える範囲を決めないようにします。施設を管理する部署へ、使う部屋、人数、時間、設置するものを伝えます。通常の仕事が続いている場所では、業務との区分も必要です。
外部会場なら、家族向けの休憩場所や、ベビーカーなどを置く場所についても相談します。すべての希望がかなうとは限らないので、用意できる内容を案内へ反映します。設備があるかだけでなく、当日使える状態かを確認することが大切です。
質問は担当者ごとに別々に送らず、主催側でまとめると行き違いを減らせます。回答を受けたら、関係する企画担当へ共有します。会場からの返事が一人のメールに残ったままにならないようにします。
予定どおりに動けない家族も想定する
子どもが疲れたり、体験への関心が変わったりして、予定を変えたい家族もいるでしょう。すべての企画を順番に回らなければならない構成より、休憩や途中退出の方法が分かる方が過ごしやすくなります。予定を変えるときに誰へ知らせるかを伝えます。
見学の人数を把握する必要がある場合は、参加しないことが分かった時点で担当へ届くようにします。家族へ細かな報告を求めすぎず、受付や案内係へ一言伝えればよい形など、分かりやすい方法を考えます。
当日参加しなかった体験があっても、家族の楽しみ方を失敗と考える必要はありません。主催者は全企画の参加率だけでなく、無理なく過ごせたかを見ます。自由に選べる範囲があることも、家族を招くイベントの配慮です。
終了後の連絡まで、担当を置く
忘れ物の問い合わせや、写真の共有など、終了後にも仕事が残ります。誰が受け、いつまで対応するかを決めておきます。イベント当日の担当者がその後の連絡を見ない場合は、引き継ぐ窓口を案内します。
写真を共有する場合には、撮影時に伝えた使い方と合っているかを確認します。家族の姿が写っていることを踏まえ、会社の担当部署と共有方法を決めます。楽しかった記録を残すことと、誰でも見られる状態にすることは分けて考えます。
振り返りでは、各担当者が困った場面だけでなく、家族から同じ質問が何度も出た場所を見ます。案内が足りなかったのか、表示が見つけにくかったのかを考える材料になります。次回へ残すときは、担当者の記憶に頼らず、質問と対応を短く書き、準備の段階で直せることを整理しておきます。
準備の最後は、家族の一日をたどる
役割が決まったら、申込から帰宅までの流れをたどってみます。申し込む、変更する、到着する、体験する、休む、退出するという場面ごとに、誰が案内するかを確かめます。担当の間に抜けている仕事がないかを見るためです。
例えば、工作が終わった後の作品をどこへ置くか、見学へ行く間に荷物を預けられるかといったことも出てきます。大きな企画だけでなく、その前後の動きが分かると、家族は落ち着いて過ごせます。
九州の企業ファミリーデイは、企画ごとの担当に加えて、家族の一日をつなぐ担当が必要です。GROWSへご相談いただく際は、招待する家族の人数や、社員が当日どのように参加するかもお聞かせください。準備から運営までの役割を一緒に整理します。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
GROWS代表メッセージ ↗
