社員の名前は名簿にあるのに、一緒に来るはずの家族が別々に到着した。先に来た人は受付済みだが、残りの人をどう案内するか決まっていない。企業のファミリーデイでは、社員だけの受付とは違う場面が起こります。
GROWSの島田です。九州の複数拠点から家族を招くイベントでは、来場するまとまりと、申込のまとまりが同じとは限りません。今回は、家族単位で確認しながら、別々の到着や途中退出にも対応できる受付の作り方を解説します。
名簿の一行を、何の単位にするか
社員一人を一行にするだけでは、家族が何人来たか分からない場合があります。一方、家族全員を独立した一行にすると、同じ申込の人を探しにくくなります。家族のまとまりが分かり、その中で来場した人数を確認できる形を考えます。
例えば、社員名で申込を受け、同伴者の人数と到着状況を同じまとまりで見られる方法があります。受付では、申込者の名前と実際の来場人数を確かめます。必要な確認項目は会社の運用に合わせ、家族へ詳しい情報を何度も聞かないようにします。
社員本人が受付担当などで先に入場している場合もあります。その家族が後から来たときに、社員が受付済みだから全員来たと判断しない仕組みが必要です。社員と同伴者の到着を区別できるようにします。
別々に来る家族の案内を決める
家族が別々に到着する予定なら、申込時に分かる範囲で知らせてもらいます。後から来る人が誰の名前を伝えるか、社員本人が迎えに来る必要があるかなどを案内します。当日まで家族同士の連絡だけに任せないことが大切です。
先に来た人へ配布物をまとめて渡すのか、各人へ渡すのかも決めます。全員分を最初に渡したのに、後から来た人へまた渡すと数が合わなくなります。受け渡したものが分かる記録を残します。
予約した体験がある場合は、別々に来た人にも時間と場所が伝わるようにします。申込者だけが案内を持って会場内へ入っていると、後から来た人はどこへ向かえばよいか分かりません。受付で必要な予定を確認できるようにしておきます。
通常の受付と、確認が必要な窓口を分ける
人数の変更や名簿にない申込を、一つの列で長く確認すると、後ろの家族が待つことになります。通常の照合をする場所と、個別に確認する場所を分ける方法を考えます。会場の広さに合わせ、列が入口をふさがない配置にします。
個別窓口では、誰が参加を判断するかを決めます。受付担当者がその場で受入れを約束すると、体験や食事の定員と合わなくなるかもしれません。判断が必要なときは、主催側の担当へつなぐ流れを用意します。
家族には、確認のために少し待ってほしいことを短く伝えます。事情を大きな声で繰り返す必要はありません。確認に必要な情報を受け取り、解決したら次にどこへ行くかまで案内します。
受付で伝えることは、最初の行動に絞る
一日の予定を受付ですべて説明すると、家族も覚えきれません。まずどこへ行くか、予約した体験の時間、困ったときの窓口など、来場直後に必要なことを伝えます。詳しい案内は手元で見られるようにします。
例えば、最初に集合場所へ向かう家族と、自由に見て回れる家族で案内を分けます。すべての人へ同じ長い説明を読むより、その家族に必要な入口を示す方が分かりやすくなります。
九州の別拠点から来る家族には、社内の建物名や略称が通じない場合があります。地図と表示の名前をそろえ、「奥へ進んでください」だけで済ませないようにします。受付担当も実際に道を確認しておくと案内しやすくなります。
名札や参加証は、目的を決めて使う
名札を用意するなら、名前を知るためなのか、入場したことを示すためなのかを考えます。家族の氏名や年齢をすべて大きく表示する必要があるかは、用途に照らして判断します。会社の担当者と、表示する情報を確認します。
家族のまとまりを示したい場合も、誰でも詳しい関係が分かる表示にする必要はありません。受付で照合できる番号など、運営上必要な方法を考えます。番号を使う場合は、本人がどこで見ればよいかを分かりやすくします。
再入場で参加証を使うなら、退出するときに捨てないよう案内します。紛失した場合の確認方法も決めておきます。見た目のデザインを先に決めるより、どう使うかを整理することが大切です。
途中退出と再入場を区別する
一度外へ出て戻る家族と、そのまま帰る家族では、把握したい情報が違います。退出の際にどこへ知らせるかを案内し、受付で状況を更新できるようにします。会場の入退場管理の条件も確認します。
全員が同時に帰るとは限りません。家族の一部だけが先に帰る場合、家族全員を退出済みにしないようにします。名簿の記録方法が、実際の動きに合っているかを事前に試します。
退出を知らせることが負担にならないよう、窓口を分かりやすくします。受付とは別の出口を使うなら、その場所で受けた情報が主催側へ届く方法が必要です。入口だけを見ていても、会場内の人数は分かりません。
受付担当を交代するときに残すこと
受付が長時間続く場合は、担当者が交代します。口頭だけで引き継ぐと、確認途中の家族や、後から来る予定の人の情報が抜けることがあります。未解決の内容と、次に確認する相手が分かるようにします。
到着済みの印と、配布物を渡した印を同じにしない方がよい場合もあります。何を記録している印なのかを担当者全員でそろえます。途中から応援に入る社員でも理解できる記号にします。
紙とデータを併用する場合は、どちらを最新として扱うかを決めます。別々に更新して人数が食い違う状態を避けるためです。更新する担当者と時点を明確にしておきます。
混み合う時間を、来場予定から考える
開始時刻の直前に多くの家族が集まるなら、受付の人数や窓口を増やす必要があるかもしれません。九州の拠点からまとまって到着する場合は、その時間も把握しておきます。車両から降りた家族が一度に来ることを想定します。
受付の作業を試し、一組を案内する流れを見ます。名簿を探す、人数を確認する、配布物を渡す、行き先を伝えるという工程のどこで時間がかかるかを確認します。速く話すことより、探しやすい準備で改善できることがあります。
待つ場所も必要です。受付前に列ができたとき、ほかの通行や施設の出入口を妨げないかを会場と相談します。屋外で待つ可能性がある場合は、当日の条件に合わせた案内も考えます。
別々の到着を、具体例で試してみる
例えば、社員は運営のため先に入場し、同伴する家族は二人で来場し、さらに一人が後から合流する場合を考えます。このとき、社員が到着した時点で家族全員を受付済みにすると、残りの人の状態が分からなくなります。
受付では、申込のまとまりを見つけたうえで、今回来た人数を記録します。後から来る人がいることも分かれば、配布物を残しておけます。家族へは、合流する人も同じ申込者名を伝えて受付へ来るよう案内します。これは運用を考えるための例で、実際の方法は会社の条件に合わせます。
次に、一人だけ先に帰る場面を試します。全員を退出済みにせず、残っている人数が分かるかを確認します。こうした例を一度通すと、名簿の項目が足りないのか、記録方法が複雑なのかが見えてきます。
受付に渡す情報と、企画へ渡す情報
受付では来場のまとまりを把握し、工作や見学の担当者には、その回の参加予定が分かる情報を渡します。すべての個人情報を各企画へ配る必要があるかは、使い方を見て判断します。必要な情報がすぐ見つかることにもつながります。
当日、見学の時間が変わった家族がいるなら、変更後の担当へ届くようにします。受付が案内を変える権限を持つのか、企画担当の確認が必要なのかも決めます。窓口ごとに別の約束をしないようにします。
問い合わせの内容は、必要な点だけを残します。家族の事情を詳しく書き広げるのではなく、次の担当が何を案内すればよいかが分かる記録にします。扱う範囲は会社の担当者と確認してください。
子どもへ直接案内するときの言葉
子どもが先に受付へ来た場合も、申込の確認は同伴する大人と行うなど、会社側で決めた方法に従います。子どもへ説明する際は、建物名だけでなく、目に見える表示を使うと分かりやすくなります。
ただし、子どもだけで移動してよいと受け取られる案内にならないようにします。家族で一緒に向かう前提なら、そのことを明確に伝えます。受付担当者が親しみやすく話すことと、移動の条件を曖昧にすることは分けて考えます。
受付を終えた家族がその場に立ち止まっているなら、次の行き先が伝わっていないかもしれません。説明を増やす前に、何を探しているかを短く聞きます。一人の案内係が出口側で支えるだけでも、受付の列を進めやすくなる場合があります。
案内係を置く場合は、受付から渡す言葉をそろえます。「あちらで聞いてください」だけではなく、何を案内してもらうのかを伝えます。家族が同じ説明を繰り返さずに済むよう、担当者同士で必要な情報をつなぐことが、受付全体の分かりやすさになります。
受付終了後も、問い合わせ先を残す
開始時刻を過ぎても、遅れて来る家族や退出する家族がいます。受付を片付けた後、どこへ行けばよいかを表示します。担当者がいない机だけが残っていると、来場者は待つべきか迷います。
最終的な参加人数をまとめるときは、申込人数と実際の来場人数を分けます。変更が多かった場面を振り返ると、次回の申込や案内を直す材料になります。個人情報の扱いは会社の決めた方法に従います。
九州の企業ファミリーデイでは、家族のまとまりを大切にしながら、実際の入退場を把握する受付が役立ちます。GROWSへご相談いただく際は、別々に到着する家族や、社員が運営に入る予定もお聞かせください。来場者が迷わない受付を一緒に考えます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
GROWS代表メッセージ ↗
