内定者向けのイベントを開くとき、全員に同じ案内を送れば公平だと考えがちです。ただ、会場の近くに住む人と、県外から移動する人では、準備に必要な情報が違います。参加方法の違いが、そのまま交流の機会の違いにならないように考えたいところです。
GROWSの島田です。九州の内定者イベントでは、会社を知る時間に加え、これから一緒に働く人と話す時間をつくれます。今回は、参加方法の確認、来場までの案内、当日の交流をどうつなぐかを解説します。会社としての条件は、人事や採用の担当者とそろえて準備しましょう。
内定式と交流の目的を分ける
正式な式典と、その後の交流では、参加者にしてほしいことが異なります。式典では会社から伝える内容が中心でも、交流では本人が質問したり、ほかの内定者と話したりする時間が必要です。予定を作るときは、両方の役割を分けます。
例えば、会社の方針を聞いた後に、仕事について先輩へ質問する時間を置く方法があります。説明を聞いた直後なら、分からなかったことを聞きやすくなります。ただし、すぐに全員の前で質問する形だけにせず、少人数で話せる場も考えます。
参加することで何を知れるのかを案内に書くと、本人も準備しやすくなります。会社の説明会なのか、交流が中心なのかが分からないままでは、服装や質問の用意に迷うかもしれません。
参加方法は、事情を聞いて整理する
九州各地や県外から来る内定者には、学業などの予定があるかもしれません。参加できるかを確認するときは、会社が決めた条件に沿って、相談できる窓口を示します。イベント担当だけで参加の扱いを判断しないようにします。
来場とオンラインの方法を用意する場合は、それぞれで何に参加できるかを伝えます。オンラインでも式典は見られるが、会場の食事には参加できないなど、違いを曖昧にしないことが大切です。代わりに話せる時間を用意できるかも考えます。
参加方法を変更したい場合の期限と連絡先も案内します。交通や会場の手配に関係するため、変更が決まったら知らせてもらえる形にします。本人へ同じ事情を複数の担当者へ説明させないよう、窓口をそろえます。
来場案内は、移動の判断に必要な情報から
会場、集合時刻、終了予定が分からなければ、遠方からの予定を立てられません。詳細な企画が未確定でも、移動に関係する情報は早めに整えます。交通費や宿泊の扱いは、会社の担当者が決めた内容を正確に伝えます。
使う入口や受付の名称も必要です。大きな施設では、住所へ着いてから受付まで時間がかかる場合があります。初めて訪れる人が迷わないよう、当日の表示と案内をそろえます。
終了後に任意の交流時間を置くなら、公式の終了時刻と分けて伝えます。どこまで参加する必要があるかを本人が推測する状態を避けます。遠方へ帰る人が帰りづらくならない案内を、主催側で考えます。
オンライン参加は、聞くだけにしない
オンラインで参加する内定者がいるなら、画面を見られるだけで交流ができるとは限りません。発言できる時間と、質問を送る方法を用意します。会場の雑談が続く中で、画面の前だけ待つ状態を減らします。
例えば、先輩と話す短い時間を別に設ける方法があります。会場の声が届くか、オンラインの質問を誰が拾うかも確認します。司会が会場の参加者だけへ話しかけないよう、進行に遠隔の参加者を含めます。
接続方法の案内は、使う端末で読める形にします。事前に確認する時間を設ける場合も、何を試すかを明確にします。つながらないときの連絡先は、当日に対応できる担当者へ届くものを用意します。
自己紹介は、答えやすい内容にする
まだ仕事を始めていない内定者へ、立派な将来像を求めすぎると、緊張が強くなることがあります。名前に加えて、今知りたいことや、最近取り組んでいることなど、本人が選べる話題を用意します。
学校名や居住地だけで紹介を終えると、会話が広がらない場合もあります。一方で、私生活を詳しく話すことを求める必要はありません。答えたくない内容は別の話題へ変えてよいと伝えます。
全員へ長い発表を求めるより、短く紹介した後に少人数で話す方が合う場合があります。話すのが得意な人だけが目立つ企画にしないよう、聞く時間とのバランスを考えます。
先輩社員には、仕事の実際を話してもらう
会社のよいところを伝えるだけでは、入社後の生活を想像しにくいことがあります。普段の一日の流れや、困ったときにどう相談するかなど、具体的な仕事の場面を紹介してもらいます。
先輩の経験は、あくまでその人の経験として話します。全員が同じ働き方になると受け取られる説明は避けます。制度に関する質問は、人事の正式な案内へつなぎ、個人の記憶だけで答えないようにします。
九州の拠点ごとに仕事が違うなら、その違いが分かる先輩を選ぶこともできます。ただし、拠点紹介を長く並べるより、内定者が聞きたい仕事に合わせて組み合わせる方が理解しやすくなります。
質問を、その場で言える人だけから集めない
大勢の前では質問しにくい人もいます。事前に聞きたいことを受け取る、少人数で先輩へ聞く、終了後の窓口を案内するなど、複数の入口を考えます。すべてを同時に用意する必要はありませんが、当日の挙手だけに頼らない方法は役立ちます。
回答がその場でできない場合は、誰がいつ返すかを伝えます。曖昧な説明で終えるより、確認して答える方がよい内容もあります。質問した本人だけでなく、全員へ共有した方がよい回答かも人事と相談します。
個別の事情に関する質問は、大勢の前で詳しく取り上げないようにします。別の窓口へつなぐことを伝え、本人が話す範囲を選べるようにします。
交流の時間を、評価の場に見せない
ゲームや対話を入れる場合、内定者が正解を求められていると感じない説明が必要です。会社として評価を行う場でないなら、その目的をそろえて伝えます。運営する先輩にも、発言の量だけで参加者を判断しないよう共有します。
協力する企画を使う場合も、難しい課題を解くことより、名前や考え方を知ることを優先できます。終わった後に自由な会話を残すと、企画で気になった話を続けられます。
終了後は、今後の連絡がどこへ届くかを確認します。イベントで知り合った人との交流と、会社からの正式な連絡は分けて案内します。次に何があるかが分かると、参加後の不安を減らしやすくなります。
会場とオンラインをつなぐ具体例
例えば、最初の会社紹介は全員で聞き、その後は少人数に分かれて先輩と話す構成を考えます。会場の卓には先輩が入り、オンラインにも会話を進める担当者を置きます。最後に全体へ戻り、共通する質問を短く取り上げる流れです。
この場合、オンラインの担当者を司会が兼ねると、会場の進行と重なるかもしれません。誰がその時間に対応できるかを見て役割を分けます。参加者が少ないからと、遠隔の担当を空けないことが大切です。
会場だけで行う企画があるなら、オンライン側に別の内容を用意できるかを考えます。完全に同じ体験を無理に再現するより、会社を知り、質問するという目的を満たす方法を選びます。違いは事前に案内しておきます。
参加前に、話題を考えられる情報を渡す
会社の説明を当日初めて聞く場合、質問を考える時間が必要になります。事前に短い紹介や、話す先輩の仕事を伝えておくと、聞きたいことを思い浮かべやすくなります。ただし、長い課題を必須にしないようにします。
例えば、先輩の部署名と、担当する仕事を一文で紹介します。詳しい経歴を並べるより、何を聞けそうかが分かる内容にします。本人が公開してよい範囲を確認し、会社の正式な紹介と合っているかも見ます。
事前に質問を受ける場合は、回答できない内容があることも担当者で確認しておきます。配属など未確定の事項について、イベントの場で確約する形にならないようにします。答えられることと、今後案内することを分けます。
当日の案内を、人事と運営で合わせる
内定者から見れば、受付のスタッフも先輩も会社の窓口です。担当者によって集合後の予定や参加条件の説明が違うと、不安につながります。運営に関わる人へ、当日の流れと確認先を共有します。
特に、任意の交流時間や写真撮影への参加など、本人が判断する場面は案内をそろえます。曖昧な声かけで参加を迫る形にならないようにします。会社として決めた条件を、現場で別の意味へ変えないことが大切です。
写真を記録として残す場合は、使い方を会社側と確認し、必要な案内を行います。撮影することと、外部へ公開することは別に考えます。参加者が後から知らなかったと感じない準備を整えます。
食事を伴う場合は、食べながら話せる時間と、全体で説明を聞く時間を分けます。慣れない相手の前で、食事と発表を同時に求められると落ち着かない人もいます。料理を取りに行く十分な時間を見込み、司会が進行を詰め込みすぎないようにします。途中で退出する予定の人がいるなら、必要な案内を先に渡せるかも考えます。帰る人へその場で理由を説明させず、あらかじめ人事が把握した条件に沿って案内します。参加する内定者が気を遣って予定を変えることを期待せず、決めた終了時刻を守ることも、会社への安心感をつくる準備になります。
参加条件の違いを、次の準備へ生かす
振り返りでは、来場とオンライン、遠方と近隣で、分かりにくかったことが違わないかを見ます。人数が少ない参加方法も、声を拾えるようにします。満足度の平均だけでは、困った場面が見えないことがあります。
九州の内定者イベントでは、同じ案内を送ることだけでなく、それぞれが参加できる状態を整えることが大切です。GROWSへご相談いただく際は、内定者の参加地域と参加方法もお聞かせください。会社を知り、人と話す時間を一緒に組み立てます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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