新入社員歓迎会で自己紹介はしたけれど、翌日から誰に話しかければよいかは分からない。先輩の名前をたくさん聞いても、仕事との関係が見えなければ相談のきっかけにはなりにくいものです。歓迎する気持ちを、仕事の中の接点へつなげる工夫が必要です。
GROWSの島田です。九州に複数の拠点がある企業では、配属先の先輩以外と知り合う機会が限られることもあります。今回は、新入社員が顔を覚えるだけでなく、後から相談できる相手を見つける歓迎イベントの作り方を解説します。
相談相手を増やすことと、連絡先を配ること
社員の連絡先一覧を渡しても、何を聞いてよいか分からなければ使いにくい場合があります。歓迎イベントでは、先輩がどんな仕事をしていて、どのような相談を受けられるかを伝えることが大切です。
例えば、社内の手続きに詳しい人、ほかの拠点との調整をしている人、入社して間もない頃の悩みを話せる人では、相談の内容が違います。全員を同じように紹介するより、仕事や経験との接点が分かる紹介にします。
ただし、イベントで知り合った人へ何でも個別に頼めるという意味ではありません。正式な手続きや相談窓口がある内容は、その方法を案内します。個人のつながりと、会社の仕組みを分けて伝えます。
先輩の自己紹介は、肩書より仕事の場面を
部署名と役職だけでは、新入社員は仕事を想像しにくいことがあります。「ほかの拠点から届く依頼を整理しています」など、日常の仕事が分かる説明を添えます。社内の略称を使う場合は、短く意味を伝えます。
先輩には、最初の頃に迷ったことや、相談して助かった場面を話してもらう方法もあります。ただし、実際の経験を本人の言葉で紹介し、主催者が感動的な話へ作り変えないようにします。話してよい内容は事前に確認します。
成功談だけが続くと、新入社員が同じようにできなければならないと感じるかもしれません。日常の小さな工夫や、今も周りへ聞いていることが分かると、相談することを自然に受け止めやすくなります。
新入社員へ、完成した目標を求めすぎない
歓迎イベントで将来の大きな目標を一人ずつ発表してもらう方法もありますが、まだ仕事を知らない段階では答えにくい人もいます。自分をよく見せる発表より、知りたいことを言える時間にする選択肢もあります。
例えば、「これから知りたい仕事は何ですか」「会社の中でまだ分からないことはありますか」と聞けば、先輩が答えるきっかけになります。質問がすぐ浮かばない場合は、例を示したり、後で聞いてもよいと伝えたりします。
全員の前で話すことが苦手な人には、少人数で話す方法もあります。発言の大きさや積極性だけで参加を評価しないよう、運営側も目的を共有しておきます。
席は、仕事の接点が分かる組合せに
九州各地の拠点から先輩が参加するなら、県名だけを均等に混ぜるより、新入社員が今後関わる仕事を考えます。配属先以外にも、やり取りする可能性がある人が同じ卓にいると、紹介の意味が分かります。
ただし、新入社員一人に対して先輩が大勢いる卓では、質問を受ける面接のようになる場合があります。新入社員同士で話せる余地も残し、会話の負担が一人へ集中しないようにします。
先輩側には、新入社員へ順番に質問するだけでなく、自分の仕事を短く話し、相手が聞き返せる時間を残すよう伝えます。会話を進める役を置くなら、結論をまとめるより、話に入りやすくする役割にします。
話題は、実際に使う場面から選ぶ
社内のルールを一度に説明すると、歓迎イベントが研修の続きになってしまいます。交流では、仕事の中で起きそうな小さな場面を題材にする方法があります。詳しい制度の説明は、担当部署の案内へつなげます。
例えば、「依頼する相手が分からないとき、どう探しますか」という話題なら、先輩が普段の動き方を伝えられます。「質問する前に何を準備するとよいですか」という問いも、相談の入口になります。会社としての正式な方法がある場合は、それに沿って説明します。
他拠点とのやり取りが多い会社なら、相手の仕事の時間帯や連絡方法を知る話題も役立ちます。ただし、拠点ごとの習慣を固定的に決めつけず、その仕事での方法として紹介します。
交流の後に、連絡する理由を残す
一度話しただけでは、後日連絡するきっかけがないこともあります。イベントで出た質問に先輩が後から答える、担当する仕事の資料を案内するなど、自然な続きがあると接点を残しやすくなります。
その場合は、誰が何を返すかを決めます。「後で送ります」と言ったままにならないよう、先輩側の負担も見ておきます。新入社員から催促しなければならない形にしない方がよいでしょう。
連絡手段は会社で使う方法に合わせます。私的な連絡先の交換を必須にする必要はありません。社内でどう相手を探すかが分かるだけでも、次に話しかける助けになります。
参加できない先輩との接点も考える
九州の拠点が離れていると、当日に全員が集まれるとは限りません。来場できる人だけを相談相手として紹介すると、配属後の仕事との関係が薄くなる場合があります。後日の短いオンライン紹介など、別の機会も考えられます。
ただし、当日の会場とオンラインを同時につなぐ場合は、遠隔の先輩の声が届くか、質問を受けられるかを確認します。画面に映すだけで交流したことにしないようにします。会話の時間を確保できないなら、別の場を設ける方法もあります。
紹介する人数を増やしすぎると、誰が誰か覚えにくくなります。最初に知っておくと役立つ人へ絞り、仕事が始まってから接点を広げる考え方でも構いません。
三十分の交流時間を組む具体例
例えば、最初の五分で先輩の仕事を短く紹介し、次の十分で新入社員が知りたいことを話し、その後の十分で先輩が具体的な場面を交えて答え、最後の五分で相談先を確認する流れが考えられます。時間は一例で、人数や話題によって変えます。
この構成では、先輩が最初から長く話し続けないことが大切です。新入社員の問いを聞く前に説明を終えてしまうと、本人が知りたいこととずれるかもしれません。話す順番を決めることで、聞く時間も残します。
質問が少ない場合は、進行役が場面を示します。「別の拠点へ初めて連絡するとしたら、何が分かると安心ですか」といった問いなら、具体的に考えられます。無理に質問を作ってもらうより、仕事を想像する材料を渡します。
先輩へ事前にお願いしておくこと
先輩には、話してほしい内容と、答えを急がなくてよい内容を伝えます。分からない制度の質問へ、その場で自分の経験だけを根拠に答えると、会社の案内と違う場合があります。担当部署へ確認する方法も共有します。
また、新入社員の答えをすぐ評価しないことも大切です。「その考え方は違う」と直す前に、何を知りたいのかを聞きます。歓迎の場で正解を当てる雰囲気になると、その後の質問も出にくくなります。
自分の経験を話す場合は、今の会社の運用と同じかを確かめます。入社した当時の方法を、そのまま現在のルールとして伝えないようにします。経験談と、正式な案内を分けて話すと、新入社員も受け取りやすくなります。
新入社員同士の時間も残す
配属先以外の先輩と知り合うことに加え、同期同士で話す時間にも意味があります。別の拠点へ配属される人の仕事を知れば、同じ会社で働く仲間の広がりが見えます。先輩との交流だけで予定を埋めないようにします。
同期同士の話題は、配属への期待だけでなく、これから知りたいことでも構いません。全員が明るい抱負を述べなければならない形にしない方が、自然な会話になります。個人的な不安を詳しく話すことも強制しません。
イベント後に同期の連絡先を確認する方法があるなら、会社の運用に沿って案内します。誰か一人が個人の連絡先を集めて管理する形にせず、使える仕組みを人事と相談します。
食事を伴う場合は、会話の負担を見直す
食事中に順番の発表を続けると、新入社員は自分の番を気にして落ち着かないかもしれません。短い紹介を終えたら自由に食べられる時間を置くなど、進行に区切りをつけます。先輩側にも、食事の間ずっと質問を続ける必要はないと伝えます。
飲み物や食事の選択で、理由を説明させない配慮も必要です。歓談の目的は、同じ選択をしてもらうことではありません。参加者が無理なく過ごせることを前提に、会話のきっかけを用意します。
終了時刻は、遠方の拠点へ戻る人の予定も踏まえて決めます。最後に重要な紹介を集中させると、早く帰る人が聞けない場合があります。全員へ必要な案内は、参加している時間に届く配置にします。
歓迎の言葉を伝える場面と、仕事を教える場面を分けることも役立ちます。先輩が説明を増やすほど、新入社員は覚えることが多いと感じるかもしれません。その日に持ち帰ってほしいことを絞り、内容は後で聞けると伝えます。すべてを理解したか確かめるより、分からないことを聞ける関係が始まったかを見ると、企画の方向が定まります。交流で関係を完成させようとせず、仕事の中で続く接点を残しましょう。
終了後は、相談しやすさを確かめる
歓迎イベントの感想では、楽しかったかだけでなく、誰に何を聞けそうかが分かったかを尋ねます。名前を覚えた人数より、次の行動が見えているかを見るためです。分からないままの内容があれば、人事などの担当へつなぎます。
先輩側にも、答えにくかった質問や、案内が必要だった制度がなかったかを聞きます。新入社員の知識不足を責める材料ではなく、会社の説明を整える材料として扱います。
九州の新入社員歓迎イベントは、親しくなることを急ぐより、相談できる入口をつくることから考えてみてください。GROWSでは、参加する社員の関係に合わせて、少人数の対話や交流の進行をご相談いただけます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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