出演する社員が会場へそろうのは本番直前。それでも映像や音、司会との合図は確認しなければならない。九州各地の社員が登壇する社内イベントでは、全員が集まるまで待っていると、確認できる時間が足りなくなることがあります。
GROWSの島田です。リハーサルは、全員で最初から最後まで通すことだけではありません。本人がいなくても確認できることと、本人が来てから確かめることを分けると、限られた時間を使いやすくなります。今回は、技術と進行を中心に、確認の順番を解説します。
何を確かめる時間かを分ける
リハーサルという言葉だけでは、音を確認するのか、登壇者が話す練習をするのかが曖昧です。機材や素材の確認、司会と操作の連携、出演者本人の確認を分けます。それぞれに必要な人と時間が違います。
例えば、映像が再生できるかは、出演者がいなくても確認できます。司会の紹介が終わったら映像を出す合図も、進行担当と技術担当で試せます。一方、本人の話す位置や資料の送り方は、本人が来てから確認したい内容です。
すべてを一度の通しで確認しようとすると、映像の不具合で出演者が長く待つことになります。先に解消できることを済ませ、本人の時間を必要な確認へ使います。
最新の台本と素材をそろえる
確認を始める前に、使う台本、映像、資料が同じ版かを確かめます。司会が古い台本を読み、操作担当が新しい順番で進めていると、どこに問題があるか分かりません。
変更した内容は、資料を送り直すだけでなく、どこが変わったかを伝えます。映像の長さが変わったなら、その後の照明や司会のタイミングにも関係します。自分の担当だけを更新して終わりにしないことが大切です。
ファイル名は、当日使うものが分かる形にします。候補や旧版が同じ場所に並ぶ場合は、誤って選ばないよう整理します。具体的な保存や再生の方法は、技術担当者と確認します。
技術確認は、実際に使う流れで行う
映像を単独で再生できても、本番の切替ができるとは限りません。司会の説明、映像、登壇者の資料、オンラインの発言など、順番に切り替える流れを試します。どこで誰が合図するかも確認します。
音は、操作する場所だけでなく、客席で聞きます。映像の音とマイクの声が続く場面では、聞き取りやすさを技術担当者と確かめます。具体的な調整は担当者へ任せ、主催者は何を届けたいかを伝えます。
画面の文字も、客席から確認します。制作したパソコンでは読めても、会場の後ろでは小さい場合があります。重要な情報が伝わるかを見て、必要なら資料の見せ方を相談します。
司会と操作担当の合図をそろえる
「いいところで映像をお願いします」という説明では、担当者ごとに判断が変わります。司会のどの言葉の後に出すか、誰が合図するかを決めます。曖昧なタイミングを減らすことが、連携の確認になります。
ただし、台本へ細かな合図を増やしすぎると、必要なものを見つけにくくなります。操作が変わる場面を中心に、担当者が分かる表記にします。司会用と技術用で資料を分ける場合も、順番が一致しているかを確かめます。
合図が届かなかった場合に、誰へ確認するかも決めます。複数の人が別々の指示を出すと混乱するため、進行の判断をまとめる人を明確にします。
出演者には、確認する内容を先に伝える
遠方から来る出演者には、到着後に何を確認するかを案内します。長い練習が必要なのか、マイクと資料の操作だけなのかが分かれば、本人も予定を立てやすくなります。
事前にオンラインで話す内容を確認できる場合は、会場でしかできない確認と分けます。原稿の順番や資料の枚数は前もって見られます。会場では、立つ位置、画面の見え方、話し始める合図などへ時間を使えます。
本人が来る前に代わりの人が立って確認する場合も、本人の確認が不要になるわけではありません。代役で済ませた範囲と、本人に確認してほしい範囲を区別します。話す速さや機器の使い方は人によって違います。
オンラインの出演者は、別枠で接続を試す
九州の拠点から中継で発言する人がいるなら、会場の確認と同じ時間に初めて接続しない方が整理しやすくなります。事前に接続できる時間を設け、使う部屋と端末で音声や資料の扱いを確認します。
会場からの問いに答える場合は、一方的な挨拶だけでなく、実際にやり取りします。司会が呼びかけ、相手が返事をし、話し終わって会場へ戻る流れを試します。発言の終わりが分かる言葉も共有します。
つながらない場合に、誰へ連絡するかを伝えます。代読や事前の動画を使う予定があるなら、その条件も決めます。予備の方法は、用意しただけでなく、進行担当が使える状態にしておきます。
止める確認と、通す確認を分ける
細かな不具合を直すための確認では、その都度止めて構いません。一方、全体の流れを見る通しでは、小さな修正を記録して後で扱う方が、所要時間を見やすくなります。どちらの時間かを参加者へ伝えます。
通しの途中で全員が別々に意見を出すと、進行が止まり続けます。気づいた点を集める担当を置き、終了後に確認します。ただし、そのまま続けられない問題は、進行をまとめる人が判断して止めます。
通した後は、予定より長かった場面と、操作に時間が必要だった場面を分けて見ます。出演者の話だけを短くするのではなく、移動や切替の時間が足りていたかも確認します。
出演者がそろわない日の確認例
例えば、午前中は会場と技術の担当者が入り、出演する社員は午後に到着するとします。午前は映像と資料、音声の切替を確認し、司会が来たら紹介と操作の合図を合わせます。午後は出演者本人の立つ位置と話し始める流れを確認する方法です。
これは順番を考える例で、実際の時間は会場を使える条件に合わせます。大切なのは、出演者の到着前にできることを明確にすることです。誰かが来ないから全員が待つという状態を減らします。
本人の確認で内容が変わった場合は、技術担当へも伝えます。話す順番を変えるだけでも、画面の操作が変わるかもしれません。本人と司会だけで合意して終わらず、関係する担当へ届くようにします。
使う資料を、本人も確認できるように
出演者が手元の資料と会場の画面を見比べたとき、版が違うことがあります。事前に送った後で修正した場合は、本人にも最新の内容を渡します。ページ番号や見出しで、同じ資料を見ているか確かめます。
スライドを本人が進めるのか、操作担当へ合図するのかも決めます。話しながら自分で操作する場合と、司会の流れに合わせる場合では、確認したいことが違います。本番直前に初めて方法を知る状態を避けます。
資料を使わず話す場面も、画面をどうするかを決めます。前の資料を残すのか、別の画面へ変えるのかで、客席の見え方が変わります。何も操作しない場面も、意図して決めておくことが大切です。
確認した結果を、直す仕事へ変える
リハーサルの後に「音が気になった」「少し長かった」と感想だけを並べても、修正は進みません。どの場面で何が起き、誰が何を確認するかを具体的にします。印象を否定するのではなく、対応できる情報へ変えます。
例えば、映像の後の一言が聞き取りにくかったなら、その切替を技術担当と試します。説明が長かったなら、出演者と残す内容を相談します。すべてを一人へまとめて任せず、内容に合う担当へつなぎます。
修正が終わったかを確認する人も必要です。依頼を出しただけで解決したことにしないようにします。短い確認で済むものと、再び関係者が集まる必要があるものを分けます。
確認の優先順位を決めておく
時間が足りないときは、本番で止まりやすい切替や、本人が知らない操作を優先するなど、判断の基準を持ちます。慣れている挨拶を何度も繰り返し、初めての中継確認が残るような配分を避けます。
何を省くかは、担当者が勝手に決めるのではなく、進行をまとめる人と相談します。確認していない部分があるなら、そのことを関係者が分かるようにします。すべて確認済みだと思って本番へ入らないことが大切です。
本番直前に新しい演出を加える場合も、準備や確認が間に合うかを考えます。やってみたいという希望だけで増やさず、必要な人と素材がそろっているかを確かめます。確認できる範囲で内容を決めることも、運営の判断です。
会場を使える時間には、設営や片付けも含まれる場合があります。リハーサルだけに使える時間を事前に確認し、機材を準備している途中へ出演者を呼ばないようにします。到着した出演者が待つ場所や、確認を始める合図も決めておくと、会場内で人を探す時間を減らせます。リハーサルの終了後に休憩や着替えが必要な人もいるので、本番までの時間をすべて確認へ使い切らないことが大切です。
進行担当は、確認の開始時刻だけでなく、次に誰が必要になるかを伝えます。自分の出番が分からないまま長く待つと、関係者の負担が増えます。変更で順番が前後する場合も、短く知らせます。機材の確認と同じくらい、人が必要な場所へ集まれることが、リハーサルを進める条件になります。
本番前の修正は、関係者へ届いたかを見る
リハーサルで直した内容は、台本や素材へ反映します。口頭で伝えただけでは、後から来た担当者へ届かない場合があります。修正後の資料がどれか分かるようにし、関係する人へ共有します。
変更が大きい場面は、もう一度その部分を試します。すべてを最初から繰り返す必要はありませんが、前後のつながりまで確認します。映像を差し替えたなら、終了後の司会や照明も見ます。
九州の社内イベントのリハーサルは、全員がそろうのを待つより、確認できることから分けて進めると準備しやすくなります。GROWSへご相談いただく際は、出演者の到着予定と中継の有無もお聞かせください。必要な確認を行える順番を一緒に考えます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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