会場の住所と地図を送ったのに、当日は「どの出口ですか」「入口が分かりません」という連絡が続く。アクセス案内を作るときは、地図があるかより、初めて来る人が次に何をすればよいかを考えることが大切です。
GROWSの島田です。九州の社内イベントには、県外や別の拠点から参加する社員もいます。土地勘のある幹事には簡単な道でも、初めての人には迷う箇所があります。この記事では、駅から会場の受付までを案内する際に、必要な情報を整理し、読みやすく伝える方法を解説します。
案内の終点は、建物ではなく受付にする
地図で建物に到着できても、イベントの受付が見つかるとは限りません。入口が複数ある施設、別館があるホテル、複数の会議が行われる会場では、建物の中にも迷う場所があります。アクセス案内は受付に着くところまでを、一続きで考えます。
正式な会場名に加えて、階と部屋の名前を示します。施設の案内板に表示される名前と同じ表記にしておくと、現地で照合できます。社内だけの略称を使う場合も、施設名を省かないようにします。初めて来る人が目の前の表示と見比べられることが大切です。
当日使う入口が通常の正面入口と違うなら、その入口を具体的に案内します。地図の位置だけでなく、入口の写真や目印があると判断しやすくなります。写真は現在の状態を確認し、工事や運用変更がある場合は会場へ問い合わせてから使います。
荷物を預ける予定がある場合は、受付より先に預けるのか、受付後に進むのかも示します。入口で立ち止まる人が減れば、後から来る社員も通りやすくなります。建物の中で最初にすることまで案内できると、遠方から来た人も、次に必要な行動をより落ち着いて選べます。
よく使う到着経路を、少数に絞って示す
全員へすべての交通手段を説明すると、案内が長くなります。参加者の出発拠点や到着駅の見込みを確認し、主に使う経路を先に案内します。別の手段を使う人には、施設の公式アクセス情報を参照できるようにします。
駅から歩く場合は、出口名と、最初にどちらへ向かうかが重要です。建物までの距離だけでは、出口を間違えた人には役立ちません。出口から見える目印を示し、曲がる箇所が多い場合は、迷いやすい分岐を優先して説明します。
バスやタクシーを利用する経路を載せるなら、実際の運行や乗り場の情報を公式案内で確認します。時刻や料金は変わるため、古い案内をそのまま使わないようにします。候補の便が決まったら開催日の乗り場と時刻を確認し、案内送付前に利用できるか確かめます。
地図には、参加者が判断する情報を残す
地図を小さく貼り付けるだけでは、文字が読めないことがあります。駅、使う出口、会場の入口、曲がる目印など、当日に見る情報が分かる大きさにします。周辺のすべての店を載せる必要はありません。案内に関係する情報を絞ると、見やすくなります。
曲がり角の写真を使う場合は、どちらへ進むかを文章でも添えます。写真だけでは、撮影した方向が分からないことがあります。「この建物を右手に見て進む」など、歩く人の向きで説明します。作成者が道を知っているから分かる案内になっていないかを確かめます。
徒歩の所要時間は、参加者の歩く速さや荷物によって変わります。目安として示し、開会ぎりぎりに着く計画を促さないようにします。雨天時に歩きにくい区間がある場合や、荷物が多い参加者がいる場合は、他の移動方法も検討できる案内にします。
集合時刻と開会時刻を区別する
「十三時開始」とだけ書くと、その時刻に建物へ着けばよいと思う人もいます。受付開始、着席の目安、開会を分けて伝えます。社内イベントでは、荷物を預けたり名札を受け取ったりする時間が必要なので、参加者がその時間を見込める案内にします。
受付が開く前に到着した場合、どこで待てるかも確認します。遠方からの参加者は、交通の都合で早く着くことがあります。会場へ入れない時間に入口前で待つことにならないよう、案内できる場所があるかを施設と相談します。
遅れる場合の連絡方法も載せます。担当者の連絡先は、長い案内の最後に埋めるより、当日必要な情報として見つけやすい位置に置きます。遅れて到着した人がどの入口を使い、誰へ声をかけるかまで分かれば、会場側も静かに案内できます。
携帯電話で読むことを前提に整える
当日は、移動しながら携帯電話で案内を見る人が多くなります。長い文章を一つの画像にまとめると、拡大と移動を繰り返さなければ読めないことがあります。会場名、住所、時刻、入口、連絡先を短いまとまりに分けます。
住所を文字でも載せておけば、地図アプリへ入力しやすくなります。ただし、住所で表示される場所と実際の入口が違う場合は、その点を明記します。地図アプリだけに任せるのではなく、最後に使う入口を案内することが必要です。
添付資料を使う場合は、本人の端末で開けるかを確認します。社内の端末では見られても、移動中の私用端末では開けない場合があります。会社の情報管理に沿った方法を選び、事前に保存しておける資料が必要かも考えます。
配慮が必要な経路は、相談できる入口を作る
階段を使う最短経路だけを示すと、エレベーターが必要な人には使いにくい案内になります。施設の公式情報や担当者への確認をもとに、利用できる経路を調べます。誰でも同じ道を使えると決めつけず、必要な配慮を事前に相談できるようにします。
相談を受けたら、段差の有無だけでなく、距離や途中で休める場所など、本人が知りたいことを確認します。主催者が勝手に移動方法を決めるより、選べる情報を提供して本人と相談する形が適切です。同行する人がいる場合は、その人へも同じ案内を渡せるようにします。
全体向けの案内に個人の事情を載せる必要はありません。対応に必要な情報を、関係する担当者だけで共有します。会場内の誘導まで必要な場合は、受付の担当へつなぎ、到着後に同じ説明を繰り返してもらわずに済むようにします。
現地の掲示と事前案内をそろえる
事前案内が分かりやすくても、会場に入ってから違う名称が表示されると迷います。イベント名、受付名、部屋名をそろえ、案内板へ何と出すかを施設と確認します。複数の催しが同時に行われる場合は、会社名も見えるようにすると判断しやすくなります。
誘導の掲示は、迷った後に見つかる場所より、選択する前の場所に置きます。エレベーターを降りて左右に分かれるなら、その分岐で見える位置が必要です。矢印だけでは行き先が分からない場合は、受付名と組み合わせます。
案内するスタッフも、参加者が受け取った資料を確認しておきます。問い合わせに対し、別の呼び名や別の経路で説明すると混乱します。同じ言葉で答えられるようにすることは、スタッフを増やすより先にできる改善です。
初めての人に、案内だけで説明してもらう
案内の確認は、道を知っている人だけで行うと見落としが残ります。会場へ行ったことがない社員に読んでもらい、どこからどのように向かうかを説明してもらいます。「分かりやすいですか」と尋ねるだけより、解釈の違いを確かめられます。
出口を出た後の方向が分からない、写真と地図の関係が分からないといった声があれば、その箇所を直します。文章を増やすだけで解決しようとせず、写真の位置を変えたり、必要な出口名を先に出したりします。読む順番を整えることが、情報を足すより役立つ場合があります。
当日の担当者が現地へ入る際にも、案内どおりに歩いて確かめます。施設の掲示が変わっていないか、通れない箇所がないかを見るためです。問題があれば、早い段階で施設と相談し、到着する参加者への案内をそろえます。
問い合わせには、今いる場所を確認して答える
迷った人から連絡があったとき、会場の住所を繰り返すだけでは解決しません。まず、どの出口や建物が見えるかを確認します。相手がいる場所を把握してから、一つずつ進む方向を伝えます。いくつもの指示を一度に話すと、さらに分かりにくくなることがあります。
電話を受ける担当には、周辺の地図と入口の情報を渡しておきます。会場内の準備で手が離せない人だけを連絡先にすると、問い合わせを受けられない時間が生まれます。到着が集中する時間帯に対応できる人を決めると、受付の運営とも連携しやすくなります。
帰りに必要な情報も、同じ資料にまとめる
帰りの経路は、到着時と逆に歩けばよいとは限りません。使用する出口が変わる場合や、送迎の乗り場が別の場合は、終了後の案内を用意します。閉会時の口頭説明だけでは、荷物を受け取っている人などが聞き逃すことがあります。
帰りの予定を各自で確認してもらう場合も、施設の出口と主な駅の位置が分かれば役立ちます。特定の便に必ず間に合うと主催者が保証するのではなく、移動を見込んで計画できる情報を渡します。参加者が落ち着いて帰れるところまで、案内の役割は続きます。
変更が出たら、変わった点が分かるように送る
会場の入口や受付場所が変わった場合、案内全体を再送するだけでは変更に気づかないことがあります。何が変わったかを短く示し、最新の案内がどれかを分かるようにします。古い添付資料を開いた人にも気づいてもらえる工夫が必要です。
直前の変更は、普段使っている社内連絡の方法と合わせて伝えます。送信しただけで全員が見たと判断せず、拠点担当からも確認してもらう方法があります。特に県外から移動を始める人へは、出発前に必要な情報が届くようにします。
アクセス案内は、住所を知らせるだけの資料ではありません。初めて来る社員を、迷わず受付へ迎えるための準備です。GROWSへ相談するときは、参加者の出発拠点と会場の候補を共有してください。九州の社内イベントで人が集まる流れを、移動から受付まで続けて考えることができます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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