案内板を作ったのに、受付で場所を聞かれる。招待メールにはイベント名が書かれ、施設の表示には部屋名が出ているため、同じ会場か分からない。社内イベントの案内は、矢印を増やすだけでは分かりやすくなりません。参加者が見ている名前と、現地の表示をつなげる必要があります。
GROWSの島田です。九州各地から社員が初めての会場へ集まる場合、幹事にとって当たり前の経路も、参加者には分かりません。今回は、会場名や部屋名の表記をそろえ、入口、受付、各プログラムの場所へ案内するサインの作り方を解説します。事前に送った案内も照らし合わせ、来場する人の順番で、必要な情報を考えていきましょう。
表示を作る前に、参加者の出発点を決める
案内の計画は、会場の部屋の前から始めるのではなく、参加者が最初に迷いそうな場所から考えます。駅から徒歩で来る人、駐車場から来る人、送迎バスを降りる人では、建物への入口が違うことがあります。
まずは、主な来場方法と利用する入口を確認します。施設のどこへ着くかが分かれば、受付までに分かれ道や階の移動があるかを見られます。地図上では近くても、別の入口から入ると受付が見えない場合もあります。
施設内へ自由に案内板を置けるとは限りません。共用部での設置場所や掲示方法を会場へ確認します。使える場所が決まってから、必要な枚数と大きさを考えます。印刷してから置き場所がないと分かることを避けるための準備です。
正式名称と、当日の呼び名をつなぐ
参加者への案内に「九州社員総会」と書いてあっても、施設の表示が「大会議室」だけなら、場所が合っているか迷います。イベント名と部屋名を併記するなど、二つの名前が同じ場所を指すと分かるようにします。
部屋に社内向けのテーマ名を付ける場合も、施設の正式な部屋名との対応を残します。例えば「交流会場」と呼ぶなら、案内資料に実際の部屋名を添えます。運営側の台本、参加者のプログラム、現地の表示で違う名前を使わないようにします。
表記を決めたら、部屋と用途の一覧を作ります。受付、控室、分科会、懇親会などの担当者も同じ一覧を使います。名前をそろえることは、参加者だけでなく、スタッフ同士が場所を伝えるときの行き違いも減らします。
一枚のサインに、情報を詰め込みすぎない
入口の案内板へ、開始時刻、全プログラム、注意事項、会場図を全て載せると、今どこへ進めばよいかが見つけにくくなります。その場所で必要な判断を一つ考え、優先する情報を大きく示します。
例えば、分かれ道では受付の方向が分かることが重要です。受付に着いてから必要になる詳しいプログラムは、別の案内にできます。参加者が歩きながら見る表示と、立ち止まって読む資料を分けると、情報を整理しやすくなります。
僕は、案内板は説明を全部載せる場所ではなく、次の一歩を助けるものだと思っています。「このイベントはここで合っている」「受付はこちらだ」と順に分かれば、参加者は安心して進めます。文字の量より、判断しやすさから考えます。
矢印は、置いた状態で確かめる
机の上で見た矢印が分かりやすくても、現地で斜めに置くと、別の通路を指して見えることがあります。サインは実際に設置する向きと、参加者が近づく方向から確認します。右向きの矢印を印刷しただけで案内が完成するわけではありません。
階を移動する場合は、階数と移動方法を合わせて示します。エレベーターを出た後に左右へ分かれるなら、その場所にも案内が必要かを見ます。最初の入口だけに大きな案内を置いても、途中で進む方向が分からなくなれば質問は減りません。
帰り道も確かめます。来た道を逆に進めばよいとは限らず、終了後に別の出口やバス乗り場を使う場合があります。往路の矢印をそのまま残すか、閉会後に案内を切り替えるかを考えます。設置だけでなく、切替えと撤去の担当も決めます。
読む距離に合わせて、文字の大きさを選ぶ
手元で読める文字でも、離れた通路からは見えないことがあります。何メートルほど手前で気付いてほしいかを考え、その距離から実物を見ます。必要な大きさは、照明や背景、設置する高さによっても変わります。
色は、背景と文字の区別がつく組合せにします。部署ごとに色を分ける場合も、色だけで案内せず、文字や番号を併記します。参加者が色の違いを判断しにくい場合でも、行き先を確認できるようにします。
デザインを統一することも役立ちます。イベント用の案内と施設の常設表示を見分けられると、次のサインを探しやすくなります。ただし、施設の避難案内や他の利用者向けの表示を隠さないよう、設置方法を会場と確認します。
受付の列と、案内を見る場所を重ねない
参加者が案内板を読むために立ち止まる場所が、受付の出口や入口と重なると、人が詰まりやすくなります。表示内容だけでなく、読む人がどこに立つかを考えます。会場図のように時間をかけて見る案内は、通路の流れから少し外した場所も検討します。
受付の窓口を拠点別や五十音順に分ける場合は、列へ入る前に自分の窓口が分かる位置へ表示します。机の上に小さく書くだけでは、前の人の背中で見えないかもしれません。人が並んだ状態を想定して、見える高さと向きを確かめます。
名札を受け取った後の行き先も示します。席の案内を受付で伝えるなら、会場内のテーブル番号と同じ表記にします。入口で分かった情報が、中へ進んだときにも使えるようにすると、何度も聞き直す負担を減らせます。
分科会の案内は、時間と部屋をセットにする
複数の分科会を行う場合は、テーマ名だけでなく、開始時刻と部屋名をそろえて示します。同じ部屋を時間帯ごとに使い分けるなら、前の回の表示が残らないようにします。サインの差替えを進行表へ入れることも必要です。
参加者が自分でテーマを選ぶ形式なら、各会場の方向を一覧で見られる場所を用意します。事前に参加先が決まっている形式なら、配布した資料の番号と現地表示を合わせます。どちらの場合も、当日に部屋が変わったら、元の場所にも変更案内を置くことを検討します。
会場の前では、今行っている内容と次の予定を混同しない表示にします。次の回を待つ人が、途中の会場へ入ってしまわないようにします。人による案内を付ける場合も、担当者が同じ名称と時間を使って説明できるよう共有します。
スタッフの言葉も、表示と合わせる
サインには「交流会場」と書き、スタッフは「奥の部屋」と案内していると、参加者は同じ場所か確かめたくなります。スタッフにも正式な呼び名を共有し、目印と一緒に伝える方法をそろえます。受付だけでなく、会場の外で声を掛けられる担当にも必要です。
よく聞かれそうな場所は、短い案内例を用意します。例えば、受付からエレベーターへ進み、指定の階でどちらへ曲がるかを、参加者の目線で説明します。スタッフが普段使う裏動線ではなく、来場者が使える経路で案内することが大切です。
分からない質問を受けた場合の確認先も決めます。推測で別の部屋を案内するより、担当へ確認してから伝えます。表示と人の案内が補い合うようにすると、サインだけでは対応しにくい変更にも落ち着いて対応できます。
会場の変更が出たら、古い案内を残さない
直前に部屋を変更した場合、新しい部屋の前だけを直しても、参加者の手元には古い案内が残っています。メール、配布資料、受付での説明、現地のサインを確認し、どこに変更を伝える必要があるかを整理します。
元の会場へ来る人がいるなら、その場所で新しい行き先が分かるようにします。施設側の表示も変更が必要かを相談します。参加者は、自分が見ている情報が古いとは気付かないことがあります。「変更済みの資料を送ったから大丈夫」と考えず、現地で迷った人の動きも想定します。
差替えを担当する人は、設置場所の一覧を持ちます。作った枚数と置いた場所が分かれば、一枚だけ古い案内が残ることを防ぎやすくなります。更新後は、関係するスタッフへ同じ変更を伝え、参加者への説明をそろえます。
掲示できない場所では、別の案内方法を組み合わせる
共用部や建物の外では、イベント用のサインを置けない場合があります。その場合は、会場へ無断で掲示するのではなく、許可される方法を相談します。事前案内に入口の写真や目印を載せる、決めた場所に案内担当を置くなど、別の方法を考えます。
写真を使う場合は、参加者が見る向きと合っているかを確かめます。建物の外観だけでは入口が複数あって分からないなら、利用する入口が見える写真を選びます。写真へ情報を加える場合も、必要な目印を絞り、現地で見比べやすい案内にします。
案内担当が立つ場合は、施設側と場所や時間を確認します。人の通行を妨げず、イベントの担当者だと分かる服装や表示を用意します。スタッフが声を掛けることだけに頼らず、参加者からも質問できる状態にしておきます。
また、スマートフォンで見られる案内だけに頼ると、電池切れや通信の状況で確認できない人が出る可能性があります。現地の表示や受付での案内も組み合わせ、どの方法でも必要な場所へたどり着けるかを考えます。複数の案内を使うときほど、名称と時刻を一致させることが大切です。
初めて来る人として、入口から歩いてみる
設置後は、会場を知っている担当者だけでなく、準備に詳しくない人にも経路を確認してもらいます。どこで立ち止まったか、どの表示を見落としたかを聞きます。案内を全部読めたかより、目的の場所へ迷わず着けたかを確かめます。
GROWSでは、九州の社内イベントについて、受付や会場の案内、参加者の移動まで含めた運営をご相談いただけます。会場の条件と来場方法を整理し、必要な場所へ必要な情報を置く計画を考えます。初めて来る社員も安心して参加できる入口を、一緒に整えましょう。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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