社員発表会を企画するとき、会場や機材の準備が進んでも、発表の中身に不安が残ることがあります。各部署から資料が集まったものの、専門用語が多い、時間が長い、何を伝えたいか分かりにくい。そんな状態なら、見せ方より先に、話の順番を整理することが必要です。
GROWSの島田です。今回は宮崎市民プラザを候補に、社員が自分の仕事を他部署へ伝える発表会の作り方を解説します。登壇に慣れていない社員も参加できるよう、原稿と当日の確認をつなげて考えていきましょう。
発表会で、誰に何を知ってほしいかを決める
社員発表会には、成果を称える、取り組みを共有する、他部署との協力を増やすなどの目的があります。目的が曖昧なまま「各部署で発表してください」と依頼すると、内容の詳しさや方向がばらばらになります。聞く社員に何を持ち帰ってほしいかを、最初に共有します。
例えば、宮崎の現場の工夫を九州の別拠点にも知ってほしいなら、結果だけでなく、取り入れるときの条件を伝える必要があります。一方、周年イベントで社員の仕事に感謝を伝えたいなら、成果の背景にある人の関わりが大切になります。
発表者へは、資料の枚数だけを指定しないようにします。何を説明してほしいかを示したうえで、時間の目安を伝えます。形式を整えることより、聞く側が理解できる内容になっているかを優先します。
宮崎市民プラザの施設を、発表の形式に合わせて選ぶ
宮崎市民プラザは、オルブライトホール、会議室、ギャラリーなどを案内しています。社員が舞台で話す形式なのか、資料を見ながら近い距離で説明する形式なのかによって、検討する部屋が変わります。人数と内容を伝え、利用条件を確認します。
ホールを使う場合は、後方から画面や発表者が見えるかを確認します。会議室なら、机を使って資料を広げるか、正面を向いて話を聞くかを考えます。施設の名前だけで決めるのではなく、参加者の行動に合う使い方を相談します。
実物を見せる発表があるなら、大きさや運び方も伝えます。机へ置くだけでよいのか、実演するのかで準備は違います。会場でできることを確認してから、発表の形式を確定させる方が、直前の変更を減らせます。
開館時間や駐車場などの案内は、過去の開催資料をそのまま使わず、今回の条件を確認します。施設からのお知らせも見て、参加者へ案内してよい情報を整えます。会場へ来る段階で迷わないことも、発表を落ち着いて聞くための準備です。
原稿は、困りごとから始めると伝わりやすい
発表の最初に結果の数字を並べても、その仕事を知らない社員には意味が伝わらないことがあります。まず、どんな場面で困っていたかを説明します。その後に、行った工夫と、変わったことを話すと、聞く側が流れを追いやすくなります。
例えば、作業の確認方法を変えた取り組みなら、以前は何を見落としやすかったのかを説明します。次に、誰と相談し、どんな方法を試したかを話します。最後に結果と、まだ残っている課題を伝えれば、別の拠点でも参考にできる内容になります。
成功したことだけでなく、試して合わなかったことも、共有できる範囲で紹介すると役立ちます。ただし、誰かの失敗を責める話にしないことです。方法を変えた理由が分かるようにし、仕事の工夫として伝えます。
専門用語は、社内だから全員が分かるとは限りません。初めて聞く社員がいる前提で、短い説明を添えます。説明する内容を削りすぎず、相手の知識に合わせて言葉を選ぶことが大切です。
一つの発表に、伝えたいことを詰め込みすぎない
一年の成果をすべて紹介しようとすると、説明が速くなり、印象が残りにくくなります。今回の発表で一番伝えたいことを選びます。ほかの実績は補足資料へ回し、壇上では中心となる話を丁寧に伝える方法があります。
原稿を確認するときは、文章を目で読むだけでなく、声に出してみます。書き言葉では自然でも、話すと長い文や、息継ぎしづらい表現があります。一文に情報を詰めすぎず、順番に説明できる形へ整えます。
発表者が普段使わない言葉へ無理に変える必要もありません。本人が意味を理解し、自分の言葉として話せることが大切です。原稿を編集する担当は、きれいな表現だけを目指さず、本人へ確認しながら直します。
時間が長い場合は、話す速さを上げるより、内容の優先順位を見直します。聞く社員が理解する時間も必要だからです。発表者が間を取れる余裕を残した方が、大切な一文が伝わりやすくなります。
スライドは、話の補助として作る
原稿を全部スライドへ載せると、社員は画面を読むことに集中してしまいます。画面には結論や写真、比較などを置き、詳しい説明は声で補う方法があります。見せる情報と話す情報を同じにしすぎないことです。
写真を使う場合は、どこを見てほしいかを明確にします。現場の全景だけでは、工夫した部分が分からないことがあります。必要な部分を見せ、説明する順に並べると、仕事の変化を理解しやすくなります。
数字を載せるときは、期間や比較条件を確認します。成果を大きく見せるために都合のよい数字だけを選ぶのではなく、何を示す数字かを説明します。事実が正確であることが、他部署へ共有する前提になります。
映像を入れる場合は、発表全体の中で役割を決めます。映像で分かることを、その後に同じ長さで説明し直す必要はありません。見せた後に何を伝えるかを考えると、時間を有効に使えます。
発表者と参加者の集合案内を分ける
発表者には、一般参加者より前に確認の時間が必要です。マイク、立つ位置、画面の切り替えを試します。集合時刻だけを早くするのではなく、何を確認するためかを伝えると、本人も準備しやすくなります。
資料を操作する担当が別にいるなら、どの言葉で次の画面へ進むかを合わせます。発表者が自分で操作する場合は、使う機器を試します。慣れていない道具を本番で初めて使う状態は避けたいところです。
発表を終えた後の動きも確認します。質問を受けるのか、そのまま席へ戻るのか、次の発表者と入れ替わるのかが分かれば、本人が迷わず動けます。話の内容だけでなく、始まりと終わりの動作も準備に含めます。
質問の時間は、発表を評価する場にしない
質問を受ける場面で、上司が講評を長く続けると、ほかの社員が聞きたいことを出しづらくなります。質問の目的が、仕事を理解することなのか、審査することなのかを分けます。共有が目的なら、相手の取り組みを詳しく知る問いを促します。
会場から質問が出にくい場合は、事前に感想や疑問を集める方法もあります。司会が一つ問いを示すことで、会話の入口をつくれます。ただし、発表者が答えられないことをその場で無理に答えさせないようにします。
確認が必要な質問は、後で共有する形でも構いません。正確でない返答を急ぐより、担当部署で確かめた内容を届ける方が役立ちます。質問と回答を残せば、当日参加できなかった社員にも学びを共有できます。
複数の部署に依頼するなら、確認する観点をそろえる
発表の内容は部署ごとに違って構いませんが、確認する観点はそろえておくと準備が進みます。事実が正しいか、他部署にも分かるか、時間内に話せるかを見ます。見た目の統一だけに時間を使うより、伝わり方を確認する方が大切です。
例えば、製造部門の発表では工程の説明を補い、管理部門の発表では誰の仕事を支えているかを具体化します。全員に同じ文章の形を強制する必要はありません。内容に合わせて、聞く側がつまずきそうなところを補います。
確認を依頼する順番も決めます。事実を知る部署の確認が終わる前に映像や印刷物を完成させると、後から大きく直すことになります。まず内容を確かめ、その後に見せ方を整える順番にすると、修正の負担を減らせます。
発表が苦手な社員には、形式の選択肢を用意する
人前で一人で話す形式だけが、社員の仕事を伝える方法ではありません。司会が質問し、本人が答える対話形式や、事前に撮影した映像を使う方法もあります。本人の負担と、伝えたい内容を見て選びます。
対話形式なら、質問の順番を先に共有します。驚かせるために質問を隠す必要はありません。どんな話をするか分かっている方が、本人も具体的な出来事を思い出せます。司会は答えを急がせず、必要な説明を補います。
映像を使う場合も、本人が確認していない言葉を加えないようにします。短く編集すると意味が変わることがあるため、完成前に内容を見てもらいます。話すのが得意かどうかで、仕事の価値が伝わる量に差をつくらないことが大切です。
発表後は、聞いた社員の反応を本人へ返す
終了後に感想を集めるなら、発表者へ伝えられる内容を整理します。「分かりやすかった」だけでなく、初めて知ったことや、自分の仕事で試したいことが分かると、本人も何が届いたかを知れます。
発表資料を社内へ残す場合は、公開してよい情報を確認します。会場だけで使うつもりの資料を、そのまま広く配布しないようにします。発表した内容と、後から共有する内容を必要に応じて分けます。
次の発表者へ引き継ぐ際も、前回の資料をそのまま模倣させるのではなく、どんな準備が役立ったかを伝えます。声に出して確認したことや、他部署へ読んでもらったことなど、伝わる内容にするための過程を共有すると、社員の経験を次へ着実に生かせます。
社員の仕事が伝わる発表会にする
宮崎市民プラザで社員発表会を行う際は、会場の準備と、話す内容の編集を一緒に進めてください。初めて聞く社員にも分かる順番で説明し、発表者が落ち着いて話せる確認を行うことが大切です。
GROWSへは、宮崎で共有したい仕事や、九州の社員へ届けたい取り組みをお聞かせください。原稿、映像、進行をつなげ、発表する社員と聞く社員の両方にとって意味のある場を考えていきます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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