社内イベントの会場が決まると、企画や料理の打ち合わせが中心になりがちです。しかし、遠方から集まる社員にとっては、会場へ着くまでの案内もイベントの一部です。どこで乗り、何時に出発し、ホテルのどこへ行くのかが分かれば、落ち着いて参加できます。
GROWSの島田です。今回はSHIROYAMA HOTEL kagoshimaを候補に、団体で集まる社内イベントの送迎と受付を解説します。車両を手配するだけでなく、乗る前から会場の席に着くまでを一つの流れとして考えていきましょう。
最初に、誰がどこから来るかを整理する
鹿児島の社内イベントでは、市内の社員だけでなく、県内各地や九州の別拠点から参加する人もいます。鉄道、航空便、船、車と、到着の仕方も分かれることがあります。全員を同じ集合方法にする前に、参加者の条件を確認します。
例えば、駅へまとまって到着する社員には、そこから送迎する案があります。一方、近隣の社員は自分で会場へ向かう方が負担が少ないかもしれません。会社として用意する方法と、各自で来る方法を分け、どちらを選ぶかを申込時に聞きます。
出発地だけでなく、到着する予定と帰りの予定も確認します。ホテルへ集めることだけを考えると、終了後にどこへ戻るかが抜けます。同じ車両で帰る人と別の経路を使う人がいるなら、その違いも把握します。
ホテルのシャトルバスと団体手配を混同しない
城山ホテル鹿児島は、公式サイトでシャトルバスの案内を公開しています。ただし、その便を社内イベントの参加者全員が一度に利用できると決めつけないことです。人数と予定時刻を伝え、団体としてどのように利用できるかをホテルへ確認します。
通常の運行があることと、自社の社員の座席をまとめて確保できることは別です。会社で別途送迎を用意する必要があるか、到着時刻を分けるかなど、実際の条件を聞いて判断します。参加者へ案内する前に確認することが大切です。
自社で車両を手配する場合は、ホテル側へ乗降場所と到着予定を伝えます。車両をどこへ止め、社員がどの入口へ向かうかを確認します。降りた後の案内がないと、まとまった人数が入口で待つことになります。
帰りの乗車場所も、行きと同じとは限らないため確認します。施設からの案内と、会社が送る案内が食い違わないようにします。運行時刻や利用条件は変わることがあるので、古い資料の転載だけで済ませないようにします。
集合時刻と出発時刻は、別に伝える
送迎の案内では、集合時刻と車両の出発時刻を分けます。出発時刻に全員が集まってから人数を確認する予定では、遅れが生まれます。乗る人を確認し、荷物を積み、着席する時間を見込みます。
集合場所は、初めて来る社員にも分かる表現にします。地元で通じる呼び名だけでは、別拠点の人が迷うことがあります。施設の正式名称や目印を示し、当日の連絡先を添えます。必要なら地図へ位置を示します。
「担当者が待っています」と案内する場合は、その人をどう見つけるかも考えます。社員全員が顔を知っているとは限りません。イベント名の表示など、初めてでも判断できる方法を用意します。
遅れそうな社員が連絡したとき、誰が待つかどうかを判断するかも決めます。運転担当と受付担当へ別々に連絡して判断が変わることがないよう、窓口を整理します。到着見込みを聞いたうえで、全体の予定を見て判断します。
名簿は、乗った人と到着した人を確認できる形にする
参加名簿と乗車名簿は、目的が違います。イベントへ参加する人の中には、自分で会場へ向かう人もいます。送迎を使う予定の人だけを確認できる形にし、当日の変更を反映します。
乗車の確認をする担当は、氏名だけでなく、同姓の社員を区別できる情報を持ちます。ただし、不要な個人情報まで配る必要はありません。担当する作業に必要な範囲へ絞り、終了後の扱いも決めます。
途中で利用を変更する社員がいる場合は、誰へ連絡すればよいかを案内します。乗らない人を集合場所で探し続けることがないよう、変更を受けた担当が名簿を更新します。本人の口頭連絡が一人の記憶だけに残らないようにします。
会場側の受付へは、車両が到着したことを伝えられるようにします。すべての社員名を逐一報告するより、どの便が到着し、残っている参加者がいるかが分かる方が、開会の判断に役立ちます。
到着が集中する受付を、止めない工夫をする
団体の送迎では、一度に多くの社員がホテルへ入ります。受付で名札を探す時間が長いと、入口付近に列ができることがあります。名札を並べる順番や、受付を分ける方法を、到着人数に合わせて考えます。
通常の参加確認と、申込内容の変更や宿泊の質問を受ける場所を分ける案があります。質問がある人を別の担当へ案内できれば、後ろの列を進められます。受付担当がすべてに答えようとせず、引き継げる先を決めます。
荷物を預ける必要がある社員には、どこへ行くかを事前に知らせます。受付を済ませてから荷物の場所を探し、また戻る流れでは、同じ通路を何度も通ることになります。ホテルと相談した順番で案内します。
宿泊の手続きがある場合は、イベント受付とどのように分かれるかを確認します。同じ建物にいるからすべて一度で済むとは限りません。社員が次に何をするかを短く説明できるようにします。
会場に着いてから開会まで、余白をつくる
送迎車がホテルへ着く時刻と開会を同じにすると、社員は急いで席へ向かうことになります。受付、荷物、手洗い、着席の時間を見込みます。遠方から移動してきた人が、落ち着いて式典を迎えられる余裕を残します。
登壇する社員や来賓がいるなら、一般参加者と違う集合が必要かを考えます。マイクや立ち位置の確認を行う人を、全員と同じ到着にしてよいかを確認します。現地で確認する内容を減らすため、事前に資料を共有する方法もあります。
車両の到着が遅れた場合は、全体をそのまま後ろへずらすのか、最初の企画を調整するのかを相談します。帰りの予定まで影響するため、受付だけで判断しません。主催者と進行担当が情報を共有できる連絡方法を用意します。
帰りの送迎は、閉会後の動きから組む
式典が終わると、社員は記念品を受け取り、荷物を取り、挨拶をして移動します。閉会時刻と出発時刻を分け、乗車までに必要な時間を確保します。車両へ急がせるために最後の交流を切り上げる状態は避けたいところです。
帰りの便が複数ある場合は、誰がどの便を使うか分かるようにします。行きと違う場所へ帰る社員もいるかもしれません。申込時の情報を確認し、当日変更があれば担当へ知らせる方法を案内します。
片付けをする社員については、作業を終えた後の帰路を考えます。一般参加者の便に間に合わないなら、別の手配が必要です。運営を手伝う人が、最後に自分で交通を探すことにならないよう準備します。
行きと帰りで、持ち物の量が変わることも考える
周年イベントで記念品を渡す場合、帰りは荷物が増えることがあります。大きな箱や割れやすい物を渡すなら、社員が持ち帰れるかを確認します。送迎車へ載せることだけでなく、駅や空港へ着いた後の移動まで想像したいところです。
受賞者へ大きな記念品を渡す場合は、会場で見せる物と、実際に持ち帰る物を分ける案もあります。後日送る方法を選ぶなら、本人へ受け取り方を説明します。華やかに見えることだけでなく、相手が困らない形を考えます。
雨の日に荷物を持って移動する場合も、乗降場所から入口までを確認します。屋根があるかどうかだけで判断せず、実際の経路を施設へ相談します。傘や鞄を持つ人が立ち止まる場所があれば、そこへ案内を置く必要があるかもしれません。
参加案内は、読む人の行動順に並べる
担当者はすべての情報を知っているため、案内が手配の順番になりがちです。参加する社員が必要なのは、家や職場を出てから何をすればよいかです。集合場所、受付、会場、帰りの順に並べると、当日に読み返しやすくなります。
ホテルの住所と、送迎の乗車場所を近くに書く場合は、どちらへ向かうのかが分かる見出しを付けます。自分で来る人向けと送迎を使う人向けの説明が混ざらないようにします。違う案内を読んで移動してしまうことを防ぐためです。
案内の更新があったら、変更した内容を明示します。新しい資料を送るだけでは、前の資料を保存している社員が気づかないことがあります。最新の予定を確認する場所を一つに決め、出発前にも見られるようにします。
送迎の費用は、必要な運行条件をそろえて確認する
車両の見積もりを依頼する際は、乗る人数だけでなく、出発地、経由する場所、行きと帰りの予定を伝えます。待機があるのか、片道だけなのかによって条件が変わります。まだ決まっていない部分は、そのまま相談し、確定したように伝えないことです。
参加人数が変わる可能性があるなら、変更の相談が必要になる時期も確認します。直前まで人数を把握しないままでは、手配の選択肢が限られます。参加申込の締切と、運行の確認をする時期を合わせて考えます。
開催後は、集合で迷った点や、待つ時間が長かった場面を社員へ聞きます。車両が予定通りに動いたかだけでは、参加者の負担は分かりません。その声を次回の案内や受付の配置へ反映すると、運営を改善できます。
集合の安心感を、イベントへの集中につなげる
城山ホテル鹿児島での社内イベントでは、会場へ着く前から帰るまでを一つの計画として考えることが大切です。送迎、受付、荷物、着席の順番が分かれば、社員は迷うことに気を取られず、式典や交流へ参加しやすくなります。
GROWSへは、鹿児島に集まる社員の人数と出発拠点をお聞かせください。社内イベントの内容に合わせ、ホテルとの確認事項や当日の案内を整理し、社員を落ち着いて迎える準備を考えていきます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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