周年イベントで会社の歩みを展示したいと思っても、写真や製品を集めるだけでは見やすい展示になりません。何が写っているか分からない写真や、説明のない製品が並ぶと、昔を知っている社員だけが楽しめる内容になってしまいます。
GROWSの島田です。福岡で周年イベントを開き、九州各地の拠点の歴史を紹介する場合は、集める段階から展示の見せ方を考えることが大切です。この記事では、素材の募集、事実確認、展示の構成、搬入と返却までを説明します。
最初に、何を知ってほしい展示かを決める
会社の年表を見せたいのか、製品の変化を知ってほしいのか、各拠点の仕事を紹介したいのか。目的によって集める素材が変わります。とりあえず古い物を送ってもらうより、今回の周年で伝えたい内容を先に整理します。
社員向けなら、今の仕事とのつながりを示すことが役立ちます。昔の製品を置く場合も、どんな工夫があり、現在の仕事へ何が残っているかを説明します。懐かしさだけでなく、新しく入った社員も理解できる内容にします。
来賓も見る場合は、会社を初めて知る人に必要な説明を補います。社内の略称だけでは分からないため、製品や拠点の役割を短く示します。見る人を決めることが、展示の文章を整える基準になります。
素材の募集には、添えてほしい情報を示す
写真を集める際は、撮影した時期、場所、写っているもの、紹介したい理由を一緒に送ってもらいます。写真だけが届くと、後から確認する時間が増えます。不明な情報は不明と書いてもらい、推測で埋めないようにします。
製品や道具を借りる場合は、大きさ、重さ、扱いに注意が必要な点を聞きます。展示できるかを判断するために、先に写真で確認する方法もあります。現物をいきなり送ってもらうと、保管や返却の準備が追いつかないことがあります。
募集の説明は、専門的な言葉を使わず、担当者が答えられる項目へ絞ります。提出する期限と、問い合わせ先を示します。各拠点の通常業務を妨げない範囲で、必要な協力を頼みましょう。
原本を預かるか、複製を使うかを決める
古い写真や一点しかない資料は、扱いを慎重に考えます。複製で展示できるなら、原本を長く預からずに済みます。画像化する場合は、文字や細部が読める状態で受け取り、元の資料の持ち主を確認します。
現物を展示する場合は、誰から何を預かったかを残します。返却先と返却する時期も決め、借りた物が他の荷物と混ざらないようにします。展示物を集める担当と、片付ける担当が違う場合は特に必要です。
壊れやすい物や大きな物は、運び方と置き方を施設や制作側と相談します。思い出の品だからといって、簡単に運べるとは限りません。展示の目的に対して現物が必要かも考えます。
年代順だけでなく、仕事のつながりで並べる
年代順の展示は歩みを理解しやすい一方、出来事が多いと説明が長くなります。節目を絞り、どんな変化があったかが分かるようにします。年号を細かく並べること自体を目的にしないようにします。
拠点ごとに紹介する場合は、各地の仕事が会社全体へどうつながるかを示します。本社だけが中心で、地域拠点が補足に見える構成になっていないかを確認します。写真の数が多い拠点だけが目立たないようにします。
製品や仕事の工夫ごとに並べる方法もあります。同じ課題に対し、時代や拠点でどんな工夫をしたかが分かると、社員同士の会話につながります。集まった素材を見て、目的に合う順番を選びます。
説明文は、写真から分からないことを書く
写真に工場が写っているなら、「工場の写真です」と書くだけでは情報が増えません。いつ、何のために使われていたか、どんな仕事が行われていたかを短く説明します。見る人が意味を理解できる文章にします。
長い文章を一枚に詰めると、立ったまま読む展示では負担になります。見出しで要点を示し、補足を短く添えます。詳しい話は別の資料へ分けることもできます。展示では、まず見て分かる量を考えます。
専門用語には簡単な説明を添えます。社員でも担当する仕事が違えば分からない言葉があります。制作した部署以外の人へ読んでもらい、説明が足りない箇所を確かめます。
年号と名称は、公開前に確認する
写真の年代や製品名は、記憶だけで決めないようにします。社内資料や関係者へ確認し、断定できない場合はその扱いを相談します。周年の展示として長く残る可能性があるため、事実を丁寧に整えます。
写っている人や顧客の名前を出す場合は、利用できる範囲を確認します。社内向けの展示と社外へ公開する写真では扱いが違う場合があります。後から広報へ使う予定があるなら、最初から目的を共有します。
確認する担当を決め、各拠点から返答をもらう期限を設けます。印刷の直前に確認を始めると、修正が間に合わないことがあります。展示物の制作日程に、内容確認の時間を含めます。
展示の原稿を確認するときは、写真と説明文を一緒に見ます。文章だけでは正しくても、別の写真と組み合わされていると意味が変わることがあります。年号、場所、製品名を一つずつ照合し、どの素材の説明かを明確にします。印刷する大きさで見本を確認すると、文字量や写真の粗さにも気づけます。画面上で拡大して見ているだけでは、立って読む距離の見え方は分かりません。できる範囲で実際の寸法を意識し、読む人が近づきすぎなくても内容を理解できる状態へ整えます。見出しだけでも、展示の主題が伝わるかを見直しておきましょう。
会場では、立ち止まる場所を考える
展示を置くと、人は歩くだけでなく立ち止まります。受付や会場への入口の近くに並べすぎると、列と重なることがあります。通行する場所と見る場所を分け、施設の条件に沿って配置します。
展示を見る時間が開会前だけなのか、休憩や懇親会中にも見られるのかで必要な配置が変わります。短い時間に全員が見るなら、一か所へ集まりすぎない構成を考えます。順番に読まなくても理解できる展示にする方法もあります。
照明や文字の大きさも確認します。写真が反射して見づらい場合や、説明が低い位置にあって読みにくい場合があります。実際の会場で、参加者の目線から確かめます。
会話が生まれる仕掛けを少し加える
展示は見るだけでも意味がありますが、社員が話すきっかけを作ることもできます。写真に写る仕事を知る人が短く説明する、現在の担当者が変化を紹介するなど、素材へ言葉を添える方法があります。
参加者へ思い出を書いてもらう場合は、何を書けばよいかを示します。自由に感想を書くより、「この仕事で覚えていること」など、展示と関係する問いがあると書きやすくなります。公開する内容は、社内の担当が確認する運用にします。
クイズにする場合も、古くからいる社員だけが答えられる内容に偏らないようにします。展示を見れば考えられる問いにすると、新しい社員も参加できます。
素材の量に差がある拠点は、聞き取りで補う
写真が多く残っている拠点と、ほとんど残っていない拠点があることもあります。量をそろえるために似た写真を並べるより、その拠点の役割を説明できる言葉を集めます。現在の職場の写真と、過去から続く仕事の説明を組み合わせる方法もあります。
古い写真がないからといって、当時の様子を事実のように作り直すことは避けます。図やイラストを使う場合は、説明のための表現であることが分かる形にします。史実として示す素材と、理解を助ける図を区別することが大切です。
製品を置く場合は、触れるかどうかを決める
実物に触れられる展示は、仕事を身近に感じるきっかけになります。ただし、借りた物を自由に触ってよいとは限りません。持ち主や社内担当へ確認し、触れる物と見るだけの物を区別します。
説明する担当が必要な物は、その人がいる時間に見てもらうなどの方法を考えます。無人で置いても問題ないかを確認し、展示する台や固定の方法も制作側と相談します。見せ方だけでなく、元の状態で返せることも大切です。
展示の大きさは、見る時間から考える
素材がたくさん集まると、すべてを使いたくなります。しかし、見る時間が短ければ、量を増やすほど一つひとつが伝わりにくくなります。最も知ってほしい内容を選び、残りは社内の記事や資料へ分ける方法があります。
展示へ使わない素材も、協力した拠点へ理由を説明できるようにします。価値がないから使わないのではなく、今回の目的や会場の条件に合わせて選んだことを伝えます。集める段階で、すべてを展示するとは限らないことを共有しておくと調整しやすくなります。
当日撮影する写真にも、展示が残る
参加者が展示を背景に写真を撮る場合があります。公開できない資料を近くへ置いているなら、撮影の扱いを案内します。社内向けだから周囲の写真へ写り込んでもよいと考えず、どこで何を見せるかを整理します。
公式の記録写真を残すなら、展示全体と、説明文が分かる写真をそれぞれ撮っておくと後から振り返れます。照明の反射や人の写り込みで内容が見えない場合もあるため、開場前に撮る時間を用意する方法があります。
搬入から返却までを展示の準備に含める
会場へ運ぶ方法、設置する担当、撤収する時間を決めます。現物を借りた場合は、梱包材をどこへ置くかも考えます。展示が終わってから箱を探す状態を避けましょう。
撤収時には、預かった物を確認してから返却します。会場の備品と展示物を混ぜないようにし、持ち主へ返すまで担当を決めます。写真データを保存する場合も、利用範囲が分かる状態にしておきます。
福岡の周年イベントで九州各拠点の展示を作るなら、集める物の多さより、仕事の意味が伝わることを大切にしてください。GROWSへ相談する際は、紹介したい歴史と集められそうな素材を共有すると、展示の構成と会場の使い方を一緒に考えられます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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