夏の社内イベントを屋内で開きたいと考えたとき、天候を気にせず実施できることへ目が向きます。ただ、屋内にすれば準備が簡単になるわけではありません。仕事を続けながら交替で参加する社員がいる場合は、参加の時間帯や会場の使い方を工夫する必要があります。
GROWSの島田です。今回は九州で夏の社内イベントを企画する際の、屋内開催と交替参加の考え方を解説します。鳥栖などに事業所や物流拠点を持ち、全員が同時に仕事を離れにくい会社を想定した企画例です。
全員を同じ時刻へ集めることが、本当に必要かを考える
社内イベントというと、全員で開会し、同じ企画に参加する形を思い浮かべるかもしれません。しかし、現場の業務を止められない場合は、同じ時刻へ集まることに無理が生まれます。何を全員で共有したいかと、いつ参加するかを分けて考えます。
例えば、会社からの感謝を伝え、短い交流を楽しんでもらうことが目的なら、同じ内容を複数の時間帯で実施する方法があります。一度だけの大きな企画にするより、各社員が落ち着いて参加できる場合もあります。
一方、重要な発表を全員で聞く必要があるなら、参加できない社員へどう届けるかを考えます。後の時間帯だけ説明が省略されることのないよう、共有する内容をそろえます。開催形式は、仕事の条件と目的から選びます。
参加できる時間を、現場の予定から聞く
交替参加を考える際は、勤務表の空きだけで判断しないことが大切です。引き継ぎ、着替え、移動など、仕事を離れて会場へ来るまでの時間が必要な場合があります。現場の責任者と相談し、実際に参加できる時間を確認します。
参加時間が短い社員に、長い企画の途中だけ入ってもらうと、内容が分からないまま終わることがあります。短い単位で完結する体験や、好きな順番で回れる企画を考えます。途中から来ても楽しめることが、交替参加に向く条件です。
参加できる人数は、時間帯ごとに把握します。全体の人数だけを見て料理や備品を用意すると、一つの時間帯に集中したときに足りなくなることがあります。どの時間に何人を迎えるかを、準備の前提にします。
屋内会場では、音と人の流れを分ける
屋内では、企画の音や会話が同じ空間に重なります。静かに話したい場所と、ゲームなどで声が出る場所を近くに置くと、説明が聞き取りづらくなることがあります。会場の広さだけでなく、内容ごとの音を考えて配置します。
例えば、短い体験、食事、休憩を同じ会場へ置くなら、入口からの流れと、それぞれで立ち止まる人を想像します。人気の企画へ並ぶ列が、料理を取りに行く通路と重ならないようにします。
机や装飾を置ける範囲、電源、音の使い方は施設へ確認します。屋外で使った企画をそのまま持ち込めるとは限りません。会場の条件に合わせて、必要な道具や見せ方を選び直します。
入口と出口が同じ場所なら、到着する社員と帰る社員が重なる時間も考えます。受付で長い説明をせず、会場内の表示や担当者で補えるようにすると、入口付近に人が留まりにくくなります。
短い企画でも、会社らしさは入れられる
交替で参加するイベントでは、説明が長い企画より、見て分かるものが取り入れやすくなります。ただ、一般的なゲームを並べるだけでなく、社員の仕事や会社の出来事を題材にすると、社内イベントらしい会話が生まれます。
例えば、職場の写真を見て場所を当てるクイズなら、普段行かない部署を知るきっかけになります。答えを示す際に、その場所でどんな仕事をしているかを短く紹介します。正解を競うだけでなく、仕事を知る時間へつなげます。
社員から集めた感謝の言葉を掲示する企画も考えられます。ただし、本人や関係者が困る内容がないかを確認します。内輪の冗談だけにならず、初めて読む社員にも意味が分かる文章へ整えます。
どの企画も、最初の時間帯だけ盛り上がり、後の時間帯では道具が足りない状態にならないようにします。補充や片付けの時間を設け、次の社員を同じように迎えられる準備が必要です。
料理や景品を、早く来た人だけのものにしない
参加する順番によって、料理や景品の選択肢に差が出ると、後から来る社員が残念に感じることがあります。全体分を最初に出すだけでなく、時間帯ごとに必要な分を用意する方法を考えます。
料理の提供方法は、会場や手配する事業者へ相談します。後の時間帯でも落ち着いて食事を楽しめるか、提供や片付けをどう行うかを確認します。担当者の判断だけで、長時間そのまま置くような運営にしないことです。
景品がある企画では、全員に同じ内容を用意するのか、抽選で選ぶのかを明確にします。参加時間によって不利になる仕組みではないかを見ます。豪華さより、どの時間帯でも納得して参加できることを大切にします。
食事をする場所には、座って過ごせる余裕も考えます。短い参加時間の中で、立って並ぶ時間ばかりにならないようにします。食事と体験のどちらを先に選んでも、無理なく回れる配置が理想です。
休憩できることを、参加者へ分かるようにする
屋内開催でも、社員の疲れ方は同じではありません。勤務の途中や終了後に来る人がいるなら、まず休みたい場合もあります。すぐに企画へ参加することを求めず、座って過ごせる場所を案内します。
会場へ着くまでに屋外を移動する場合もあります。空調のある部屋で開催することだけで安心せず、集合場所や待つ場所を確認します。施設と相談し、社員が入口で長く待ち続けない流れを考えます。
体調がすぐれないときに誰へ伝えればよいかも、担当者の間で確認します。参加することを優先しすぎず、本人が休む、帰るといった判断をしやすい案内にします。イベントを楽しむことを強制しない姿勢が大切です。
運営担当にも、交替と休む時間を用意する
参加者が交替で来る場合、運営担当は長い時間会場にいることになります。ずっと説明や受付を続ける前提にせず、交替する時間と役割を決めます。担当者自身も食事や休憩を取れる計画にします。
交替の際は、残っている料理や備品、次の時間帯の人数を共有します。口頭だけで急いで伝えるより、確認する項目を決めておくと、抜けを減らせます。次の担当が同じ説明をできるよう、企画の進め方もそろえます。
社員だけで運営することが難しい場合は、受付や企画の進行を外部へ任せる案もあります。社内の担当者は現場との調整へ集中し、会場内は別の担当が支えるなど、役割を分けて考えます。
案内には、参加のしかたを具体的に書く
交替参加の場合は、何時から何時まで来られるのか、指定の時間帯があるのかを明記します。自由に来てよいのか、申込が必要なのかが曖昧だと、現場でも調整しづらくなります。社員本人と職場の担当者が同じ情報を見られるようにします。
服装や持ち物も、仕事内容に合わせて考えます。勤務中の服装で参加できるのか、会場で必要な準備があるのかを伝えます。普段の仕事から移動してくる社員が、その場で困らない情報を用意します。
参加が任意なら、そのことを明確にします。来られない社員へ理由を詳しく求めたり、部署ごとの参加人数を競わせたりすると、負担になることがあります。仕事の条件を踏まえ、参加できる人が気持ちよく来られる案内にします。
会社からのメッセージは、同じ内容を届ける
複数の時間帯で開催する場合、会社の挨拶を一度だけ行うと、参加した時間によって届く内容が変わります。短い映像や掲示、各回の挨拶など、同じ趣旨を伝えられる方法を選びます。
映像を使う場合も、会場のどこから見えるか、音が聞こえるかを確認します。食事や会話が続く場所では、長い説明は届きにくくなります。伝えたいことを絞り、見終えた後に社員同士で話せる内容にします。
各回で挨拶をする場合は、担当者が変わっても大切な点が抜けないようにします。ただし、同じ原稿を機械的に読む必要はありません。何に感謝を伝えるかを共有し、それぞれの言葉で話せるようにします。
片付けと再開の時間を、あらかじめ確保する
時間帯を区切る場合、前の回が終わってすぐ次の回を始めると、片付けや補充が追いつかないことがあります。机を整える、使った道具を戻す、料理の準備をするなど、必要な作業を確認します。
作業中に次の社員が来た場合、どこで待ってもらうかも考えます。入口で長く立たせるのではなく、施設と相談した場所へ案内します。開始時刻を守るために担当者へ無理を求めないよう、最初から作業の余裕を入れます。
最後の回の後にも撤去が残ります。運営担当が勤務へ戻るのか、そのまま退勤するのかを確認し、作業を終えられる体制を組みます。イベントの終了と、担当者の作業終了を分けて考えることが必要です。
感想は、時間帯ごとの違いも見る
開催後は、どの企画が楽しかったかに加え、参加しやすい時間だったか、待つ場面が多くなかったかを聞きます。全体の平均だけでは、後の時間帯で起きた困りごとが見えない場合があります。参加条件の違いを踏まえて振り返ります。
現場の責任者にも、業務との調整で困ったことを聞きます。会場では問題がなくても、参加する前後に負担が集中していたかもしれません。その情報があれば、次回は時間帯を変える、企画を短くするなどの改善を考えられます。イベントの楽しさと、参加を支えた仕事の条件を両方見ていくことが、継続して開ける開催計画につながります。
九州の現場に合う夏の社内イベントへ
屋内の夏イベントでは、全員が同じ時間に参加することより、仕事の条件が違っても楽しめることを大切にします。短い企画と休憩、食事を組み合わせ、どの時間帯の社員も迎えられる内容にします。
GROWSへは、九州の事業所で参加できる時間帯や人数をお聞かせください。勤務の条件と会場の使い方を踏まえ、無理なく参加できる夏の社内イベントを考えていきます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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