福岡で社員総会と懇親会を開くことになり、先にプログラムを組んだところ、遠方の社員が表彰式の途中で帰らなければならなくなった。こうした行き違いを防ぐには、開始から内容を積み上げるだけでなく、社員が帰る予定から考えることが必要です。
GROWSの島田です。九州各地の拠点から福岡へ集まる社内イベントでは、同じ会場にいても帰路の条件は違います。今回は、終了時刻の決め方、日帰りと宿泊の分け方、途中退出がある場合の進行を解説します。全員で共有したい時間を、できるだけ全員が参加できる形へ整えていきましょう。
最初に、帰る場所と方法を把握する
福岡で開催するからといって、参加者全員が博多駅から帰るとは限りません。自家用車、送迎バス、鉄道、航空便など、利用する手段は異なります。拠点へ戻る人と、自宅へ直接帰る人でも予定が変わります。まず帰る場所と方法を整理します。
この段階では、全員へ細かな乗車情報を求める前に、日帰りが可能か、宿泊を検討する必要があるかを見ます。遠方の拠点には、どの時間帯なら無理なく参加できるかを聞きます。担当者の地理感覚だけで移動を判断しないことが大切です。
仕事を終えてから参加する社員や、翌朝に予定がある社員もいます。必要な範囲で参加条件を確認し、イベント側で選べる開催方法を考えます。個人に帰り方の無理な調整を求める前に、プログラムと日程の側でできる工夫を探します。
交通機関の出発時刻と、会場を出る時刻を分ける
列車や飛行機の出発時刻まで会場にいられるわけではありません。会場から駅や空港への移動、荷物の受け取り、乗車や搭乗に必要な手続きなどの時間があります。閉会を考える際は、交通機関の時刻ではなく、会場を出る時刻へ置き換えます。
必要な余裕は、使う交通機関や参加者の状況によって変わります。一律に何分あればよいと決めず、開催日の運行情報と利用条件を確認します。乗り換えがある場合は、最初の便だけでなく、その後の接続も含めて見ます。
例えば、会場を出られる時刻が十七時までという社員がいるなら、重要な企画を十七時ちょうどまで続ける計画は慌ただしくなります。閉会後に荷物を持ち、出口へ進む時間も必要です。参加者が立ち上がって帰るまでを含めて考えます。
全員で行いたい内容を、共通の参加時間へ置く
社員総会、社内表彰式、懇親会を組み合わせる場合、全てを最後まで参加する前提にしない方がよいことがあります。会社の方針や表彰など、全員で共有したい内容を整理し、多くの社員が参加できる時間帯へ置きます。
後半に自由な交流の時間を残す方法もあります。ただし、帰る社員が大切な話を聞けない構成にしないことが必要です。任意参加と案内した時間に、重要な発表や全員の集合写真を入れると、案内と実際の意味が変わってしまいます。
僕は、遠方の社員が途中で帰ることを、参加意欲の違いとして扱いたくありません。移動の条件は本人の気持ちとは別です。共通の時間で何を届けるかを考えることで、同じ会場に集まる意味を守りやすくなります。
日帰りと宿泊は、参加したい内容から比べる
宿泊すれば遅くまで参加できますが、宿泊費だけでなく、翌日の仕事や家庭の予定にも関わります。全員を宿泊にすれば解決すると考えず、日帰りで参加できる案と、宿泊を伴う案を比べます。会社としての取り扱いも社内で確認します。
例えば、昼に本編を行い夕方までに終了する案と、夕方から本編を行い遠方者が宿泊する案では、当日の移動と翌日の予定が変わります。会場費や客室代に加え、参加者が拘束される時間も比較の材料にします。
宿泊を選べる形にする場合は、希望をいつ確認し、誰が手配するかを決めます。直前まで人数が分からないと、部屋や移動の調整が難しくなります。申込み時に何を判断してもらうかを整理し、社員が予定を立てやすい案内にします。
送迎バスの出発は、閉会直後にしない
閉会時刻とバスの出発時刻を同じにすると、社員は挨拶が終わる前から移動を気にします。荷物を受け取り、化粧室へ寄り、乗車場所へ向かう時間を確保します。会場からバス乗り場が離れているなら、その経路も含めます。
複数のバスを使う場合は、行き先と乗車する人が分かる案内を用意します。往路と復路で利用する人が違う場合もあるため、来たバスへそのまま乗ればよいとは限りません。帰りの予定を確認し、乗車する便を分かるようにします。
出発前の人数確認を誰が行うかも決めます。乗っていない人を探すとき、受付と運営、バス側の連絡がつながる必要があります。出発を判断する担当者と連絡方法をそろえ、運転手へ全ての確認を任せないようにします。
個別に帰る社員には、退出の方法を伝える
鉄道や航空便を使う社員が途中で退出する場合、どのタイミングで席を立ち、どの出口を使うかを案内します。本人が会場の雰囲気を見て判断するだけでは、大切な場面を遮ってしまわないか気になって動きにくくなります。
退出しやすい席を検討する場合も、本人の事情が周囲へ必要以上に伝わらないよう配慮します。席の配置と案内は、参加者が自然に動けることを目的に考えます。早く帰る人を目立たせるための区分にはしません。
記念品や資料を最後に配る予定なら、先に帰る社員へ渡す方法も決めます。受付で受け取る、後日拠点へ送るなど、対応できる方法を案内します。途中退出したことで、必要な物や情報を受け取れなくならないようにします。
当日の遅れを、帰路へどう反映するか考える
開会が遅れたり、挨拶が長くなったりすると、その分だけ閉会を延ばしたくなります。ただ、帰りの予定はイベントに合わせて延ばせるとは限りません。終了時刻を守るために調整できる内容を、準備の段階で相談します。
例えば、自由交流の時間を調整する、説明の一部を後日共有するなど、目的を損なわない方法を考えます。誰が短縮を判断し、司会や会場へ伝えるかを決めます。担当者がそれぞれ別の時刻を案内しないよう、変更はまとめて共有します。
帰りの交通へ影響する遅れが出た場合は、本人へ早めに知らせます。閉会間際に伝えると、選べる対応が少なくなります。状況を把握する人と、参加者へ案内する人をつなぎ、分かったことから正確に伝えます。
運営を担当する社員の帰り方も残す
参加者の帰路は準備されていても、片付けを担当する社員だけ予定が決まっていないことがあります。撤収に何人必要で、何時に終わる見込みかを確認します。最後の送迎バスが出た後に作業が残るなら、別の帰り方が必要です。
会場へ戻す備品や、会社へ持ち帰る荷物も考えます。担当者一人が大量の荷物を抱えて公共交通機関で帰ることにならないよう、運搬方法を決めます。行きの搬入だけでなく、帰りの荷物と人を合わせて計画します。
幹事が最後まで残る場合も、翌日の予定へ無理がないかを見ます。社内イベントを支えた人が、終了後に帰れなくなる状態は避けたいところです。運営を依頼する範囲や人員の配置を含めて、最後まで実行できる計画を作ります。
帰路を踏まえた、午後開催の例を考える
例えば、午後に社員総会を行い、その後に短い交流の時間を設ける案を考えます。最初に、各拠点の社員が到着できる時間と、会場を出る必要がある時間を並べます。その重なる範囲へ、全員で共有したい方針発表と表彰を配置します。
この段階では、具体的な列車の時刻を仮定してプログラムを確定しないようにします。実際の開催日と利用する経路を確認し、参加できる時間を確かめます。重なる時間が短すぎるなら、内容を詰め込むだけでなく、開始時刻や開催形式を見直します。
本編の後に交流を置く場合は、本編の終了と一日の最終終了を分けて案内します。途中で帰る人にも、会社として共有する内容が終わったことが分かるようにします。交流の途中で新しい重要発表を入れないなど、決めた役割を守ることが必要です。
この例は、午後開催が全ての会社に適しているという意味ではありません。午前の業務や移動の都合によっては、別の時間帯がよい場合もあります。帰路を確認してから内容を置くという順番を、自社の条件に合わせて使ってみてください。
当日の連絡先を、往路と復路の両方で使えるようにする
到着が遅れるときの連絡先はあっても、帰りの予定が変わったときに誰へ伝えるかが決まっていないことがあります。個別に帰る予定から送迎へ変わるなど、人数の確認へ影響する変更は、担当者へ届くようにします。
ただし、当日の変更に必ず対応できると案内するのは避けます。座席や手配の条件があるため、対応できるかを確認する窓口として伝えます。参加者が勝手に便を変え、元のバスで待ち続けることがないよう、連絡が必要な場面を示します。
帰路の案内を会場内で行う場合は、聞き逃した人が確認できる方法も用意します。受付付近の掲示や配布した案内など、必要な情報を見返せる形にします。行き先、出発時刻、乗車場所の表記をそろえ、スタッフも同じ情報で説明します。
終了後に忘れ物が見つかった場合の連絡方法も考えておきます。遠方へ帰った社員が取りに戻れない場合、会場と主催者のどちらが窓口になるかを確認します。帰りの準備は、出口へ案内して終わりではなく、その後の問い合わせまで含めて整理すると安心です。
案内する情報は、開催日に合わせて確認する
交通の時刻や運行条件は、開催日の情報で確認します。以前のイベントで使った案内を、そのまま流用しないようにします。会社が手配する移動と、各自で手配する移動を分け、社員が何を準備すればよいかを明確にします。
GROWSでは、福岡で開く九州エリアの社内イベントについて、各拠点の参加条件と帰路を踏まえたプログラムをご相談いただけます。会場へ集めることだけでなく、必要な内容を共有して無理なく帰れる一日を、開催目的から一緒に考えます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
GROWS代表メッセージ ↗
