「満足した」という回答が多ければ、次の社内イベントも同じ内容でよいのでしょうか。反対に、満足度が低かったとき、企画そのものを変えるべきなのでしょうか。一つの点数だけでは、社員が何を評価し、何に困ったのかまでは分かりません。
GROWSの島田です。九州の各拠点から社員が集まるイベントでは、プログラムの内容と、移動や参加のしやすさを分けて聞くことが大切です。表彰式には感動したけれど、帰りの時間が気になって懇親会を楽しめなかった。そんな違いを拾えるアンケートにすると、次に直すことが見えてきます。この記事では、質問の作り方から回答の読み方、社員への報告までを説明します。
まず、回答を何の判断に使うか決める
質問を作る前に、次回の開催で迷っていることを書き出します。開催地を変えるべきか、交流の時間を増やすべきか、経営方針の説明は伝わったか。知りたいことが決まると、必要な質問を選びやすくなります。
例えば、九州の複数拠点を一か所へ集める社員総会なら、会議の内容に加えて、集合時刻や終了時刻を見直すための情報が必要です。一方、同じ職場で開く小さな懇親会なら、話せた相手や参加時間の方が判断材料になるかもしれません。毎回同じ項目を使うだけでは、今回の課題に答えられないことがあります。
聞いた後に使い道がない質問は、いったん外してみます。担当部署が分析できる量に絞ることも大切です。回答する社員にとっても、質問の意図が分かり、負担が大きすぎないアンケートの方が答えやすくなります。
一つの質問では、一つのことを尋ねる
「会場と料理とプログラムに満足しましたか」と聞くと、どれを基準に答えるかが人によって違います。料理はよかったが発表が聞き取りにくかった人は、どの選択肢を選べばよいか迷います。後から集計しても、何を変えるべきか判断できません。
企画の内容、会場の使いやすさ、案内、移動は分けて聞きます。ただし、細かく分けるほどよいわけではありません。判断に必要な項目を選び、質問を読んだ人が同じ対象を思い浮かべられる表現にします。
例えば「交流は十分でしたか」より、「普段仕事で接点の少ない社員と話す時間はありましたか」と聞く方が、今回つくった交流時間について答えやすくなります。「楽しかったですか」という感想と、目的を達成できたかという質問は、役割が違うと考えましょう。
満足度の選択肢は、答えられない人も想定する
満足度を段階で選んでもらう場合は、それぞれの意味を言葉で示します。数字だけでは、どちらがよい評価か分かりにくい場合があります。同じアンケートの中で選択肢の順番が入れ替わらないようにすることも必要です。
途中から参加した社員や、対象の企画に参加していない社員もいます。その人に無理に評価してもらうと、実際の感想とは違う回答が混ざります。「参加していない」「判断できない」など、その質問に合う選択肢を用意します。
表彰式と懇親会を続けて開いた場合も、全員が両方に参加したとは限りません。最初に参加したプログラムを聞き、該当する部分だけ答えられる構成にすると、回答する人の迷いを減らせます。使用するフォームで質問を分岐できない場合は、質問の説明に対象を明記します。
移動の負担は、どこで困ったかまで聞く
九州内の開催でも、会場までの距離や使える交通手段は拠点によって違います。「アクセスはよかったですか」だけでは、駅から会場までの道なのか、自宅からの移動全体なのかが分かりません。聞きたい範囲をはっきりさせます。
集合時刻に余裕があったか、閉会後の移動に無理がなかったか、事前案内で必要な情報が分かったか。開催前に課題としていた点を中心に尋ねます。交通手段も必要に応じて確認しますが、詳しい行動履歴まで集める必要があるかは考えたいところです。
例えば、遠方の社員から帰路の負担について意見があっても、それだけで開催地が悪かったとは決められません。閉会時刻を早めることで改善できる場合も、宿泊を含む参加方法を見直す方がよい場合もあります。評価と理由を一緒に読むことで、変更する候補を絞れます。
自由記述は、書いてほしい内容を具体的にする
最後に「ご意見をどうぞ」とだけ置くと、何を書けばよいか迷う人もいます。「次回も残してほしい場面」「参加するうえで困ったこと」など、答えるきっかけになる問いにすると、具体的な意見を集めやすくなります。
すべての質問に自由記述を付けると、回答が長くなります。改善の判断に理由が必要なところへ絞り、任意回答にする方法もあります。短い回答でも意味が取れるよう、直前にどの企画や場面について尋ねているかを示します。
個人への批判や、業務上の機密を書いてもらうための欄にはしません。記入内容の扱いを案内し、個別の相談が必要なことは社内の適切な窓口へつなぎます。担当者が読むことと、その文章を全社員へ共有することは別なので、公開する範囲も考えておきます。
匿名で集める範囲と、集計の単位をそろえる
率直な意見を集めたいときは、氏名を必須にする必要があるかを検討します。一方、連絡や個別の対応を希望する社員には、別の窓口を案内する方法があります。アンケートの目的と、回答後に行う対応を分けて設計します。
匿名のつもりでも、所属、役職、勤務年数などを組み合わせると、誰の回答か推測できる場合があります。人数の少ない拠点を細かく分類して共有するときは注意が必要です。集める項目、結果を見る担当者、社員へ報告する単位を、会社の取り扱い方針に合わせて決めます。
フォームの設定も確認します。氏名を聞いていなくても、ログイン情報などが記録される設定かもしれません。「匿名です」と案内する前に、実際には何が保存されるかを確かめます。回答者が知らない条件で情報を集めないことが、次回も意見を寄せてもらう土台になります。
回答を集める時期と案内を準備する
イベントの記憶があるうちに答えてもらえるよう、終了後の案内を事前に用意します。回答期限と、何のために聞いているかを短く伝えます。準備に協力した部署だけでなく、対象となる社員へ同じ案内が届く方法を選びます。
会場で回答用のコードを表示する場合も、その場で全員がスマートフォンを使えるとは限りません。後から社内の連絡手段で開けるようにすると、退出を急ぐ人も答えられます。移動中の回答を求めるのではなく、落ち着いて答えられる機会を残します。
公開前には、担当者以外にも試しに回答してもらいます。選択肢が足りない、質問の対象が分からない、スマートフォンでは長く感じる、といった点を見直します。所要時間を案内するなら、実際に試した結果に合わせましょう。
平均点だけでなく、回答の偏りを見る
集計するときは、対象者のうち何人が答えたかを確認します。熱心に参加した社員の回答が多いのか、途中で帰った人の意見も含まれるのかによって、結果の読み方は変わります。回答が少ない部分を、全員の意見として扱わないことが大切です。
全体の満足度が高くても、特定の参加方法では困りごとが集中しているかもしれません。必要な範囲で、会場参加とオンライン参加、日帰りと宿泊などを分けて読みます。ただし、少人数の結果から大きな結論を出したり、個人が分かる形で共有したりしないようにします。
自由記述は、似た意見をまとめて内容を確認します。件数が多い意見だけでなく、少数でも参加を妨げる問題が含まれていないかを見ます。よい感想だけを選んで報告するのではなく、何ができて、何が課題として残ったかを整理します。
社員総会と懇親会を開いた場合の質問例
例えば、午前に社員総会、午後に懇親会を開いたとします。社員総会では「今期の方針について理解が深まりましたか」、懇親会では「普段接点の少ない社員と話せましたか」と、目的に合わせて質問を分けます。そのうえで、「閉会時刻は帰りの移動に支障がない時間でしたか」と尋ねれば、内容と参加条件を別々に振り返れます。
方針への理解が深まらなかったという回答があれば、どの点を追加で知りたいかを任意で書いてもらう方法があります。それを次の社内説明につなげれば、イベント後も疑問を補えます。ただし、アンケートで理解したと答えたことだけを、実際の行動が変わった証拠にはしません。確かめられた範囲を区別して報告します。
帰りの移動に困ったという意見も、「終了が遅かった」と「予定より終了が延びた」では改善方法が違います。前者なら予定時刻の設定、後者なら進行と延長時の判断を見直します。自由記述を読み、必要に応じて次回の準備で確認する項目を残します。点数の低い項目をただ並べるより、原因の候補と次に取る行動を組み合わせる方が、準備に役立つ振り返りになります。
結果を、次回の変更と社員への報告につなげる
集計が終わったら、すぐ変更すること、次回検討すること、今回は変えられないことに分けます。例えば、集合場所の案内文は直せても、開催地の変更は予算や拠点の条件を含む検討が必要です。誰がいつ確認するかまで決めると、結果が報告書だけで終わりません。結果は次回の担当者に渡し、準備に引き継ぎます。
社員には、寄せられた意見から何を見直すのかを伝えます。希望をすべて実現できなくても、受け止めて検討したことが分かる説明はできます。次回の開催後に同じ質問を使うなら、条件がどう変わったかも残し、点数だけを単純に比べないようにします。
九州の社内イベントアンケートは、よかったかどうかを採点するだけのものではありません。社員が参加して感じたことを、次の企画や準備へ戻すための道具です。GROWSへ次回の開催を相談する際は、集計表に加えて迷っている改善点も共有してください。内容の評価と参加の負担を分けて読み、何から変えるかを一緒に考えていきます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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