懇親会で会社の映像を流したけれど、料理を取りに行く人が多く、見てもらえなかった。映像や挨拶を詰め込んだため、社員同士が話す時間がなくなった。食事を伴う社内イベントでは、見てもらう時間と自由に過ごす時間のバランスが難しいところです。
GROWSの島田です。映像を入れれば懇親会がよくなるわけではありません。誰に何を見てほしいのかを考えて、料理の提供や会話の流れに合う場所へ置くことが大切です。九州各地の社員が集まる懇親会を想定し、上映する内容とタイミングを決める方法を解説します。
映像に任せたい役割を決める
懇親会の映像には、開会への期待を高める、拠点の仕事を紹介する、一年の出来事を振り返るなど、役割が考えられます。全部を一本に詰めると、長くなり、何を伝えたいかもぼやけます。今回その映像を流す理由を一つ決めてみてください。
例えば、普段会わない拠点同士の交流を増やしたいなら、各拠点の人や仕事が分かる短い紹介が会話の材料になります。創業からの沿革を詳しく説明するより、「あの仕事はどのように進めているのですか」と話しかけるきっかけをつくる内容が合うかもしれません。
一方、総会で既に会社の方針を詳しく説明しているなら、懇親会で同じ情報を繰り返す必要はありません。総会は理解する時間、懇親会は人と話す時間と役割を分けると、映像に盛り込みすぎずに済みます。作る前に、当日の他のプログラムと内容が重なっていないかを確認します。
必ず見てほしい映像は、自由歓談と分ける
受賞者へのメッセージや、社員への感謝を伝える映像は、音と画面へ集中できる時間をつくりたいところです。自由歓談の途中に突然再生すると、参加者は会話を続けてよいのか迷います。司会が上映を案内し、会場全体が落ち着いてから始める流れを組みます。
その際、「映像をご覧ください」と言うだけでなく、何が映るのかを短く伝えます。「九州の各拠点で働く皆さんから、今年の仕事を紹介してもらいました」と分かれば、見方も変わります。長い前置きは必要ありませんが、自分と関係のある内容だと分かる入口は大切です。
反対に、会話の邪魔をしない背景映像として写真を流すなら、音声の説明を聞かなくても分かる内容にします。必ず読んでほしい文章を小さく載せても、歓談中には伝わりません。集中して見せる映像と、雰囲気をつくる映像を区別し、どちらも中途半端にしないことがポイントです。
料理の提供方法に合わせて上映を置く
着席したまま料理が運ばれる形式と、自分で料理を取りに行く形式では、人の動きが違います。ビュッフェなら、乾杯後すぐは料理を取りに行きたい人が多くなります。そこへ重要な映像を置くと、席に戻るか料理を選ぶか、参加者に迷いが生まれます。
コース料理でも、料理を置く音やスタッフの移動が重なることがあります。映像の途中で提供を止めてほしい場合は、会場の担当者へ事前に相談します。上映時刻だけを渡すのではなく、長さと内容、どこで注目してほしいかを共有すると、サービスの流れを検討しやすくなります。
ただし、料理の都合を無視して何度もサービスを止めるのもよい進行ではありません。提供のタイミングを聞き、映像をまとめて見せるのか、一本を短くするのかを考えます。映像の完成後に上映場所を探すより、料理とプログラムを並べた段階で、使える時間を確認してください。
前半で会話の材料を渡し、後半は余韻を残す
拠点紹介を会話のきっかけにしたいなら、懇親会の終わりより、社員がこれから話せる前半に置く方が目的に合います。見た後で「さっき映っていましたね」と声を掛けられる時間が残るからです。上映後すぐ別の企画へ進むと、そのきっかけを使えません。
例えば、短い紹介映像の後に自由歓談を置き、司会が「気になった拠点の方へ、ぜひ話を聞いてみてください」と案内する流れが考えられます。質問を強制する必要はありません。映像が話の材料になり、社員が自分から会話を広げられる余白を用意します。
閉会前の映像なら、今日集まったことへの感謝や、社員の表情を振り返る内容などが考えられます。ただ、日帰りする社員が先に帰る場合は、その人にも見てほしい内容を最後へ寄せすぎないようにします。九州各地への帰路も確認し、全員で共有したい場面を置く時間を決めます。
上映時間は、素材の量で決めない
各拠点から写真がたくさん集まると、全部を使いたくなります。でも、写真の枚数と必要な上映時間は別です。一枚ずつ長く見せた結果、会話の時間を削ってしまうなら、映像の目的へ戻って選び直します。紹介したい場面が伝わる枚数へ絞ります。
仕事の紹介では、写真だけでは内容が分かりにくい場合があります。何をしている場面なのか、誰が関わっているかを短く添えます。一方、説明を字幕へ詰め込みすぎると、食事の席から読むのが難しくなります。細かな報告が必要な内容は、総会資料や社内向けの記事で伝える方法もあります。
素材を提供してくれた社員には、全てを上映するのではなく、編集して使うことを先に伝えておきます。選ばれなかった写真が、貢献を評価されなかったように受け取られないためです。映像へ入れる基準は、拠点の優劣ではなく、今回伝えたい内容に合うかどうかで考えます。
席から画面を見られるかを確かめる
スクリーンが設置されていても、全員が無理なく見られるとは限りません。円卓では背中側に画面が来る席もありますし、柱や装飾で見えにくい場所があるかもしれません。席の配置が決まったら、実際に座る位置から確認します。
必ず見てほしい映像なら、上映前に椅子の向きを変えてもらうのか、画面を追加するのか、会場と相談します。食器を持ったまま大きく移動してもらうような案は避けたいところです。映像を見せるために参加者へどんな動きを求めるかまで、進行として考えます。
文字の大きさも、制作中のパソコン画面だけで判断しません。会場の後方から読めるかを試し、難しければ文章を短くする、写真と説明を分けるなど編集を調整します。画面が大きいから情報をたくさん載せられる、という考え方ではなく、食事の席でも受け取れる情報量にします。
音量と照明は、会話する時間と切り替える
紹介の言葉を聞いてほしい場面では、音が届くことが必要です。一方、歓談中に同じ音量で音楽を流し続けると、隣の人の話を聞くために声を張らなければならなくなります。上映中と歓談中で、音の役割が変わることを音響担当へ伝えます。
照明も、映像が見やすい暗さだけを追求しないようにします。食事中の社員や、会場を移動するスタッフがいるからです。どこまで明るさを変えるかを会場と試し、上映の開始と終了に合わせて戻す合図を決めます。映像が終わっても暗いままだと、会話が再開しにくくなることがあります。
司会者、映像担当、音響担当、会場サービスの担当が、同じ進行表を見られるようにします。「この案内の後に上映」「終了したら照明を戻して歓談再開」という順番が共有されていれば、その場で指示を重ねずに済みます。映像だけを再生できる状態では、懇親会全体の準備が終わったとは言えません。
本番前に、上映の前後を通してみる
事前確認では、ファイルが開くことに加え、会場で映像と音が最後まで正常に出るかを確かめます。冒頭だけでは、途中の音量差や終わり方は分かりません。実際に使う機器で再生し、司会の案内から歓談に戻るところまで続けて試します。
再生するファイルは、最終版がどれか分かるようにします。修正が入ったら、古い版と新しい版が同じ場所に並んでいても取り違えない運用を決めます。映像の長さが変わった場合は、進行表と料理の提供予定にも影響するかを確認します。
もし再生できなかったら、司会がどうつなぐかも決めておきます。会場を止めたまま何度も操作するより、いったん歓談へ戻して確認する判断が必要な場合もあります。代わりに伝える短い紹介や、後日の共有方法を考えておけば、映像の不具合で懇親会全体が止まることを避けやすくなります。
素材を集めるときに、上映後の使い道も決める
懇親会で上映する映像を、後から社内へ配信したい場合もあると思います。その予定があるなら、写真やコメントをお願いする段階で伝えます。当日の会場だけで見せるつもりだった社員に、完成後に別の使い方を知らせることにならないようにします。
親しみを出すための写真でも、本人が紹介されて困るものは避けたいところです。仕事中の様子や社員のコメントは、使う場面と表現を確認してから編集します。見ている人を笑わせることを優先して、写っている社員をからかう構成にしないことも大切です。会話のきっかけにしたい映像だからこそ、本人が気持ちよく見られる内容にします。
上映後に配るなら、会場での前置きがなくても内容が分かるかを見直します。司会の説明を受けて成立する映像は、その部分が抜けると意味が伝わりにくいことがあります。社内向けの紹介文を添えるなど、見る環境に合わせて整理します。
提出された素材と最終版の映像は、確認した用途が分かる形で保管します。次回も使えそうだからと無条件に再利用せず、内容が今の状況に合うかを確かめると、古い肩書や拠点名をそのまま上映することも防げます。
映像を、社員同士が話すきっかけにする
懇親会の映像は、作品を見てもらうことだけが目的ではありません。社員の仕事を知る、感謝を受け取る、その後に話しかける。僕は、見終わった社員がどう過ごせるかまで考えて、映像と進行を組みたいと思っています。
GROWSでは、九州の社内懇親会について、映像制作と当日のプログラムを合わせてご相談いただけます。食事の形式、参加する拠点、映像で伝えたい内容をお聞かせください。上映、料理、会話の時間が無理なくつながる懇親会を、一緒に考えます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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