現場の社員と管理部門の社員が集まったのに、いつもの部署同士で話して終わってしまった。社内交流会を企画するとき、こうした状況を変えたいと考える担当者の方もいると思います。ただ、席を混ぜるだけで、仕事の話が自然に始まるとは限りません。
GROWSの島田です。九州に複数の事業所がある会社では、日頃の連絡がメールや電話に限られ、相手の仕事を知る機会が少ないこともあります。今回は、現場と管理部門が互いの事情を知り、相談しやすくなる交流会を考えます。難しい討議にするのではなく、身近な仕事の場面から会話を始める方法を解説します。
仲よくなる前に、相手の仕事を知る
交流会の目的を「仲よくなってもらう」とすると、担当者は盛り上がるゲームを探したくなります。ゲームが会話のきっかけになることはありますが、その後に仕事で話しかけやすくしたいなら、相手が何を担当しているかを知る時間も必要です。
例えば、現場から届く申請を処理する担当者と、申請を出す社員が同じ席に座ったとします。名前だけの自己紹介では、普段のやり取りとの接点に気付かないかもしれません。「皆さんの出張申請を確認しています」と話せば、仕事のつながりが見えます。役職名より、誰のどんな作業と関係しているかを紹介してもらいます。
最初の自己紹介は、「担当している仕事」と「他部署に助けてもらっていること」の二つに絞る方法があります。いきなり課題を出し合うより、既に協力している関係から入る方が話しやすくなります。参加者が互いを評価する場ではなく、仕事を知る場だと伝えることも大切です。
テーマは、日常の一場面まで小さくする
「現場と本社の連携について話してください」というテーマは、範囲が広く、どこから話すか迷います。申請、問い合わせ、資料の引継ぎなど、両方の部署が関わる場面を一つ選ぶと会話を始めやすくなります。初回から会社全体の課題を解決しようとしなくて大丈夫です。
例えば「確認のために連絡し直した経験」を扱うなら、現場側は何を送ったつもりだったか、管理側は何が足りなかったかを話せます。どちらかの説明不足と決める前に、双方が見ていた情報を聞きます。同じ依頼でも、相手が判断するために必要な情報を知らなかっただけかもしれません。
テーマを選ぶ際は、参加者の多くが経験を話せるかを確かめます。特定の部署だけが詳しい内容では、他の人は聞き役になります。事前の申込時に、他部署の仕事で知りたいことを一つ尋ね、共通する場面を選ぶ方法もあります。当日話せる範囲に絞っておくと、雑談にも討議にも偏りすぎずに進められます。
一方への要望を並べる会にしない
「相手に改善してほしいこと」を最初の問いにすると、困りごとの指摘ばかりになる場合があります。本人は率直に話したつもりでも、聞く側には責められているように伝わるかもしれません。交流の入口では、相手への評価より、自分が経験した場面を話してもらいます。
「返事が遅い」なら、「どの返答を、いつまでに知りたかったか」へ言い換えます。返答する側にも、確認が必要な事情があるかもしれません。進行役は正しい方を決めるのではなく、両方の作業がどうつながっていたかを整理します。具体的な場面へ戻すことで、人格や姿勢の話へ広がることを防ぎます。
会社として判断が必要な問題が出たら、その場で約束しないことも大切です。交流会に来ている社員が、部署を代表して制度を変更できるわけではありません。確認する担当へ持ち帰ることを決め、今この席でできる話と、別の会議で扱う話を分けます。話を打ち切るためではなく、適切なところへつなぐためです。
卓を分けるときは、地域と仕事の接点を見る
九州の拠点をまんべんなく混ぜても、仕事の接点がない組合せでは会話のきっかけを探す時間が長くなります。地域に加え、依頼する側と受ける側、同じ顧客や業務に関わる人など、テーマとの関係を見て卓を組みます。
一方、普段直接の関係がある人だけにすると、既に知っている話で終わることもあります。例えば同じ業務を担当する別拠点の社員を加えると、「うちではこうしています」という話が出る余地ができます。誰も前提を知らない状態と、全員が知り合いの状態の間を考えてみてください。
人数を決める際は、椅子を何脚置けるかだけでなく、全員が一度話せるかを見ます。声の届き方や机の広さも関係します。会場の隅で声が聞こえにくい人が出ないようにし、役職の高い人だけが正面に座る配置にも注意します。向き合って話せる小さなまとまりを作ると、司会へ報告するような雰囲気を和らげられます。
進行は、紹介・質問・発見の順にする
一つの進め方として、最初にそれぞれの仕事を紹介し、次に日常の場面を話し、その後に質問を受ける順番が考えられます。話の途中ですぐに助言を始めると、本人が伝えたかった事情を聞き切れないことがあります。まず状況を聞き、その後で質問する時間を分けます。
質問は、「そのとき、何が分かると助かりますか」「こちらの作業が終わると、次に何をしていますか」など、相手の仕事を理解する内容にします。「なぜできないのですか」と追及する聞き方ではなく、必要な条件を探す聞き方を進行役が示すと、参加者も続けやすくなります。
最後に、一人ずつ「初めて知ったこと」を紹介してもらいます。解決策を出せなくても、相手の事情が分かったなら交流の成果です。「次から依頼するときは、この情報も添えてみよう」といった小さな気付きがあれば、それを持ち帰ります。無理に立派な結論へまとめる必要はありません。
話すのが得意でない人にも参加の入口を用意する
初めて会う人が多い席では、思い付いていても話し始められない人がいます。最初に短いメモを書く時間を置くと、順番が来たときに何を話すかを整理できます。全員が即座に答えられることを前提にせず、考える時間も進行に含めます。
進行役が使う説明は、長くしすぎない方がよいでしょう。目的、話すテーマ、相手を評価する場ではないことを伝えたら、まず一つの例で始めます。ルールを何枚も投影するより、どのような話をすればよいかが分かる例の方が、参加者は動きやすくなります。
話したくない内容を無理に答えてもらう必要もありません。ほかの人の話を聞いた後で加えてもよい、と案内します。話す量だけで参加の積極性を判断せず、質問する、メモする、共有するという役割も用意します。交流会が発言の得意な人だけの時間にならないようにします。
主催者は、事前に両方の立場の話を聞く
テーマを確定する前に、現場と管理部門から一人ずつ話を聞くと、問いの前提に偏りがないかを確かめられます。片方の「ここを直してほしい」という要望だけで企画すると、もう片方が説明を求められる会になりかねません。双方が知りたいことを一つずつ拾います。
例えば申請の行き違いを扱うなら、現場側には提出する際に迷うことを、管理側には確認し直すことが多い項目を聞きます。それを基に、当日はどんな情報があると互いに助かるかを話す形にします。結論を先に用意するのではなく、会話が始まる問いを整えるための聞き取りです。
少人数で一度問いを試せば、特定の部署にしか通じない言葉も見つかります。説明が長く必要になるなら、別の身近な場面へ変えることもできます。
交流の後に、相談先が分かる状態を残す
せっかく顔を合わせても、翌日には名前と担当が一致しないことがあります。参加者に配る紹介には、所属と担当する仕事が短く分かるようにします。連絡先を共有する場合は会社の運用に合わせ、必要な範囲にとどめます。仕事の窓口が別にある場合は、個人へ直接頼む案内にしないことも大切です。
話合いで出た内容は、発言を全て記録するより、相手の仕事について分かったことと、後で確認することを残します。個別の顧客や社員が特定される話は、そのまま全体へ広げず、共有する範囲を確認します。安心して話せる場にするためには、終了後の扱いまで考えておく必要があります。
後日の確認は、「仲よくなれましたか」だけでなく、「以前より相談しやすくなった相手はいるか」「依頼する際に変えてみたことはあるか」と尋ねます。当日の楽しさと、仕事の接点が増えたかを分けて見ると、次回のテーマを考える手掛かりになります。
食事の時間にも、話せる余白を残す
交流のワークと食事を組み合わせる場合、食べながら全てを進めようとすると、話にも料理にも集中できなくなります。最初は食事を楽しみ、料理の提供が落ち着いたところで短いテーマを扱うなど、会場と進行を合わせて考えます。
また、全ての時間に課題を用意しなくても構いません。仕事の紹介で相手を知った後に、自由に話せる時間があると、先ほど聞いた内容をさらに尋ねられます。司会が次々と話題を切り替えるより、会話が続いている卓には少し余白を残したいところです。
最後に別の卓へ挨拶する時間を設ける場合も、全員を一斉に動かす必要はありません。帰りの予定がある社員が焦らず退出できるよう、終了時刻は分かる形で案内します。九州各地から集まる交流会では、会話を楽しむ時間と帰路への配慮を両立させます。
GROWSと、仕事につながる交流を考える
現場と管理部門の交流は、仲のよさを確認するためだけのものではありません。普段の連絡の向こうに、どんな仕事をしている人がいるかを知る機会です。僕は、その理解があってこそ、次に困ったときの声の掛け方も変わると思っています。
GROWSでは、九州の社内交流会や懇親会について、テーマの整理、プログラム、会場配置、当日運営までご相談いただけます。顔を合わせない部署も含め、参加する部署や拠点と、日頃どんなやり取りがあるかをお聞かせください。社員が話すきっかけと、その後の仕事へのつながりを一緒に考えます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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