九州の各拠点から社員が集まる社内イベントで、交流だけでなく、仕事に役立つ話し合いも行いたい。そんなときに検討したいのが、拠点を混ぜたワークショップです。ただし、社員をグループに分けて「改善案を出してください」と伝えるだけでは、具体的な話に進まないことがあります。
GROWSの島田です。今回は、現場の課題を持ち寄り、職場へ戻って試せる案を考えるワークショップの作り方を解説します。北九州をはじめ、九州の複数の拠点が連携する会社を想定した考え方です。
最初に、話し合う課題を一つの場面へ絞る
「業務を改善しよう」というテーマは広いため、参加者が別々のことを考え始めます。連絡、引き継ぎ、問い合わせなど、具体的な仕事の場面へ絞ると話しやすくなります。どんな状況で、誰が困っているかを共有するところから始めます。
例えば、北九州の現場と福岡の管理部門の連携を考えるなら、問い合わせへの回答が遅れる場面を取り上げる方法があります。ただし、どちらが悪いかを決める話にはしません。必要な情報や、確認する手順がどこで止まるかを知ることが目的です。
テーマを選ぶ際は、参加者が自分の仕事として話せるかを考えます。経営上の大きな問題を、そのまま短いワークショップで解決しようとしないことです。社員が状況を説明でき、試す余地がある課題を選びます。
事前に集めるのは、完成した提案より具体的な出来事
事前課題として立派な改善提案を求めると、資料作りに時間がかかります。まずは「最近、仕事が進めにくかった場面」を一つ持ってきてもらう方法があります。いつ、何をしようとして、どこで困ったかが分かれば、話し合いの材料になります。
例えば、「連携不足」と書くより、「確認先が分からず、複数の部署へ同じ質問を送った」と書く方が具体的です。抽象的な言葉のままでは、参加者が同じ状況を想像できません。事前案内で、求める詳しさを例として示します。
個人名や顧客情報など、共有する必要のない情報は外します。特定の人の失敗を取り上げるのではなく、仕事の仕組みを考えられる内容にします。安心して話せる範囲を示すことで、現場の出来事を持ち寄りやすくなります。
グループは、違う立場の話を聞ける組み合わせにする
拠点横断のワークショップでは、同じ事業所だけで固めないことが一つの考え方です。ただし、関係のない仕事の社員を無作為に混ぜても、話がかみ合わない場合があります。共通の課題があり、立場が異なる人を組み合わせます。
現場と管理部門が同じ卓にいるなら、互いの事情を説明する時間を設けます。相手がどんな条件で仕事をしているかを知らないままでは、簡単にできるはずだという意見になりがちです。最初に普段の流れを聞くことが、解決策を考える準備になります。
役職が違う場合は、最初に一人ずつ意見を書く方法もあります。上司が先に結論を話す前に、自分の考えを持てます。発言の順番を工夫し、経験の長い人の話だけで終わらないようにします。
最初の時間は、解決策を急がず現状を聞く
困りごとを聞くと、すぐに「こうすればよい」と答えたくなるものです。しかし、別の拠点でうまくいった方法が、そのまま使えるとは限りません。人員、勤務時間、扱う情報が違うかもしれません。まず背景を確かめます。
進行役は、いつ起きるか、どんな情報が足りないか、今はどう対応しているかを尋ねます。責任を追及する質問ではなく、状況を理解する質問にします。説明した社員が否定されたと感じない進め方が大切です。
例えば、回答が遅いという課題に対して、担当窓口が不明な場合と、判断に必要な情報が不足している場合では、対策が違います。問題の名前だけでまとめず、実際の出来事を聞くことで、考える方向をそろえます。
アイデアは、量を出す時間と選ぶ時間を分ける
最初の案が出たところですぐ評価すると、その後の発言が少なくなることがあります。まずは複数の方法を考え、その後に条件と照らして選びます。出す時間と判断する時間を分けると、発言しやすくなります。
大きな仕組みの変更だけでなく、今の仕事の中で試せる小さな工夫も出してもらいます。問い合わせに必要な項目を添える、確認する時間帯を決めるなど、始めやすい案があるかもしれません。小さいから価値が低いとは限りません。
一方で、簡単に見える案にも負担が生まれる場合があります。新しい入力を誰が行うのか、確認の作業が増える人はいないかを見ます。ある部署の仕事を減らすために、別の部署へ負担を移すだけになっていないかを確かめます。
選ぶときは、実行できる条件を言葉にする
人気投票だけで案を選ぶと、面白いけれど実行できない案が残る場合があります。今回の課題に合うか、必要な情報や権限があるか、試す範囲を決められるかを見ます。参加者が何を基準に選ぶかを共有します。
例えば、全社で導入するには時間がかかる方法でも、一つの拠点で試せるかもしれません。どの仕事で、誰と、どの期間に試すかを考えます。具体的な日程は社内の条件と相談し、会場の勢いだけで約束しないようにします。
承認が必要な案なら、承認を得るために何を説明するかを整理します。すぐ実行できないことを失敗とせず、次の確認が分かる状態を成果にします。実行と検討を区別して残すことが大切です。
発表は、考えた過程が分かるようにする
最後の共有では、案の名前だけを発表しても、別のグループには意味が伝わりません。どんな困りごとを選び、なぜその案にしたかを短く説明します。そのうえで、次に試すことや確認することを伝えます。
資料をきれいに仕上げる時間を長く取るより、内容を確かめる時間を優先します。手書きでも、話の流れが分かれば共有できます。発表の得意さだけで評価される場にならないようにします。
聞く側には、応援や協力につながる質問を促します。「うちの拠点でも同じ課題がある」「この担当へ相談できる」といった情報が出れば、会場を超えて進めるきっかけになります。批評だけで終わらない進め方を考えます。
会場は、話す声と作業する手元を基準に選ぶ
ワークショップでは、全員が正面を見る配置より、互いの顔と資料を見られる配置が合うことがあります。机に紙を広げる広さや、成果を見せる場所を確認します。人数が入るだけでなく、予定する作業ができるかを見ます。
複数のグループが同時に話すなら、声が重なりすぎないかも考えます。別の部屋へ分ける場合は、移動と全体共有の時間が必要です。会場の選択と進行は、一緒に検討することが大切です。
模造紙や付箋を壁へ貼りたい場合は、施設の条件を確認します。備品の準備や片付けの方法も決めます。当日に道具を探していると、考えるための時間が減ってしまいます。
進行役には、困った場面での対応を共有する
社員が進行役を担う場合、時間の管理だけを頼むと、意見が出ないときに困ることがあります。問いを言い換える、具体的な出来事を聞く、一度個人で考える時間へ戻すなど、対応の方法を事前に話しておきます。
意見が対立した場合も、すぐに多数決で終える必要はありません。それぞれが何を心配しているかを聞きます。条件が違うために意見が分かれているなら、同じ案へ無理にまとめず、試す場所を分ける方法も考えられます。
誰かが話し続けている場合は、他の参加者へ問いを向けます。ただし、発言を急に遮って責めるのではなく、ほかの立場も聞きたいと伝えます。進行役が全員の考えを扱う姿勢を示すことで、話す場の安心感を保ちやすくなります。
記録は、案と理由をセットで残す
アイデアの一覧だけを残すと、後からなぜその案を選んだか分からなくなります。課題の背景と、選んだ理由も短く記録します。参加しなかった上司や同僚へ説明するときに役立ちます。
また、グループで合意したことと、一人の提案を区別します。まだ検討中の案を、決定事項のように共有しないことです。確認する担当と次に必要な情報を添えれば、日常業務へ戻った後も続きを考えやすくなります。
記録役を一人へ任せる場合も、最後に全員で内容を確かめます。話した人の意図と違うまとめ方になっていないかを確認します。言葉を短くすることだけでなく、意味を保つことが大切です。
開催後の共有では、試せなかった理由も聞く
ワークショップの成果は、当日の満足度だけでは分かりません。職場で何を試したか、どこで止まったかを聞く機会を設けます。成功した案だけでなく、条件が合わなかった案も、次の判断の材料になります。
例えば、連絡方法を変えようとしたものの、別の部署の確認が必要だった場合は、その相手を交えて話すことが次の一歩になります。本人の意欲の問題と決めつけず、実行に必要な条件を整理します。
共有の時期は、開催前に目安を決めておきます。日常の仕事へ戻ると、急ぎの業務に押されることがあります。短い報告でも予定があれば、状況を整理するきっかけになります。担当者だけが追いかける形にせず、拠点ごとに持ち寄れる方法を考えます。
参加者の組み合わせについても感想を聞きます。違う拠点の話が役立ったか、専門性が離れすぎて話しにくくなかったかを知ると、次回のグループを考えられます。人数を均等にすることだけでなく、互いに質問できる関係が生まれたかを振り返ることも大切です。
九州の拠点が、互いの仕事を理解する時間へ
拠点を超えたワークショップは、全員が同じ答えを出すことだけが目的ではありません。違う条件で働く相手の事情を知り、そのうえで協力できる方法を考える時間です。具体的な出来事から始めることで、話し合いを仕事へつなげやすくなります。
GROWSへは、九州のどの拠点同士で、どんな課題を話したいかをお聞かせください。問いの作り方と当日の進行を合わせ、社員が職場へ持ち帰れる社内イベントを考えていきます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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