せっかく九州の各拠点から社員が集まるので、普段話さない人同士で座ってほしい。そう思って席をくじで決めても、会話が生まれるとは限りません。初対面ばかりで緊張する卓もあれば、知っている人同士だけで話が進む卓もあります。
GROWSの島田です。社内懇親会の席決めは、名簿を均等に分ける作業ではなく、どんな出会いをつくるかを考える準備です。今回は、部署や拠点を混ぜる前に確認したい条件と、当日の変更にも対応しやすい席の作り方を解説します。
席で実現したい交流を一つ決める
最初に、席を混ぜる目的を具体的にします。他拠点の顔を知ることが目的なのか、同じ業務の担当者同士をつなぎたいのか、年次を越えて話してほしいのか。それによって、同じ卓に入れる人の考え方が変わります。
例えば、普段はメールでやり取りしている担当者同士に会ってほしいなら、関係する仕事をしている人を組み合わせます。所属が重ならないようにするだけでは、仕事の接点が見えないまま終わることがあります。名簿に担当業務を短く添えると、組合せを考えやすくなります。
全員に新しい出会いを用意したい場合も、知っている人を完全になくす必要はありません。一人だけでも顔見知りがいる方が話し始めやすい人もいます。初対面の数を増やすことより、会話に入れる状態をつくることを優先します。
先に確認するのは、混ぜ方以外の条件
席を組み始める前に、会場への入りやすさや、配慮が必要な条件を確認します。移動しやすい席を希望する人、途中で退出する予定の人、業務の都合で遅れて到着する人などがいる場合は、その条件を踏まえて配置します。
こうした情報は、必要な担当者だけで扱います。席の理由を卓全員へ説明する必要はありません。本人が希望している配慮と、幹事の推測を混ぜないことも大切です。「この席の方がよいはず」と決めつけず、相談できる窓口を用意します。
食事に関する個別対応がある場合は、料理を届ける担当者と席情報を共有します。席を動かしてよい運用なら、変更をどう伝えるかも必要です。食事の詳しい事情を名札へ大きく表示するような方法は避け、必要な範囲で確実に伝わる形を考えます。
拠点と部署を、同時に細かく分けすぎない
九州の七県に拠点があるからといって、全卓に各県の社員を一人ずつ入れられるとは限りません。拠点ごとの人数が違えば、均等にはなりません。無理に数字をそろえると、担当業務や参加しやすさの条件が後回しになります。
まず優先する条件を決め、次に偏りを確認します。例えば仕事の接点を重視し、その中で同じ拠点に固まりすぎないよう調整する方法です。部署、役職、年次、拠点のすべてを均等にしようとすると、席を決める理由が分からなくなります。
人数の少ない拠点の社員を、毎回一人ずつ別の卓へ配置する必要もありません。初参加の人なら、顔見知りと一緒の方が安心する場合があります。小さな拠点を交流のための調整役のように扱わず、本人が楽しめることも考えてください。
自由席と指定席の間にも方法がある
全席を指定すると案内は明確になりますが、参加者の自由は少なくなります。完全な自由席では、いつもの同僚同士で固まりやすくなります。どちらかに決めるだけでなく、最初の卓だけ指定し、歓談の後半は移動できる形も考えられます。
例えば、受付で卓番号を伝え、乾杯から最初の交流企画まではその卓で過ごしてもらいます。その後は自由に話せる時間にすれば、初対面の入口と、自分から会いたい人へ行く時間を両方つくれます。移動を始めてよいタイミングは司会が案内します。
ただし、料理の提供方法や会場の広さによっては、自由な移動が難しい場合があります。着席で料理を出すのか、立って取りに行くのかも踏まえ、会場担当者と相談します。席の考え方と食事の進め方を別々に決めないようにしましょう。
名札に、会話の手がかりを入れる
同じ卓に座っても、相手の名前と仕事が分からなければ話しかけにくくなります。名札には名前だけでなく、拠点や担当する仕事が分かる情報を載せると会話の入口になります。社内でしか通じない略称ばかりにしないことも大切です。
肩書を大きく見せるかどうかは、交流の目的に合わせて考えます。役職を越えて話してほしい場で、役職だけが目立つと、挨拶の順番を気にする人もいます。必要な情報は残しながら、名前を読みやすくするなど、見せ方を調整できます。
卓ごとに短い自己紹介の時間を置く場合も、全員が長く話す必要はありません。名前、仕事、今日話してみたいことを一言ずつ伝える程度でも、その後の歓談につながります。席を混ぜた理由が、参加者にも自然に伝わる進め方を考えます。
当日の欠席で、卓を作り直しすぎない
欠席者が出るたびに席を全体で組み直すと、受付の案内と実際の配置がずれます。どの程度の変更ならそのまま進めるかを決めておきます。一人減っても会話ができるなら、無理に移動させなくてもよいでしょう。
一方、卓の人数が大きく減る場合は、隣の卓と合わせるなどの対応が必要かもしれません。その判断を誰が行い、受付と会場へどう伝えるかを決めます。参加者に直接動いてもらう前に、料理や配布物への影響も確認します。
遅れて到着する社員の席は、空いているからと別の人へ案内しないようにします。受付で到着状況が分かる担当者と、会場で席へ案内する担当者が同じ情報を見られると、行き違いを減らせます。細かな事情は参加者へ説明せず、案内を簡潔にします。
席替えは、移動そのものが負担にならないか
交流する人数を増やそうと、何度も席替えを入れる方法もあります。ただ、飲み物や荷物を持って移動する時間が増えると、落ち着いて話せなくなります。一回の会話を十分に楽しめる時間があるかを先に考えます。
席替えをするなら、誰がどこへ移るかを単純にします。全員が複雑な番号表を見て動くより、一部の人だけが次の卓へ移るなど、説明しやすい方法が考えられます。ただし、移動を希望しない人への対応も必要です。参加の仕方に選択肢を残します。
会場の通路が狭い場合は、同時に動く人数を減らすことも検討します。机の間を人がすれ違えるか、配膳の動線と重ならないかを確認してください。交流を増やす企画が、食事や移動を妨げないようにします。
名簿を並べるときの具体的な順序
実際の作業では、先に会場の卓数と一卓の人数を確認し、移動などの条件がある席を押さえます。その後、交流させたい仕事の組合せを入れ、最後に拠点や年次の偏りを見ます。優先順位を決めてから並べると、修正のたびに全部を考え直さずに済みます。
例えば、複数拠点の営業担当と、依頼を受ける管理部門の社員をつなぎたい懇親会を想定します。各卓に仕事の接点がある人を配置し、同じ営業所の社員だけで固まっていないかを見ます。拠点の人数に差があるなら、県名を均等に並べることより、どの卓でも話題が見つかることを優先します。
仮の席ができたら、名簿を作っていない担当者にも見てもらいます。部署名だけでは分からない関係や、当日の役割が見つかることがあります。ただし、個人的な印象だけで席を変え続けると終わりません。目的と必要な条件に関わる修正かを確認して判断します。
運営をする社員にも、座る時間を残す
司会や受付を担当する社員を普通の参加者と同じ席へ入れると、その卓だけ空席が続くことがあります。担当者がいつ席へ戻れるかを見て、会話が途切れにくい配置にします。運営の都合だけで、本人が懇親会へ参加できなくならないようにしたいところです。
例えば、受付のピークが過ぎたら別の担当へ交代し、最初の交流時間に間に合うようにする方法があります。席を用意していても、業務から離れられなければ参加できません。幹事役の社員も交流することが目的なら、交代の仕組みまで考えます。
ステージへ登壇する人は、出入りしやすい位置が必要な場合があります。一方で、登壇のためにずっと離れた席へ置く必要があるかは検討できます。出番の前だけ待機場所へ移るなど、懇親の時間と出演の準備を分ける方法も会場と相談しましょう。
席の案内は、受付から卓まで同じ表記にする
名札に書かれた卓番号と、会場内の表示が違うと、入口で迷ってしまいます。数字で案内するなら、受付、席表、卓上の表示を同じ数字にそろえます。装飾として卓に名前を付ける場合も、案内の呼び方が増えすぎないようにします。
卓番号は、会場へ入った人から見える位置に置きます。座った人に隠れる小さな表示だけでは、探すために会場を歩き回ることになります。最初にどの方向へ進むかが分かる案内を用意し、初めての会場でも落ち着いて席へ着けるようにします。
参加者が自分で席を探せることは、受付の負担を減らすことにもつながります。案内係は、迷った人や個別の対応が必要な人をしっかり支えられます。大きな席表を一枚置くだけで十分か、できれば入口から実際に歩いて確認すると、必要な表示の場所が分かります。
席決めの評価は、知り合えた人数だけにしない
終わった後は、何人と話したかだけでなく、話しかけやすかったか、もう少し話したい相手がいたかを振り返ります。短い時間に多くの人と挨拶しても、仕事の接点が残らない場合があります。次の連絡がしやすくなったかも大切な視点です。
幹事がすべての会話を管理する必要はありません。卓ごとの様子を見て、話に入りにくい配置がなかったか、自由時間が足りたかを確認します。次回は参加者も変わるので、今回の席順をそのまま正解にしないようにします。
九州の社内懇親会の席を考えるときは、均等に分ける前に、誰とどんな接点をつくりたいかを整理してみてください。GROWSへご相談いただく際も、拠点や人数に加えて、普段の社員同士の関係を伺えれば、交流しやすい進行と配置を一緒に考えられます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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