「九州で社内イベントを開きたいけれど、何から相談すればよいか分からない」。イベント会社を探し始めた担当者の方には、こんな迷いがあるのではないでしょうか。内容が決まっていないのに連絡してよいのか、予算を聞かれても答えられないのではないか。そう考えると、相談する前の準備だけで時間が過ぎてしまいます。
GROWSの島田です。最初から完成した企画書を用意する必要はありません。僕らが一緒に考えたいのは、何を実施するかだけでなく、なぜ社員に集まってもらうのかという部分です。この記事では、周年イベント、社内表彰式、社員総会などを依頼するときに、伝えておくと話が進む情報と、提案を比較するポイントを解説します。
「やりたい企画」がなくても相談は始められる
例えば、福岡の本社と九州各地の営業所で、社員同士が顔を合わせる機会が減っているとします。この段階で、「盛り上がるゲームをお願いします」と依頼することもできます。でも、本当に必要なのはゲームなのか、少人数で仕事の話をする時間なのかは、まだ分かりません。
初回の相談では、「普段はメールだけでやり取りしているので、他拠点に相談しやすくなる機会をつくりたい」と伝える方が、企画の出発点がはっきりします。なぜイベントを開こうと思ったのか、終わった後にどのような変化があればうれしいのか。その二つを、自分の言葉で話していただければ大丈夫です。
逆に、やりたい企画が決まっている場合は、その理由も添えます。周年の映像を流したいなら、会社の歴史を知ってほしいのか、社員の仕事に感謝したいのかで集める素材が変わります。希望する演出と、その奥にある目的の両方が分かると、限られた予算をどこへ使うかも一緒に考えられます。
九州のどの拠点から、誰が参加するかを伝える
参加人数は必要な情報ですが、総数だけでは開催方法を決められません。百人が福岡市内から集まる場合と、宮崎や鹿児島を含む複数の拠点から集まる場合では、集合時刻や宿泊の検討が変わります。会社名簿を丸ごと渡す必要はなく、まず拠点ごとの人数と参加方法の見込みをまとめます。
現場の勤務がある社員、途中から参加する社員、日帰りしたい社員がいることも伝えてください。例えば懇親会を夜に置く案でも、帰路の都合で参加できない人が多ければ、昼食を囲む企画へ変える選択肢があります。「全員参加」と書くだけでは見えない条件を共有することで、参加しやすい開催を検討できます。
経営陣、来賓、社員の家族など、社員以外に招く方がいる場合も分けて伝えます。来賓がいる周年式典と、社員だけの交流会では、受付や案内、進行の組み方が違うからです。人数が未確定なら、現時点の見込みと、いつ確定できるかを添えます。確定していない数字を無理に断言しないことが大切です。
予算は金額と「含めたい費用」をセットにする
同じ予算額でも、会場費や食事代を含むのか、交通費と宿泊費まで含むのかで使える金額は変わります。「予算はこれくらいです」と伝える際は、社内で承認されている総額なのか、制作会社へ依頼する部分の上限なのかを明確にします。
例えば、会場と料理は社内で手配し、進行台本、映像、当日運営だけを依頼したい場合があります。一方、会場探しからお願いしたい場合もあります。これを区別しないまま見積りを取ると、必要な費用が抜けていたり、社内で手配する費用を二重に見積もったりします。手配済みのものと、依頼するものを一覧にすると話が早くなります。
予算がまだ決まっていない場合は、何を優先したいかを話します。全員が集まることを優先するのか、受賞者の紹介を丁寧にしたいのか、担当者の準備負担を減らしたいのか。費用が分からない段階でも、優先順位があれば複数の案を検討できます。見積りを見てから社内へ申請する予定なら、その承認時期も共有しましょう。
外注する範囲は、作業ごとに切り分ける
社内イベントの外注は、「全部任せる」か「自分たちでやる」かの二択ではありません。経営メッセージや表彰対象の決定は社内で行い、台本への整理や映像制作、当日の進行を依頼する方法もあります。自社で決めるべき内容と、専門的な支援が必要な作業を分けて考えます。
見落としやすいのは、誰かに依頼しても社内側に残る作業です。映像制作を頼んでも、社員の写真や会社の資料を集める担当は必要です。会場を探してもらっても、社内で候補を承認する人は必要になります。どこまで任せられるかと同時に、自分たちは何をいつまでに行うかを確認してください。
担当チームの人数や、通常業務との兼務状況も相談材料になります。幹事が二人で、準備に使える時間が限られているなら、その前提で進め方を組む必要があります。無理をして「それは社内でできます」と引き受けるより、難しい作業を最初に伝えた方が、後から締切に追われる事態を防ぎやすくなります。
複数社の提案は、同じ条件で比較する
イベント会社を比較するなら、各社へ渡す条件をそろえます。目的、参加者、希望日程、予算の範囲、依頼したい作業を同じ資料にまとめます。提案の自由度を残したい場合は、「会場は未定」「交流企画は提案してほしい」と、自由に考えてよい部分も明記します。
見積りは総額だけでなく、含まれる作業を見ます。映像は何本か、修正の進め方はどうか、当日のスタッフは何を担当するのか。数量や担当範囲の違いが分かると、金額差の理由も理解できます。安く見える案でも、必要な作業が別途費用なら、追加後の金額で判断する必要があります。
僕が担当者の立場なら、提案書の見栄えと同じくらい、質問への答え方を見たいと思います。「この企画で、なぜ目的を達成できると考えたのか」「人数が変わったら何を調整するのか」。こうした問いに具体的に答えてもらえると、契約後の打合せも想像しやすくなります。華やかな提案でも、自社の事情に合っているかは別に確かめましょう。
初回の打合せでは、決めることを絞る
初回から、会場、演出、映像、料理、司会者まで全てを決めようとすると、判断が追い付きません。まずはイベントの目的と参加条件を共有し、実施方法の大きな方向を決めます。全員が一か所に集まるのか、拠点ごとに参加するのかといった選択は、その後の費用や準備に大きく影響します。
打合せの最後には、次回までに誰が何を確認するかを決めます。主催者は希望日の社内確認を行い、イベント会社は会場候補と必要な手配を整理する、といった分担です。「また連絡します」で終えるより、回答の期限と次の相談内容が決まっている方が、準備を進めやすくなります。
その場で回答できない項目があっても問題ありません。ただ、未定のまま進めることで何に影響するかは聞いておきます。例えば、会場の判断が遅れると手配の選択肢が変わる可能性があります。急ぐべきことと後で決められることを分けるのも、初回相談で専門家に手伝ってもらえる部分です。
相談前に用意するメモは、一枚で十分
メモには、開催したい理由、参加する拠点と人数、希望時期、予算に含める範囲、依頼したい作業を書きます。その下に、困っていることと未定のことを添えます。「社員同士が話せる企画が思い付かない」「会場を選ぶ時間がない」といった率直な内容で構いません。
過去に開催したイベントがあれば、案内や進行表も参考になります。ただし、前年と同じ内容にするためだけの資料ではありません。長かった場面、参加できなかった拠点、担当者が大変だった作業など、変えたい点を一緒に伝えます。写真だけでは分からない事情が、次の企画の手掛かりになります。
資料をきれいに整えることより、社内の認識を確認することに時間を使ってください。経営陣は方針を伝えたい、幹事は交流を増やしたいという場合もあります。どちらかを伏せずに相談すれば、総会と懇親会の役割を分けるなど、両方を満たす構成を考えられます。最初から結論が一つでなくても、そこから話を進めていけます。
窓口と確認の進め方も、依頼前に聞いておく
企画がよくても、制作中の連絡がうまくいかなければ担当者は困ってしまいます。誰が窓口になるのか、会場や映像の相談も同じ人へ伝えてよいのか、社内の確認をいつ求められるのかを聞いておきます。担当者の名前と連絡先が分かるだけでなく、準備をどの順番で進めるかまで見えることが大切です。
例えば、社長の挨拶内容を反映した映像を作る場合、映像だけ先に完成させることはできません。原稿の確認日と映像の確認日がつながっている必要があります。こうした工程を説明してもらうと、社内で誰に時間を確保してもらうべきかも分かります。完成品を受け取る日だけでなく、途中の判断が必要な日も必ず見てください。
変更への対応も具体的に相談します。参加人数が増えた場合、内容を追加した場合に、何が費用や日程へ影響するのか。全てを無料で対応してもらうことより、変更の影響を事前に詳しく説明してもらえることが重要です。担当者が社内へ説明できる材料をそろえてくれるかは、一緒に準備を進める相手を選ぶときの判断材料になります。
GROWSと、実施できる企画へ具体化していく
社内イベント会社に依頼する価値は、作業を代わってもらうことだけではありません。担当者だけでは整理しきれない希望や条件を、実際に開催できるプログラムへまとめていくことにもあります。僕らは、社員が集まる時間を、その会社にとって意味のある機会にしたいと考えています。
GROWSでは、九州の周年イベント、社内表彰式、社員総会、懇親会などについて、企画・制作から当日運営まで相談を受け付けています。「まだ何も決まっていない」という段階でも、まずは開催を考えた背景を聞かせてください。必要な支援と社内で進める準備を整理しながら、一緒に形にしていきましょう。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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