社内イベントの映像を作るため、各拠点へ写真を頼んだ。たくさん届いたものの、何の場面か分からない写真や、同じ集合写真ばかりで、構成に合う素材が足りない。締切の直前に聞き直しが増えると、送る側も編集する側も大変です。
GROWSの島田です。九州の拠点から写真や動画を集めるときは、ファイルの提出先だけでなく、何を伝える素材なのかを共有することが大切です。今回は、依頼の出し方、受け取り後の確認、追加を頼む判断までを解説します。
最初に、映像で伝えたいことを共有する
素材を頼む前に、映像の目的を短く説明します。一年の仕事を振り返るのか、周年イベントで歴史を紹介するのか、社内表彰式で受賞者の仕事を伝えるのか。それによって必要な場面が違います。
例えば、拠点間の協力を伝えたいなら、各拠点の建物だけでは足りません。打合せや引継ぎ、共同で取り組んだ仕事の場面が必要になるかもしれません。映像にしたい内容を言葉にすると、送る側も選びやすくなります。
完成した台本がなくても、方向は伝えられます。「使えそうなものを全部」ではなく、「社員同士が協力している場面を中心に」と依頼するだけでも、集まる素材は変わります。素材の量より、目的に合うかを優先します。
撮ってほしい場面を、具体的に示す
新しく撮影を頼む場合は、必要な場面を短く挙げます。仕事の準備、作業している様子、相談している様子など、送る側が想像できる説明にします。抽象的な言葉だけで頼むと、拠点ごとに受け取り方が変わります。
ただし、日常の仕事を大きく止める撮影を求めないようにします。撮影できる時間や場所を拠点の担当者と相談し、難しい場合は既存の素材で代えられないか考えます。撮影のために実際にはない出来事を作り、実録として使うことは避けます。
九州の風景を入れたい場合も、仕事との関係を考えます。名所の写真を集めるだけでは、会社の映像になりにくいためです。地域を示す写真と、社員の仕事を示す写真の役割を分けます。
技術的な条件は、必要なものだけ伝える
写真と動画のどちらが必要か、横向きで使う予定か、音声も使うかなど、編集に関係する条件を伝えます。詳しい形式や容量は制作担当者へ確認し、送る人が判断できる言葉で案内します。
条件を細かく並べすぎると、撮影に慣れていない社員は難しく感じるかもしれません。まず少し送ってもらい、使えるかを確認する方法もあります。全素材を撮り終えてから条件の違いが分かることを避けます。
画像を小さく加工して送る前に、元のファイルが必要かを制作側へ確認します。社内の共有方法によっては画質が変わる場合もあるので、提出方法をそろえます。具体的な操作は、使う仕組みの担当者と確認してください。
写真には、場面の説明を添えてもらう
ファイルだけでは、いつどこで、何をしているか分からない場合があります。撮影した拠点、場面、映っている仕事が分かる短い説明を受け取ります。必要に応じて、写っている人の名前も確認します。
説明は長い報告書にする必要はありません。例えば、「新しい手順を別拠点の担当者へ説明している場面」と分かれば、構成の中で使えるか判断しやすくなります。写真から推測して説明文を作らないことが大切です。
古い写真では、時期や人物が分からない場合もあります。分かる範囲と未確認の点を区別してもらいます。不明な情報を埋めるために、近そうな年や名前を当てはめないようにします。
使用してよい範囲を確認する
写真や動画には、社員以外の人、顧客情報、社内資料などが含まれることがあります。提出前に確認してほしい内容を、会社の担当者と整理します。個人が持っている素材だから自由に使えるとは限りません。
上映する場所も伝えます。会場内だけなのか、社内配信や後日の共有にも使うのかで、確認する範囲が変わります。外部公開へ用途を広げる場合は、改めて会社側へ確認します。
判断が難しい素材は、使えると決めつけず、確認が必要なものとして分けます。提出した人へすべての判断を任せるのではなく、確認する担当者と方法を用意します。編集の直前に問題が分かることを減らします。
提出先と名前の付け方をそろえる
メール、チャット、別々の共有場所に素材が届くと、探す時間が増えます。会社で使える方法を確認し、提出先をそろえます。大きな動画を送る場合も、無理に複数の方法を使わず、担当者へ相談できるようにします。
ファイル名は、拠点と内容が分かる形にすると扱いやすくなります。ただし、長すぎる名前を必須にする必要はありません。提出した人と場面が分かる説明を別に持たせる方法もあります。
修正版を送る場合は、前のファイルを置き換えるのか、別の候補として追加するのかを伝えてもらいます。似た名前のファイルが増え、どれが最新か分からなくなる状態を避けます。
受け取ったら、早めに使えるかを見る
提出が終わるまで待たず、届いた素材から確認します。開けるか、場面が分かるか、必要な内容が映っているかを見ます。問題があれば、まだ時間があるうちに拠点へ聞き直せます。
すべての素材をそのまま採用するわけではないことも、依頼時に伝えます。選ばれなかったことが、その拠点の仕事の評価ではないと分かるようにします。構成に合わせて選ぶという前提を共有します。
不足がある場合は、何が足りないかを具体的に返します。「もっとよい写真」ではなく、「作業している様子が分かる写真が一枚ほしい」と伝える方が、相手も対応しやすくなります。
素材を送ってもらった拠点には、受け取ったことを返します。送信できたか分からないままだと、同じファイルを送り直す人が出るかもしれません。受領の連絡と、使用の可否が決まった連絡は分けて考えます。受け取っただけで採用が決まったように伝えないことも大切です。窓口をそろえ、追加の説明や差替えの送り先をあらかじめ伝えます。素材の受け渡しが整理されると、編集の内容を考える時間を確保しやすくなります。
依頼文を作る具体例
例えば、一年間の拠点間の協力を紹介する映像を作るとします。依頼文には、映像の目的、探している場面、提出する枚数の目安、場面の説明、提出先と期限を載せます。撮影方法の細かな条件は、必要なものへ絞って添えます。
場面の例として、打合せ、引継ぎ、共同作業などを示し、例に合わなくても目的に関係する素材があれば相談できるようにします。指定した場面だけに限定すると、別のよい素材があるのに送られないことがあります。
提出する人には、何を確認してから送るかも伝えます。使ってよいか不明な素材は、その状態が分かるようにしてもらいます。確認済みと未確認が混ざらなければ、制作側も次に誰へ聞くか判断しやすくなります。
コメント動画は、質問を一つずつにする
社員の声を動画で集める場合、複数の質問へ一度に答えてもらうと、話が長くなることがあります。必要な内容に合わせて質問を分け、短く答えられる形にします。うまい挨拶より、具体的な経験が分かる言葉をお願いします。
例えば、「今年、別の拠点に助けられた仕事は何ですか」と聞けば、出来事を話しやすくなります。答えを先に指定するのではなく、本人が話した内容から使う部分を考えます。会社の方針を話してもらう場合は、正式な表現も確認します。
撮り直しを何度も頼む前に、足りないのが内容なのか、音や画面の条件なのかを分けます。言い方が少し滑らかでなくても、意味が伝わる場合があります。編集で整えられる範囲を制作側と相談し、出演する社員の負担を増やしすぎないようにします。
締切を、編集開始の日と同じにしない
素材が届いてから、内容の確認や追加の依頼が必要になることがあります。提出の締切と、編集を進めるために素材を確定する時点を分けます。会社側の確認にかかる日数も、予定に含めます。
拠点ごとの担当者が通常業務と並行して集めるなら、依頼の時期にも余裕が必要です。締切を早く設定するだけでなく、何をいつまでに送るかを分かりやすくします。まず候補を送り、後で不足分を補う方法もあります。
遅れる見込みがある場合は、分かった時点で知らせてもらいます。素材が来る前提で構成を作り続けると、直前の変更が大きくなります。別の素材で補うか、構成を変えるかを早く判断できるようにします。
編集後の確認は、元の素材と照らす
短く編集した映像は、元の発言と印象が変わることがあります。本人の言葉を切り取った結果、違う意味になっていないかを確認します。写真に付けた説明も、実際の場面と合っているかを見ます。
会社側の確認は、意見をまとめる担当者を決めると進めやすくなります。各拠点が別々に修正を送る場合も、内容が食い違っていないかを主催側で整理します。事実の修正と、見せ方の希望を分けて伝えると、制作側も対応しやすくなります。
完成後に素材をどう扱うかも、会社の方法に合わせて決めます。次のイベントで再び使う可能性がある場合でも、今回の確認だけで用途を広げないようにします。保存する場所と担当者が分かれば、後から探す負担も減らせます。
素材の量で、拠点の扱いを決めない
写真を多く持っている拠点と、普段撮影しない拠点では、届く量が違います。集まった枚数だけで映像を組むと、一部の仕事に偏ることがあります。伝えたい仕事が十分に見えているかを確認します。
素材が少ない拠点には、短いコメントや、現在の仕事の写真で補えるかを相談します。無理に同じ枚数へそろえる必要はありませんが、紹介する視点が欠けていないかは見たいところです。
九州の社内イベント映像の素材集めは、提出の依頼から編集が始まっていると考えてみてください。GROWSへご相談いただく際は、集められそうな素材と、映像で伝えたい内容をお聞かせください。必要な場面と集め方を一緒に整理します。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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