会社の中で縁日を開けば、社員が気軽に立ち寄れる社内イベントになります。ただ、会議室に屋台を並べるだけでは、通常の仕事をしている社員と、イベントに参加する社員の動きが重なってしまいます。仕事の場所を使うからこそ、会場の区切り方が大切です。
GROWSの島田です。九州の本社や営業所でオフィス縁日を行うなら、遊ぶ内容と同じくらい、業務を続けられる配置を考えてみてください。今回は、開催範囲の決め方、混みやすい場所の扱い、準備と片付けまでを解説します。
どこまでをイベントの場所にするか
最初に、使う部屋だけでなく、その前の通路や受付の位置も確認します。縁日の出店は室内でも、待つ列が廊下へ伸びるかもしれません。参加者が実際に使う範囲を、施設を管理する担当者と相談します。
通常業務を行う場所は、参加者からも分かるようにします。社員には見慣れた職場でも、家族や別拠点の社員が来る場合は、入ってよい場所が分かりません。案内の表示や入口での説明を用意します。
会議や来客がある日なら、その動きと重ならない時間や場所を考えます。イベントの音がどこまで届くかも確認します。普段の仕事をしている人が参加者へ何度も注意する状況を、準備の段階で減らしたいところです。
出店は、必要な動きで分けて配置する
同じ縁日の企画でも、座って作業するもの、立って遊ぶもの、順番を待つものでは、必要な場所が違います。見た目の並びだけで決めず、参加者がどのように動くかを考えます。
例えば、短いゲームと時間のかかる工作を隣へ置くと、一方の待ち列がもう一方の入口をふさぐことがあります。滞在する時間を見て、待つ場所を確保します。机の幅だけでなく、椅子を引く場所やスタッフが動く場所も必要です。
飲食を扱う場合は、企画の提供者と施設の条件を確認します。遊ぶ場所と食べる場所を分けられるか、片付ける場所をどこへ置くかを考えます。業務用の机を使う場合も、準備と復旧の方法を決めておきます。
入口から最初の出店までを分かりやすくする
参加者が入口へ来たとき、自由に回ってよいのか、受付が必要なのかを伝えます。チケットを使う場合は、どこで受け取り、何に使えるかが分かるようにします。説明が必要な仕組みを増やしすぎないことが大切です。
最初の出店に人が集まりすぎるなら、入口で全体の配置を見せる方法があります。空いている場所も選べるようにすると、同じ順番で並ぶ必要がなくなります。全員に同じ順路を求めるかどうかも、目的に合わせて考えます。
九州の別拠点から来る社員には、社内の部屋名が分からない場合があります。「いつもの休憩室」ではなく、当日の表示と同じ名前で案内します。出店の名称も、案内図と現場でそろえます。
業務中の社員が参加できる時間をつくる
仕事の合間に立ち寄る形式なら、全員が同時に参加するとは限りません。短い時間でも一つ楽しめる企画があると参加しやすくなります。最初から最後までいないと分からない連続企画は、参加の条件を確認して選びます。
部署ごとに業務のピークが違う場合は、開催時間をどう設定するかを会社側で調整します。イベント担当だけで勤務中の参加を決めるのではなく、管理者と相談します。参加できない社員がいる場合の案内も考えておきます。
スタッフ役の社員にも交代を用意します。出店を担当している人だけが遊べない状態にならないよう、休憩や参加の時間を予定に入れます。必要な人数を見積もるときは、常に全員が持ち場にいる前提にしないようにします。
音が出る企画は、場所と時間を選ぶ
呼び込みや音楽は縁日の雰囲気をつくりますが、電話や会議の近くでは仕事を妨げる場合があります。どの程度の音を出せるかを施設や会社の担当者と確認し、音の大きい企画を置く場所を考えます。
全体の案内を放送する必要があるなら、回数と内容を絞ります。頻繁に呼びかけるより、表示で分かることは表示へ任せる方法があります。参加者だけでなく、業務中の社員にも聞こえることを意識します。
静かに楽しめる体験を組み合わせれば、音を出さなくても縁日の選択肢を増やせます。雰囲気づくりを音量だけに頼らず、飾りやスタッフの案内、会話でつくることもできます。
待ち列の長さを、企画の時間から考える
一人が体験する時間が長い企画は、参加者が少なくても列ができることがあります。出店ごとの所要時間を試し、同時に何人が参加できるかを確認します。人気が出そうという印象だけで場所を決めないようにします。
待つ人が増えたときは、整理券や時間帯の案内が使えるかを考えます。ただし、整理券の配布と呼び出しを担当する人も必要です。道具を増やせば解決するのか、進め方を変える方がよいのかを検討します。
列が業務の通路へ伸びないよう、待つ範囲を示します。施設の通行条件を確認し、必要な通路をイベントの待機場所として使わないようにします。混雑が起きたときに配置を変える判断者も決めます。
備品を借りるときは戻す状態まで決める
社内の机や椅子を使う場合、どこから何を借りたかが分かるようにします。イベント後に配置が戻らず、翌日の仕事で困ることを避けるためです。普段置いてある資料や機器を動かす場合も、担当部署へ確認します。
飾りを取り付ける方法は施設の条件に従います。壁や机へ自由に貼ってよいとは限りません。設置する前に、使える方法と片付け方を確認し、撤去に必要な時間も見込みます。
電源を使う企画は、機器の内容を施設側へ伝えます。近くに差込口があることだけで判断せず、使える条件を確認します。配線が参加者の動きと重ならないよう、設置は適切な担当者へ相談します。
会議室と休憩スペースを使う具体例
例えば、会議室二室と近くの休憩スペースを使う場合を考えます。一室は短いゲーム、もう一室は座って行う工作にし、休憩スペースは食べたり話したりする場所にする方法があります。これは配置を考える例で、実際には施設が認めた用途に合わせます。
この場合、工作を待つ列がゲームの入口をふさがないか、休憩へ向かう人が受付の列と交差しないかを見ます。部屋の中だけを整えても、廊下で混み合えば使いにくくなります。参加者が入口から移動する順番で、配置を確認します。
通常業務の会議室が隣にあるなら、音や人の出入りも考えます。扉を開けたまま運営する必要がある企画と、閉めて使える企画では影響が違います。イベントの日だけの運用を、関係する部署へ事前に知らせます。
チケット制にする前に、必要な理由を考える
出店を回るチケットは、参加の回数を分かりやすくする方法です。ただし、すべての企画で必須ではありません。人数や材料に限りがあるのか、参加した場所を記録したいのか、使う目的を整理します。
チケットを一度に配る場合は、紛失や追加の扱いを決めます。家族が参加する場合には、一人単位か家族単位かも明確にします。出店ごとに必要な枚数が違うと説明が増えるので、分かりやすい仕組みにできないか考えます。
自由に参加できる企画と、チケットが必要な企画が混ざるなら、入口で分かる表示を置きます。並んだ後で参加条件を知ることがないようにします。運営の管理をしやすくする仕組みが、参加者の迷いを増やさないことが大切です。
食べ物を扱う企画は、提供する側と条件を確認する
オフィスの一角で食べ物を出す場合も、提供方法を企画担当だけで決めないようにします。調理の有無、保管、配布、片付けを、提供者と施設へ確認します。飲食に必要な条件は場所や内容で変わるため、専門の担当へ相談します。
参加者が食べる場所には、座れる場所や片付ける場所を用意できるかを考えます。料理を持ったまま業務の通路へ出る人が多くなるなら、会場の中に過ごせる場所が足りないのかもしれません。食べ物の量だけでなく、滞在する場所も計画します。
食事に関する個別の問い合わせを受けた場合は、分かる担当者へつなぎます。出店のスタッフが推測で答えないよう、確認先を共有します。案内する内容をそろえることも、準備の一部です。
開始前に、業務側へ知らせる内容
イベントに参加しない社員にも、使えなくなる部屋や通路、音が出る時間、問い合わせ先を伝えます。社内の行事だから全員が知っているとは限りません。来客を予定している部署など、影響がある相手へ届くようにします。
当日に予定を変える場合は、参加者向けの案内だけでなく、業務側への連絡も必要です。終了が延びれば、次の会議室利用へ影響するかもしれません。イベントの担当者と施設の担当者が、変更を共有できるようにします。
終了後に感想を聞くなら、楽しかったかに加え、仕事と両立しやすかったかも確認します。参加しなかった社員の視点も、次回の配置や時間を考える材料になります。会社の中で続けられる企画にするには、その日の盛り上がりだけでなく、周囲の使いやすさも大切です。
企画の数を増やす前に、出店を置いた状態で人が通れるかを見てください。余白がある方が、来た人が選びやすくなります。にぎわいと混雑を同じものとして扱わないことが大切です。
片付ける人を、終了後に探さない
イベントの終了時刻と、職場を元に戻す時刻は別です。出店の撤去、備品の返却、清掃、忘れ物の確認まで担当を決めます。参加者が帰った後に幹事だけが残る形にならないよう、必要な人と時間を確保します。
通常業務へ戻す前に、使った場所を施設や部署の担当者と確認します。机の配置だけでなく、残った材料や案内表示がないかも見ます。次に使う人が準備をやり直さずに済む状態にします。
九州のオフィス縁日は、身近な場所で開くからこそ、業務とイベントの境目を分かりやすくすることが大切です。GROWSへご相談いただく際は、使える場所と通常業務の状況もお聞かせください。企画と配置、準備から復旧までを一緒に考えます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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