会場の声はオンラインに届いているのに、オンラインの社員が話すと会場では聞き取りにくい。発言するたびに「聞こえますか」と確かめているうちに、質問をする人が減ってしまう。ハイブリッドの社内イベントでは、映像が映っているだけでは会話が成立しません。
GROWSの島田です。福岡の会場と九州各地の拠点をつなぐときは、聞くための音と、会話を戻すための音を両方考える必要があります。今回は、機材の名前から選ぶ前に整理したい参加方法、会場での質問の受け方、事前確認の進め方を解説します。
視聴するだけか、会話に参加するか
まず、オンラインの社員に何をしてもらうかを決めます。経営発表を視聴するだけなのか、拠点の代表者が報告するのか、その場で質問も受けるのか。同じハイブリッド開催でも、必要な音声の準備は異なります。
視聴だけなら、会場の発表が聞こえることを中心に確認できます。一方、質問を受けるなら、オンラインの声を会場へ届け、会場の返答を相手へ戻す必要があります。どこから発言するかが決まっていないと、当日にマイクや接続方法を探すことになります。
例えば、福岡の本会場から説明し、熊本と鹿児島の拠点代表が順番に質問する構成なら、発言する部屋と人を事前に決められます。全員から自由に発言を受ける場合より、確認の範囲を絞れます。どちらがよいかは、社員に求める参加の深さで判断してください。
「音が届く経路」を言葉にして確認する
機材の細かな選定は音響や配信の担当者と相談するとしても、主催者が確認したい流れは整理できます。登壇者の声が会場の客席とオンラインへ届くこと、オンラインの発言が客席と登壇者へ届くこと。この二つを、実際の進行に沿って説明します。
会場内の会話がすべて自動的にオンラインへ届くわけではありません。客席からマイクを使わずに質問すると、会場では聞こえていても中継先では分からない場合があります。質問する社員にはマイクを渡し、司会もそのルールを案内します。
拍手や笑い声をどの程度届けるかも相談できます。ただし、会場の音を広く拾うことと、発言を明瞭に伝えることは別の課題です。雰囲気を伝えようとして声が聞き取りにくくならないよう、会話を優先する場面を担当者へ伝えておきます。
中継先の部屋も会場として扱う
九州の各拠点が会議室から参加するなら、その部屋に何人が集まり、どこから話すかを確認します。一台のパソコンの前に大勢が集まる場合と、一人ずつ端末から参加する場合では、聞こえ方も発言のしやすさも変わります。
部屋の代表者だけが話すのか、ほかの社員も質問するのかを決め、発言する位置を考えます。話す人が機材から離れたままだと、声が小さくなることがあります。離れた席の社員が話す場合の方法まで確認しておくと、「前に来てください」という当日のやり取りを減らせます。
同じ部屋で複数の端末から音を出す予定なら、その使い方を配信担当者に伝えます。音が重なったり、回り込んだりする原因になり得るため、自己判断で接続を増やすことは避けます。端末を増やしたい目的が資料閲覧なのか、発言なのかも分けて相談しましょう。
質疑応答は、発言する順番を見えるように
会場とオンラインの両方から同時に質問を受けると、誰が次に話すか分からなくなることがあります。司会が指名してからマイクを使うなど、発言の入口をそろえます。オンラインの社員が話し始めたときに、会場側の会話が重ならないようにするためです。
例えば、オンラインの質問をチャットで受け、司会が内容を確認したうえで本人を指名する方法があります。すべての質問を読み上げる方法もありますが、本人が補足する必要があるなら、その時間を進行に入れます。質問を送る場所だけでなく、どう扱われるかも案内します。
会場で指名された社員の名前や質問の要点を、司会が短く紹介すると、中継先でも状況を追いやすくなります。ただし、毎回すべてを言い直すと間延びします。聞こえなかった部分を補うのか、話題を整理するのか、司会の役割をはっきりさせましょう。
接続確認では、本番と同じ話し方を試す
事前の確認で短く挨拶しただけでは、実際の質疑応答まで確かめたことにはなりません。本番で使う部屋、端末、発言位置で、会場から問いを送り、拠点から返答してもらいます。双方が相手の話を最後まで聞いてから話し始められるかも見ます。
確認する人は、送信する側だけでなく、受け取る側にも必要です。会場の担当者が自分の声を聞けていても、拠点で聞き取りやすいとは限りません。中継先の社員に、言葉が明瞭か、音量を無理に上げていないかを答えてもらいます。
動画を上映するなら、人の声とは別に確認します。発表者のマイクが聞こえていても、映像の音が同じように届くとは限らないためです。上映、登壇者の説明、オンラインからの発言という切替を続けて試すと、本番の流れに近い確認ができます。
聞こえないときの連絡先を分ける
音声の不具合が起きたとき、登壇者へ直接声をかけるしか方法がないと、進行が止まります。オンラインの参加者が連絡できる窓口を用意し、誰が確認するかを決めます。司会が進行を続けながら、別の担当者が状況を調べられる形が望ましいでしょう。
参加者には、「全く音が出ない」「声が途切れる」「特定の人だけ聞こえない」など、状態を短く伝えてもらいます。原因を判断してもらう必要はありません。どの拠点で何が起きているか分かれば、担当者が確認する範囲を絞れます。
予備の発言方法も考えます。音声での質問が難しいときは、チャットの内容を司会が代読する方法があります。ただし、すべての企画を同じ形で代替できるわけではありません。発言ができなかった社員へ、後で回答する担当と方法も決めておきます。
司会には、待つ時間の意味を伝える
オンラインの社員を指名した直後に返事がないと、会場側はもう一度呼びかけたくなります。ところが、相手も話し始めようとしていて、声が重なることがあります。接続状況に応じて、少し待ってから確認する進め方を司会と試しておきます。
発言者が画面に映っていない場合も、音が出ていれば会話はできるかもしれません。映像を待つ必要がある場面か、音声だけで進められる場面かを事前に分けると、その場で迷いにくくなります。大切な発表なら待ち、短い質問なら代読に切り替えるなど、企画ごとに考えます。
会場の社員にも、オンラインの発言中は話を聞く時間だと伝わる進行が必要です。司会が拠点名と発言者を紹介し、登壇者が画面へ意識を向けるだけでも、会話の相手が明確になります。中継を付け足したように見せないための準備です。
拠点報告の流れを一度通してみる
具体例として、二つの拠点が順番に活動を報告する場面を考えます。司会が拠点名を呼び、代表者が返事をし、資料を見せながら報告し、最後に会場の登壇者が質問する流れです。この一連の動きを通して確認すると、誰がいつ発言を始めるかがそろいます。
代表者には、話し終わったことが分かる短い結びを用意してもらいます。資料の最終画面を出しただけでは、会場側が質問してよいか判断しにくいことがあるためです。司会が次の人へ渡すまでの間も含めて練習すると、発言が重なりにくくなります。
次の拠点は、自分の出番まで何をして待つかも確認します。音声の操作を担当する人と発表者が別なら、合図が必要です。前の報告が長引いた場合に急いで操作しないよう、司会からの呼びかけを待つなど、開始の基準を一つにします。
主催者が確認すること、専門担当へ任せること
主催者が決めるのは、誰の声を誰へ届けたいか、会話が止まったらどう進めるかという部分です。具体的な接続や音量の調整は、使う設備を把握した担当者へ相談します。主催者が機材の設定まで一人で抱えるより、目的を正確に伝える方が準備は進みます。
一方で、「全部お任せです」では、自由質問を予定していることが伝わらない場合もあります。台本の中で遠隔の発言がある箇所を示し、追加や削除があれば連絡します。会話の内容が変わっていなくても、発言する部屋が変わるなら、確認をやり直す必要がないか相談してください。
リハーサル後に残った課題は、聞こえ方と進行の問題を分けると扱いやすくなります。音は明瞭でも指名が分かりにくいなら司会の案内を直し、指名は分かっていても声が届かないなら接続や機材を確認します。すべてを機材の問題にせず、どこで会話が止まったかを振り返ります。
終了後は、会場側の感想だけで判断せず、中継先の参加者にも発言のしやすさを聞きます。聞こえたかという質問に加え、質問の入口が分かったか、返答を待てたかも尋ねると、次回の進行を直す材料になります。人数が少ない拠点の声も拾えるよう、代表者に短く確認するとよいでしょう。
当日に参加方法を変えた社員がいた場合は、その条件も残します。前提が違うまま比較せず、次回に必要な準備を考えるための記録として扱います。
会場選びの段階で、会話の予定を伝える
会場へ問い合わせるときは、オンライン配信をするという説明に加え、遠隔地から発言を受ける予定があることも伝えます。既存設備で対応する部分と、追加の手配が必要な部分を、会場と制作側で確認できるようにします。
人数が未確定でも、中継する拠点数や参加方法の候補は共有できます。後から会話型の企画を増やす場合は、音声の構成も見直す必要があります。進行の変更を台本だけに反映せず、音響と配信の担当者にも届けるようにしてください。
福岡から九州の拠点をつなぐ社内イベントでは、「映るか」だけでなく「互いの話を聞いて返せるか」を確かめることが大切です。GROWSへご相談いただく際は、どの拠点から誰が発言する予定かもお聞かせください。参加の方法に合った進行と準備を一緒に考えます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
GROWS代表メッセージ ↗
