全社会議で部署や拠点を混ぜて話してもらえば、新しい意見が出るはず。そう考えて分科会を用意したものの、実際には自己紹介だけで時間が過ぎたり、一人の説明を全員で聞いたりすることがあります。人を小さな部屋に分けるだけでは、話合いの目的まで共有されるわけではありません。
GROWSの島田です。九州各地から集まる社員には、それぞれの職場で見えている景色があります。その違いを持ち寄れるのが分科会のよさです。今回は、全社会議の中で何を話し、どこまで決め、どう全体へ戻すかを順に考えます。部屋割りや進行役の準備も、話合いの中身と合わせて整理していきましょう。
分科会の最後に残したいものを決める
最初に決めたいのはテーマよりも、話し終えたときに何が残っていればよいかです。現場の困りごとを集める会と、次の行動を決める会では、必要な準備が違います。意見を集める段階なのに結論まで求めると、詳しい事情を知らない人同士で無理に答えを出すことになります。
例えば、拠点間の引継ぎを改善したい場合を考えてみます。「連携について自由に話す」だけでは、連絡手段の話、仕事量の話、相手への要望が混ざります。まず「受け取る情報が足りずに確認が必要になった場面を挙げる」と問いを絞り、その後で共通点を探す方が、経験を話しやすくなります。
この分科会なら、最後に残すのは改善策の完成版ではなく、確認が繰り返される場面と、その理由です。次の検討につなぐ材料がそろえば目的は達成できます。反対に、すでに課題が整理されているなら、一つの方法を試す範囲と担当を決めるところまで進めてもよいでしょう。
拠点名だけで席を混ぜない
福岡、佐賀、長崎、熊本、大分、宮崎、鹿児島という地域の違いだけでは、話合いの組合せは決まりません。同じ営業所でも職種や担当する顧客が異なれば、経験も変わります。まずテーマに関係する仕事の接点を見て、そのうえで拠点を混ぜると、互いの話を理解しやすくなります。
例えば受注から納品までの連携がテーマなら、同じ職種だけを集めるより、依頼する側と受け取る側が一緒に話せる構成が考えられます。ただし、一人だけ業務の前提が分からない状態は避けたいところです。専門用語が多いテーマでは、短い業務説明を最初に入れるなど、参加の入口を用意します。
人数が増えるほど発言の順番は回りにくくなります。小さな卓に分けても、発言が長ければ同じことが起きます。会場の定員だけで人数を決めず、一人が経験を話す時間を確保できるかを考えてください。上司と部下の関係で話しにくくなる内容なら、同じ組に入れる意味も見直します。
最初に一人で考える時間を置く
いきなり「では話し合ってください」と始めると、最初に出た意見に全員が引っ張られやすくなります。そこで、問いを見て一人で考え、短くメモする時間を置きます。話す速さに関係なく、自分の経験を持って会話に入れるようにするためです。
メモには、意見だけでなく場面を書いてもらいます。「情報共有が足りない」よりも、「変更があったことを作業開始後に知り、確認の電話をした」と書く方が、周りも状況を想像できます。誰かの失敗を追及するためではなく、仕事の流れを見直す材料として扱うことも最初に伝えておきます。
共有するときは、まず一人ずつ話す順番をつくります。全員の経験を聞く前から解決策を議論すると、最初の発言だけで時間を使い切りがちです。進行役は結論を急がず、「ほかの拠点ではどうですか」と視点を広げます。全員に同じ意見を求める必要はありません。
進行役には、問いと時間の扱いを渡す
進行役を頼むときに「盛り上げてください」だけでは、何をすればよいか分かりません。問いのねらい、各段階の時間、最後に提出する内容を共有します。詳しい説明をする人ではなく、参加者の話をつなぎ、話題が広がりすぎたときに戻す人として役割を伝えるとよいでしょう。
意見が止まったときに使える補助の問いも用意します。「その場面では、どの情報があると助かりましたか」「相手の拠点では、なぜその対応が必要だったのでしょうか」といった問いです。相手への評価を求めるより、具体的な仕事の状況を聞く方が会話は進みます。
一方で、進行役が自分の答えを示しすぎると、参加者は同意するだけになります。難しい問題が出たら、その場で解決できないことを認め、誰に確認する必要があるかを残します。持ち帰りになった理由が分かれば、話合いが無駄になったとは限りません。
部屋の移動も会議の時間に含める
全体会場から分科会室へ移る場合は、話合いの時間とは別に移動時間が必要です。初めて使う会場では、部屋番号だけを伝えても迷うことがあります。全体会議の終了前に、各組の行き先と移動の順番を示し、受付で渡す案内とも表記を合わせます。
遠方から参加している社員の荷物をどう扱うかも考えておきます。全体会場へ戻る前提なら置いてよい場所を決め、戻らないなら持って移動する案内が必要です。席を離れてから判断することが多いほど、開始は遅れます。会議内容とは別の迷いを減らすことが、話す時間を守る準備になります。
分科会室では、顔を見て話せる机の配置を優先します。スクリーンを正面にして座る形のままだと、進行役への報告会になりやすいためです。声が届くか、メモを広げられるか、隣の卓の会話が気にならないかを、会場の担当者と確認しましょう。
全体共有では全部を読み上げない
各組が話した内容を順番に全て報告すると、最後は聞くだけの時間が長くなります。全体へ戻すものを最初から絞っておきます。例えば、共通していた困りごと、拠点によって違った条件、次に確認したいことの三つなら、報告する側も聞く側も整理しやすくなります。
ここで大切なのは、違いを無理に一つへまとめないことです。ある拠点では有効な方法でも、別の拠点では勤務体制や担当範囲が違って使えないことがあります。どちらが正しいかを決めるより、使える条件を添えて共有すると、ほかの社員も自分の職場に置き換えて考えられます。
全体発表では代表的な気づきだけを話し、詳しい記録は後で読めるようにします。記録には発言者の名前を必要以上に残さず、議論した内容が分かる形に整えます。個別の顧客名や社内事情を扱う場合は、共有範囲も会社側で確認しておくと安心です。
四十分の分科会を組むなら
時間の組み方も、具体例で考えてみましょう。ここでは、引継ぎで困った場面を共有する四十分の分科会を想定します。最初の五分で目的と問いを確認し、次の五分で一人ずつ経験をメモします。その後の十五分で順番に話し、十分で共通点と違いを整理し、最後の五分で全体への報告を決める流れです。
これは標準時間という意味ではありません。人数やテーマによって変えるための例です。経験を話す人が多ければ、共有の時間を長くするか、人数を減らします。時間が足りないときに最後の整理を全部削ってしまうと、何を話したかが曖昧になります。問いの数を減らして、一つの話題を最後まで扱う方がよい場合もあります。
開始が遅れたときの対応も進行役と相談しておきます。終わりの時刻を延ばせるのか、報告の方法を変えるのかが分からないままでは、部屋ごとに判断が分かれます。次の全体会議が決まっているなら、終了時刻はそろえ、記録の提出を後に回すなど、残す工程を先に決めておきます。
発言しやすさは、問いの書き方でも変わる
「あなたの拠点の問題点を教えてください」と聞かれると、拠点を代表して説明しなければならないように感じる人もいます。「ご自身が関わった仕事で、確認に時間がかかった場面はありますか」と聞けば、個人の経験として話せます。地域を代表する意見と、一人の経験は分けて扱いましょう。
また、その場で思い出せない人に無理に答えを求める必要はありません。ほかの人の話を聞いてから加えてもよいと伝えておきます。全員が一度に同じ量を話すことより、話したいときに入れる余地があることが大切です。記録係と発表者を同じ人に固定せず、役割を分けることも参加の方法を増やします。
分科会が終わった後の記録を読むときは、発言の多さだけで組の成果を比べないようにします。短い報告の中にも、これまで見えていなかった条件が含まれることがあります。主催側は、何件の意見が出たかに加え、次の検討に使える具体的な場面が残ったかを見てください。
初めて進行役を務める社員には、事前に問いを一度声に出して説明してもらうと、分かりにくい表現を発見できます。資料を読むだけでは気づかなかった長さや言葉の難しさも、実際に話すと分かります。当日と同じ順序で短く試すことが、進行役本人の不安を減らす準備にもなります。
問いの答えを事前に作ってもらう必要はありません。話合いの目的だけ知らせておけば、社員も仕事を思い浮かべながら参加できます。準備の負担は増やしすぎないようにします。
話した後の返事まで設計する
分科会で意見を出しても、その後どう扱われたか分からなければ、次に発言する気持ちは弱くなります。会議の終わりに、誰が内容を確認し、いつ参加者へ返すかを伝えます。全ての提案を採用する必要はありませんが、検討したことが伝わる返事は必要です。
例えば、すぐに試すこと、関係部署へ確認すること、今回は見送ることを分けて返します。見送る場合も、費用なのか、別の仕組みと関係するのか、理由を短く添えます。参加者の意見が会社の判断にどうつながったかが見えると、分科会はその日だけの企画で終わりません。
九州の全社会議で分科会を開くなら、拠点を混ぜる前に、何を話し、何を持ち帰るかを決めてみてください。GROWSへご相談いただく際も、部屋数や人数に加えて、社員同士で話してほしいテーマを伺えれば、進行と会場配置を合わせて考えられます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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