社内パーティーを開いても、店や現場を動かしている社員は参加できない。毎回同じ部署だけが集まり、担当者も気になっている。勤務シフトが異なる会社では、全員へ案内を送ることと、全員に参加の機会を用意することは同じではありません。
GROWSの島田です。九州に複数の拠点がある企業なら、勤務の違いに移動の条件も重なります。この記事では、開催時間を一つに決める前に確認したいことと、複数回開催や途中参加を組み合わせる方法を解説します。社員の事情を無理にそろえるより、どんな形なら同じ目的を届けられるかを考えてみましょう。
出欠の前に、参加できる時間を把握する
日程を決めてから出欠を取ると、参加できない理由が勤務なのか、移動なのか、別の予定なのか分かりにくくなります。最初に各部署の責任者へ、業務を維持するために必要な体制と、参加を検討できる時間帯を聞きます。移動に必要な時間も部署へ確かめます。参加者本人へ、職場の調整まで任せないことが大切です。
例えば、午後の一部なら交替で参加できる部署と、夕方以降なら集まりやすい部署があるかもしれません。その違いが分かれば、同じ日に二つの時間枠を設ける、別日に分けるといった案を比較できます。最初から夜の懇親会に固定せず、可能な条件を集めて考えます。
確認するのは個人の詳しい事情ではなく、企画を決めるために必要な条件です。来場できる時間の幅、途中参加や退出の可能性、拠点からの移動などを整理します。回答を使ってどのような開催案を検討するかを説明すると、各部署も協力しやすくなります。
一度に集まることが、本当に必要かを考える
全社員が同じ場所にいること自体に意味があるイベントもあります。ただ、感謝を伝える、他部署の人と話すという目的なら、必ず一度に集まらなければ成立しないとは限りません。何を全員で共有し、どこを別の形にできるかを分けて考えます。
例えば、経営陣からの感謝の言葉は複数の時間枠で直接伝え、その後の交流は参加できる社員同士で行う方法があります。一方、一回目だけに経営陣が参加し、二回目は映像だけでは、意図せず扱いの差に見えることもあります。人数だけでなく、届ける内容を比べます。
僕は、全員を同じ形式に合わせることより、会社が大切にしている人たちへ機会が届くことを考えたいと思っています。開催回数を増やすなら何が必要か、別の方法でも同じ思いを伝えられるか。目的を確認してから、形式を選びます。
二つの時間枠で開くなら、中身の違いを見直す
昼と夕方など二回に分ける場合は、料理、挨拶、企画、参加できる時間の長さを並べて確認します。全てを同一にする必要はありませんが、片方だけ内容が薄くなっていないかを見ます。後の回へ残り物を回すような運営は避け、それぞれの回として準備します。
企画も、前の回の結果を知らなくても楽しめる内容にします。クイズの答えが先に広まる可能性があるなら、出題を変える、正解の速さを競わない形式にするなど工夫できます。二回目の参加者にも、最初から参加した感覚が持てる進行を考えます。
同じ会場を使う場合は、入替えの時間を確保します。片付け、料理の準備、備品の補充、スタッフの確認が必要です。前の回が終わった直後に次の受付を始めると、参加者と作業が重なります。二回開催は、同じ進行を続けて再生するだけでは成立しません。
途中参加が多いなら、短い単位で楽しめる企画にする
開始から終了まで一つのゲームを続けると、途中で来た社員が入りにくくなります。短い企画をいくつか区切って行う、いつでも参加できる展示や会話の仕掛けを用意するなど、途中からでも内容が分かる構成を考えます。
例えば、各拠点の写真を見ながら話せるコーナーなら、開始時刻にいなかった社員も立ち寄れます。司会の説明が長く必要な企画を続けるより、その場で見て分かる案内を置く方が、途中参加には向いています。参加するために周囲へ何度も説明を頼まなくてよい状態を目指します。
ただし、出入りを自由にするだけでは、来た人が一人で立ったままになることがあります。受付から席や企画へ案内する担当を置き、今どこへ入れるかを伝えます。途中参加者を迎える役割を、既に歓談している社員の気付きだけに任せないようにします。
料理も、来る時間に合わせて用意する
遅れて参加した社員に料理が残っていないと、参加しづらさが記憶に残ります。到着が分かれることを会場や料理の担当へ伝え、提供する時間と人数の見込みを相談します。全員分を開会時に並べればよい、という前提を見直します。
勤務へ戻る社員がいる場合は、短い時間でも食べやすいか、料理を取りに行く列で時間を使いすぎないかも見ます。食事と長い挨拶が重ならないようにするなど、実際に過ごせる時間を守る工夫が必要です。食事の形式は、見栄えだけでなく参加の仕方から選びます。
飲み物も、参加する社員の予定に合う選択肢を用意します。全員が同じ飲み物で乾杯することにこだわらず、仕事や移動の予定がある人も自然に選べるようにします。本人がその場で事情を説明しなくてもよい案内にすることで、参加の心理的な負担を減らせます。
拠点ごとに開く場合は、共通する部分を決める
福岡の本社へ集まることが難しい拠点では、拠点内で開催する案もあります。この場合は、会社全体として伝えたいメッセージと、各地で自由に決める内容を分けます。形式だけを統一しても、勤務や人数に合わなければ準備が難しくなります。
例えば、感謝のメッセージと社員の仕事を紹介する時間は共通にし、食事や交流企画は拠点に合わせる方法があります。各拠点へは目的、必要な準備、相談できる範囲を伝えます。「自由にやってください」とだけ任せるより、判断に使える情報がある方が準備しやすくなります。
実施後に写真や感想を共有すれば、他拠点の様子を知る機会にもなります。ただ、豪華さや人数を競う報告にする必要はありません。どんな仕事を紹介したか、どんな会話があったかを伝えると、それぞれの開催が会社全体の交流へつながります。
交替するスタッフにも、同じ情報を渡す
参加者が交替するイベントでは、運営スタッフも入れ替わることがあります。前の担当者だけが参加者の変更を知っていると、次の受付で話が通じなくなります。出欠の変更、料理の人数、特別な案内が必要な事項を、引継ぎ時に確認できるようにします。
参加者が到着したときの案内や、途中退出するときの扱いもそろえます。同じ質問へスタッフごとに違う返答をすると、社員は戸惑います。長い運営資料を作るだけでなく、実際によく聞かれそうな質問を短くまとめ、担当者へ共有します。
また、運営する社員自身が参加する時間を確保できるかも考えます。受付を担当した人が、食事も交流もできずに終わるなら、交替の組み方を見直します。参加機会を広げる企画だからこそ、準備を支える社員の過ごし方も含めて計画します。
案内では、選べる参加方法を先に示す
案内の冒頭には、どの時間枠に参加できるか、途中から来られるか、事前の申込みが必要かを示します。イベントの魅力を長く説明する前に、自分が参加できる方法を判断できるようにします。勤務の調整が必要なら、社内で確認する窓口も分かるようにします。
出欠を集める際は、参加できない社員を消極的だと受け取るような表現を避けます。目的は、来られない人を見つけて参加を促すことだけではなく、どの条件が合っていないかを知ることです。答えやすい申込みにすることで、次の計画にも使える情報が集まります。
直前に参加枠を変えたい人が出た場合は、受付と料理の準備へ変更を伝える方法を決めます。人数だけでなく、どの回へ移るかを確認します。部署ごとの連絡がばらばらに届かないよう、変更の窓口を一本にしておくと、現場も対応しやすくなります。
一人の社員の予定に当てはめて確かめる
開催案ができたら、勤務を終えて途中から来る社員の一日を想定してみます。職場を出て会場へ着き、受付をして、料理を取り、誰かと話して帰る。その流れを実際の時刻へ置いてみると、滞在できる時間より企画の説明が長い、といった無理に気付けます。
次に、休憩時間だけ立ち寄る社員の場合も考えます。会場までの往復を含めると、参加できる時間はさらに短くなります。入口近くで仕事の仲間と話せる場所を用意するなど、短時間でも来た意味を感じられる工夫を検討します。全員に全ての企画を体験してもらう必要はありません。
各回に参加する人数の見込みが大きく違う場合は、会場の広さやテーブル数も調整します。少人数の回だけ広い部屋に散らばってしまうと、話しかけにくくなります。参加者の顔が見える配置に変えるなど、同じ会場でも過ごし方に合わせて整えます。
こうした確認は、シフトを調整する現場の担当者と行うと具体的になります。企画側だけで想像せず、移動や交替に必要な時間を聞き、無理のない参加枠へ直していきます。
振り返りでは、参加できた人の範囲を見る
終了後は、参加人数の合計だけで評価しないようにします。以前来られなかった勤務帯や拠点の社員が参加できたかを見ます。参加者が増えていても、毎回同じ部署が来られないなら、その理由を次の計画へ反映する必要があります。
参加した社員には、内容の楽しさに加え、時間の長さ、到着後の入りやすさ、食事や交流の時間を取れたかを聞きます。複数回開催なら、回ごとに困ったことがなかったかも確かめます。違いが分かれば、次回は案内や入替えの時間を具体的に直せます。
GROWSでは、九州の社内パーティーや懇親会について、参加条件の整理から企画・運営までご相談いただけます。勤務シフトや拠点の移動条件をお聞かせください。一度に集める方法だけに限らず、社員へ感謝と交流の機会を届ける開催を一緒に考えます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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