会社の忘年会で一年を振り返りたいけれど、拠点ごとの報告が長くなると歓談の時間がなくなってしまう。反対に、食事だけでは、ほかの拠点が何をしていたか分からないまま終わる。忘年会の企画では、報告と交流の間をどうつなぐかが悩みどころです。
GROWSの島田です。九州各地の社員が集まる忘年会なら、成果の大きさを比べるより、その裏にあった仕事や助け合いを知る時間にできます。今回は、一年の振り返りを短く分かりやすくまとめ、感謝と歓談につなげる方法を解説します。
忘年会で伝えることを、業績報告と分ける
数字や事業の結果を詳しく説明する場が別にあるなら、忘年会で同じ資料をすべて読み上げる必要はありません。社員が聞いていて相手の顔を思い浮かべられる出来事を選ぶと、食事の場にもなじみます。
例えば、新しい仕事を始めたときに別拠点の社員へ相談したことや、忙しい時期に支援してもらったことです。大きな成果だけでなく、その過程で誰が何をしたかが分かる話は、ほかの社員も自分の仕事に置き換えて聞けます。
ただし、都合のよい話だけに整える必要はありません。難しかったことを紹介するなら、誰かを責めるのではなく、何を学んだか、誰の協力が役立ったかへつなげます。忘年会の場で未解決の問題を詳しく議論することとは分けて考えましょう。
各拠点へ、一つの出来事を頼む
素材を集めるときに「一年の活動をまとめてください」と頼むと、長い報告になりがちです。紹介したい出来事を一つ選び、その場面と、関わった仕事、伝えたい感謝を短く送ってもらう方法があります。
例えば、「今年、ほかの拠点に助けてもらった場面」という問いなら、拠点間のつながりが見えます。すべての拠点へ同じ質問を送る場合も、答えの大きさをそろえる必要はありません。小さな工夫や日常の支援も紹介できることを伝えます。
写真があると状況を想像しやすくなりますが、無理に写真を用意してもらう必要はありません。文章だけで伝わる話なら、司会が紹介する方法もあります。素材の量で拠点の見せ場が決まらないようにします。
短くするなら、情報を減らす順番を考える
報告を短くするとき、話す速度を上げるだけでは聞き取りにくくなります。まず背景の説明を絞り、何が起き、誰がどう関わり、何を伝えたいかを残します。詳しい業務の前提が必要なら、社員が理解できる言葉へ置き換えます。
例えば、部署内の略称が続くと、別の拠点の社員は内容を追えません。正式名称を並べるだけでなく、「問い合わせを受ける担当」「出荷の準備をする担当」のように役割が分かる表現にします。短さと分かりやすさを両方考えます。
紹介する件数が多い場合は、一つずつ発表者を交代するより、司会がまとめて紹介する方法もあります。本人の声を聞きたい話だけ短く登壇してもらえば、移動の時間も減らせます。全拠点が同じ形式であることにこだわりすぎないようにします。
感謝は、名前だけでなく行動を伝える
「皆さんのおかげです」という言葉は大切ですが、何に感謝しているかが分かると、より具体的に伝わります。例えば、急な確認へ答えてくれたこと、初めての業務を一緒に整理してくれたことなど、行動を短く添えます。
一人の名前を出す場合も、関わった人がほかにいないかを確認します。代表者だけが目立つと、裏で支えた仕事が見えなくなることがあります。チームや担当する仕事として紹介する方が適している場合もあります。
本人へ事前に知らせず、突然ステージで詳しい話を紹介することは避けたいところです。公開してよい内容か、名前の読み方が正しいかを確かめます。サプライズにしたい場合でも、本人が困る内容になっていないかは別に確認します。
食事を止める時間を短く区切る
振り返りの発表を始めると、参加者は料理を取るのをためらうことがあります。しっかり聞いてほしい時間と、食事をしながら見られる時間を分けます。司会が「この後は歓談です」と案内できるよう、区切りを作ります。
例えば、乾杯後に食事の時間を置き、その後に短い振り返りを入れる方法があります。料理の提供中に長い発表が重ならないよう、会場と進行を相談します。発表者の都合だけで順番を決めないことが大切です。
九州の遠方拠点から参加する社員に早退の予定があるなら、主要な振り返りを終盤へ集めすぎないようにします。帰る人が毎回大事な場面を見られない状態を避け、参加できる時間を踏まえて配置します。
振り返りの後に、話せる時間を残す
出来事を紹介した後、すぐ次のゲームへ移ると、その話を相手に聞く時間がありません。短い歓談を挟むと、「さっきの話、もう少し聞かせてください」と会話を始められます。発表が交流の材料になるようにします。
席を拠点ごとに固めない場合は、名札で所属や仕事が分かると、話の相手を見つけやすくなります。ただし、全員に感想を言わせる必要はありません。聞いたことを自由に話せる余地を残す方が、忘年会らしい雰囲気になります。
同じ卓で一年を振り返るなら、「今年、助かった小さなこと」を一言ずつ話す程度でも構いません。大きな目標の宣言まで求めると、仕事の会議に近くなります。その日の目的が感謝なのか、来年の方針共有なのかを見失わないようにします。
紹介できなかった話も、扱いを決める
各拠点から多くの話が集まっても、当日にすべて紹介できるとは限りません。採用されなかった話が無視されたように見えないよう、使い方を事前に伝えます。短くまとめて社内へ共有するなど、別の方法を考えることもできます。
ただし、当日の紹介を前提に集めた素材を、確認せず外部へ公開しないようにします。写真や名前、社内の出来事の扱いは、会社の担当者と確認します。社内の記録として残す場合も、共有する範囲を明確にします。
編集するときは、話の意味が変わっていないかを確認します。感謝の相手や、実施した内容を短くする過程で取り違えないようにします。見栄えを整えることより、関わった社員が読んでも違和感のない内容にすることが大切です。
10分の振り返りを組む具体例
ここでは、10分程度の振り返りを例に考えます。最初に司会が紹介するテーマを伝え、いくつかの出来事を写真と短い言葉で見せます。その中から一つだけ本人に補足してもらい、最後に全体への感謝を伝える流れです。拠点数が多い場合は、すべてを同じ長さで紹介する方法にこだわりません。
この例で大切なのは、出来事の数を増やすより、聞き手が状況を理解できることです。写真が切り替わる速さを上げても、内容は伝わりません。初めて見る社員が何の場面か分かるよう、場所や仕事を短く説明する時間を残します。
本人の補足は、原稿を長く読む形より、司会が一つ質問する方法もあります。「そのとき、どんな助けがありがたかったですか」と聞けば、感謝の場面が具体的になります。質問は事前に伝え、突然うまい言葉を求めないようにします。
拠点の規模で、見え方が偏らないようにする
人数の多い拠点は出来事や写真も集まりやすく、小さな拠点は素材が少ない場合があります。届いた量だけで構成すると、会社の一部しか映らないことがあります。紹介する仕事の種類を見て、足りない視点がないかを確認します。
例えば、売上につながる仕事の話が多ければ、その仕事を支えた準備や管理の場面も尋ねてみます。無理に全員を映すという意味ではありません。会社がどんな仕事で成り立っているかが伝わるよう、選び方を整えるということです。
「今年は特別な出来事がありません」と返事が来たら、日常で変えたことや、他拠点へ手を貸したことを聞いてみます。派手な成果だけが紹介する価値のある話ではありません。普段どおり仕事を続けるための工夫も、一年を振り返る材料になります。
幹事が抱え込まない素材の集め方
各拠点に素材を集める担当者を置く場合は、依頼の内容を簡潔にします。長い活動報告書ではなく、一つの出来事と、その場面が分かる短い説明を求めます。写真の枚数や提出先も決め、何を送ればよいかを分かりやすくします。
締切は上映資料の完成日と同じにせず、内容を確認する時間を残します。名前の読み方や写真の説明を確認するには、拠点へ聞き直す時間が必要です。早く届いた素材から確認し、最後にすべてまとめて見る状態を避けます。
修正を頼むときは、何が不足しているかを具体的に伝えます。「もっと詳しく」ではなく、「どの仕事を助けてもらったかを一文だけ教えてください」と聞く方が、答える側の負担も小さくなります。素材集めそのものが年末の大きな追加業務にならないようにします。
完成した紹介文は、事実を確認できる人に見てもらいます。感動的な表現に変えるためではなく、出来事や感謝の相手が正しく伝わっているかを確認するためです。確認の目的が分かると、修正の範囲もそろえやすくなります。
司会には資料を読む前に、何への感謝を伝える場面なのかを共有します。話の中心が分かると、参加者への案内も自然になります。
来年への言葉は、短く余韻を残す
最後の挨拶で来年の方針を詳しく説明すると、忘年会の締めが長くなります。伝えることを絞り、一年への感謝と、次につながる短い言葉を残します。詳しい説明が必要なら、別の社内会議へつなげる方が理解しやすいでしょう。
閉会後の移動も考え、終了予定を守れる構成にします。拍手や写真撮影にかかる時間を見込まずに発表を詰めると、最後が慌ただしくなります。九州各地へ帰る社員が落ち着いて出発できることも、気持ちよく一年を締める条件です。
九州の会社忘年会で一年を振り返るなら、報告の量より、仕事の具体的な場面を選んでみてください。GROWSでは、拠点ごとの素材集めから、振り返りと歓談をつなぐ進行までご相談いただけます。社員の仕事へ感謝が届く時間を一緒に考えます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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